Vorteile eines effektiven LizenzmanagementsSo lassen sich unnötige Ausgaben für Softwarelizenzen vermeiden

Eine gezielte Steuerung der Lizenznutzung führt dazu, dass Unternehmen ihr IT-Budget sinnvoller nutzen. Spezialisierte Tools verhindern sowohl eine Über-, als auch Unterlizenzierungen – ebenso wie teure Compliance-Verstöße. Eine transparente Übersicht zu allen eingesetzten Softwarelizenzen und ein automatisches Reporting spielen zusammen und reduzieren zudem das Risiko, dass Schatten-IT zu einem unbemerkten Kosten- und Risikofaktor wird. So steigern Unternehmen nicht nur ihre Effizienz, sondern sichern sich auch rechtlich und operativ ab.

In vielen Unternehmen schlummern versteckte Kosten in Form von Überlizenzierung. Sie tritt dann auf, wenn die IT-Abteilung mehr Lizenzen erwirbt als tatsächlich benötigt werden. Je größer und komplexer die IT-Landschaft, desto höher fallen die Kosten bei Überlizenzierung aus. Diese werden oftmals wissentlich in Kauf genommen, um das Risiko einer Unterlizenzierung zu minimieren. Dagegen stellt unzureichend lizenzierte Software einen Compliance-Verstoß dar und kann im Falle eines Lizenz-Audits zu empfindlichen Bußgeldern und Kosten für Nachlizenzierung führen.

Vor diesen Herausforderungen müssen IT-Leiter nicht kapitulieren: Eine wirkungsvolle Strategie bringt Struktur in den unübersichtlichen Lizenz-Dschungel und hilft dabei, sowohl Unter-, als auch Überlizenzierung konsequent zu vermeiden. Dazu gibt es noch einen schönen Nebeneffekt: Ein effektives Lizenzmanagement reduziert nicht nur die IT-Kosten, sondern auch den Arbeitsaufwand für Administratoren.

Kosten für Softwarelizenzen reduzieren

In den meisten Unternehmen ist eine Vielzahl unterschiedlicher Softwarelösungen mit ebenso unterschiedlichen Lizenzmodellen im Einsatz. Die wenigsten Administratoren haben eine klare Antwort auf die Frage, welche Software von wem, wann und zu welchem Zweck genutzt wird.

Das sollte sich schnellstmöglich ändern, denn dieses Wissen bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Kostenoptimierung:

• Audit und Analyse zur Lizenznutzung: Regelmäßige interne Audits bringen ungenutzte oder überflüssige Softwarelizenzen ans Licht. Unternehmen sollten periodisch prüfen, welche Software tatsächlich in welchem Umfang zum Einsatz kommt und ob möglicherweise eine Überlizenzierung vorliegt. Dabei hat die Praxis gezeigt, dass ein Lizenzmanagement-Tool eine detaillierte Übersicht über vorhandene Softwarelizenzen und deren Nutzung bietet. Regelmäßige Analysen helfen dabei, nicht genutzte Lizenzen zu identifizieren und entsprechend zu entfernen oder neu zuzuweisen.
• Optimierung von Lizenzverträgen: Wer einen präzisen Überblick über seine Lizenznutzung hat, kann mit Anbietern verhandeln, um überlizenzierte Produkte zu reduzieren und von alternativen Lizenzmetriken oder flexibleren Optionen bei Vertragsverlängerung zu profitieren. Speziell im Vorfeld von Vertragsverlängerungen empfiehlt sich eine detaillierte Nutzungsauswertung, um eine fundierte Verhandlungsbasis zu schaffen. Volumenrabatte oder Pay-per-Use-Modelle eröffnen oft signifikante Einsparmöglichkeiten.
• Cloud-basierte Lösungen prüfen: In manchen Fällen sollte ein möglicher Umstieg auf SaaS-Modelle geprüft werden, da diese oft nutzungsbasiert abgerechnet werden. Allerdings müssen die Kosten für Abonnements ebenso kontrolliert werden wie die Nutzung von Softwarelizenzen. Regelmäßige Analysen helfen dabei, nicht genutzte Cloud-Services frühzeitig zu identifizieren und bei Bedarf zu kündigen oder zu skalieren. Abonnementmodelle sollten zudem hinsichtlich Flexibilität und Laufzeiten geprüft werden.
• Schatten-IT eindämmen: Mitarbeiter müssen die Richtlinien zur Nutzung und Installation von Software verstehen, da sonst ein latentes Risiko für Compliance-Verstöße z. B. durch Schatten IT besteht. In der Realität hat sich gezeigt, dass regelmäßige Schulungen und klare Richtlinien zur Software-Nutzung helfen, unautorisierte Installationen zu vermeiden und Compliance-Risiken zu minimieren. Ein zentrales Lizenzmanagement kann dabei unterstützen, den Überblick über alle eingesetzten Anwendungen zu behalten und nicht genehmigte Software frühzeitig zu identifizieren.
• Rollenbasierte Lizenzierung einführen: Nicht alle Mitarbeiter benötigen dieselbe Lizenzstufe. Während Power User umfangreiche Softwareversionen brauchen, reicht für Gelegenheitsnutzer oft eine günstigere Basislizenz. Eine Analyse der tatsächlichen Nutzung je nach Nutzergruppe hilft, Lizenztypen bedarfsgerecht anzupassen.
• Lizenzmanagement zentral steuern: Effektives Software Asset Management (SAM) optimiert die Lizenzverwaltung und bietet damit massives Einsparpotenzial im IT-Bereich. Moderne Tools erfassen automatisiert Lizenzbestände, helfen bei der gezielten Zuweisung von Lizenzen und bei der Vermeidung von Unter- und Überlizenzierung. Eine zentrale Plattform für die Verwaltung sämtlicher Softwarelizenzen minimiert den administrativen Aufwand und garantiert eine lückenlose Dokumentation. Durch eine Software für Lizenzmanagement können Unternehmen nachvollziehen, wo Ressourcen für unnötige Softwarelizenzen verschwendet werden und somit zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führt. So lässt sich beispielsweise herausfinden, dass bestimmte Lizenzen überhaupt nicht, unsachgemäß oder von den falschen Personen genutzt werden oder dass nur bestimmte Aspekte einer Lizenz verwendet werden. (rhh)

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