Experten warnen vor hohen Kosten:Massiver Anstieg der Datenspeicherung während der Pandemie

Die Pandemie und die daraus entstandene Zunahme von Remote Work haben zu einem explosionsartigen Anstieg von Microsoft Share-Point- und Teams-Daten geführt. Aufgrund fehlender integrierter Optionen zur Datenarchivierung stoßen die Unternehmen an die Grenzen der Speicherkapazität. Es besteht Handlungsbedarf, sonst kann das Zwanzigfache an Kosten entstehen.

Der Einsatz von Cloud-Collaboration-Diensten wie Microsoft SharePoint hat sich zu Beginn der Pandemie rapide beschleunigt. Allerdings gibt es nur bei wenigen Anbietern solcher Tools auch Optionen für die Archivierung von Daten. Dadurch besteht in vielen Unternehmen die Gefahr, dass ihre Datenmengen und die damit verbundenen Kosten für die Speicherung außer Kontrolle geraten.

Denn wer seine nicht benötigten Daten nicht archiviert, muss für deren Speicherung zahlen. Und da die Unternehmen derzeit mit steigenden Energiekosten, Lieferkettenproblemen und dem Arbeitskräftemangel zu kämpfen haben, wiegen diese zusätzlichen Kosten umso schwerer. Das Problem ließe sich zwar mit Lösungen von Drittanbietern zur automatischen Archivierung von alten Daten aus Cloud-Diensten beheben. Dies ist vielen Firmen aber nicht bewusst.

Collaboration-Tools als Datentreiber

„Zu Beginn der Pandemie setzten viele Unternehmen auf Cloud-Collaboration-Tools, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, remote zu arbeiten. Infolgedessen ist die Zahl der SharePoint-Konten bis Ende 2020 auf über 200 Millionen angestiegen“, so skizziert Ralf Baumann, Country Manager Germany bei Veritas Technologies, die Ausgangssituation. Die Firmen hätten einen Großteil der Daten, die in der Pandemie angefallen sind, inzwischen längst archiviert, wenn diese auf den eigenen Servern liegen würden.

„Da aber viele Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud einschließlich SharePoint keine native Archivierungsfunktion haben, sammeln sich die Daten auf teuren sogenannten Hot Data Storages.“, so Baumann weiter. „Das bedeutet, dass Unternehmen dafür bezahlen, jeden Team-Chat von jedem Mitarbeiter jahrelang auf der teuersten Speicherebene zu sichern.“

Hot Storage bezieht sich auf Speichermedien, die einen schnellen und einfachen Zugriff auf Daten bieten und in der Regel auf Premium-Hardware mit hoch-optimierter Konnektivität basieren. Bei Cold Storage dagegen kommen kostengünstigere Medien wie Bänder zum Einsatz, um Daten für Compliance-Zwecke zu speichern. In der Regel werden diese offline aufbewahrt und sind nur wenigen Mitarbeitern zugänglich.

„Collaboration-Lösungen wie SharePoint und Teams haben den Unternehmen geholfen, die Pandemie zu überstehen, und die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten“, bewertet Baumann. „Niemand sollte aus Kostengründen darauf verzichten, sie weiter zu nutzen. Sinnvoller ist es, sie erschwinglich und praktisch einzusetzen – mithilfe der Archivierung durch Drittanbieter. Auf diese Weise lassen sich ungenutzte Daten in einen Cold Storage verschieben, während sie gleichzeitig durchsuchbar und zugänglich bleiben.

Tools bieten Lösungsansätze

Mit Cloud-Datenmanagement-Tools wie NetBackup SaaS Protection lassen sich archivierungsfähige Daten problemlos auf kostengünstigere Speicherebenen verschieben – auch innerhalb der Cloud-Plattform, die das Unternehmen bereits für seine aktuellen Daten nutzt. Alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensouveränität werden dabei eingehalten.

„Der Speicherplatz ist schätzungsweise bis zu 22-mal billiger, wenn ein Unternehmen nicht mehr für zusätzliche Kapazität in SharePoint bezahlt, sondern seine Daten auf kostengünstigeren Speicherebenen archiviert“, so Baumann. „Diese Berechnung basiert auf dem gängigen monatlichen Preis von 153 Dollar pro TByte für SharePoint-Overages im Vergleich zu den angegebenen Kosten von 676 Dollar für 100TByte gebuchte Azure Storage Kapazitäten über drei Jahre in einem Cold Tier.“ (rhh)

Veritas Technologies