Integriertes Lizenzmanagement entlastet IT-BudgetsNicht mehr zahlen als man tatsächlich nutzt

Strafzahlungen vermeiden ist recht einfach: „Lieber zu viele als zu wenige Lizenzen kaufen“ – nach diesem Prinzip handeln viele IT-Abteilungen. Doch die Überlizenzierung kann für ein Unternehmen sehr kostspielig sein. Einen validen Lösungsansatz verspricht Lizenzmanagement-Software. Sie sollte idealerweise in eine Unified-Endpoint-Management-Lösung integriert sein und sorgt so dafür, dass ein Unternehmen genau die Softwarelizenzen bezahlt, die es tatsächlich benötigt – nicht mehr und nicht weniger.

Lizenzmanagement im IT-Bereich trägt zwar nicht direkt zur Produktion oder Umsatzsteigerung bei, doch es vermeidet Kosten und Aufwand. Es betrifft etliche Abteilungen wie IT, Controlling, Compliance, Risk-Management und Datenschutz. Dennoch senkt es langfristig die Kosten, reduziert Risiken und steigert auf diese Weise in letzter Konsequenz auch den Unternehmenswert.

Ein Anruf von Softwareherstellern wie Microsoft oder Oracle wird oft genauso gefürchtet wie eine Steuerprüfung. Diese Anbieter führen regelmäßig Audits durch. Damit prüfen sie, wie viele Lizenzen ihrer Software tatsächlich genutzt werden.

Solche Audits sind nicht ungewöhnlich, sondern gehören zur Routine und werden im Vorfeld angekündigt. Die Hersteller erzielen dadurch bis zu 30 Prozent ihrer Gewinne. Dabei wird die tatsächliche Softwarenutzung mit den vorhandenen Lizenzen abgeglichen, was häufig zu Nachzahlungen und Strafgebühren führt.

Sobald ein Audit angekündigt wird, schrillen in den meisten Unternehmen die Alarmglocken: Vor allem die Frage „Liegt eine Unterlizenzierung vor?“ rückt dann in den Mittelpunkt. Das bedeutet, dass die Software an mehr Arbeitsplätzen genutzt wird, als Lizenzen vorhanden sind.

Speziell in großen Unternehmen mit vielen Abteilungen kommt dies häufig unabsichtlich vor, da der Überblick fehlt. Die Standardverträge der Softwareanbieter sind oft schwer auf den eigenen Betrieb anzuwenden, und man muss die eigene Software, die Vertragsbedingungen und Lizenzmetriken genau kennen.

Auch eine Überlizenzierung kann ärgerlich sein, denn das Unternehmen zahlt in diesem Fall für Software, die nicht benötigt wird. Dies führt zu einer Verschwendung von IT-Budget, das effizienter eingesetzt werden könnte. Während bei einer Unterlizenzierung Strafzahlungen drohen, bleiben bei einer Überlizenzierung wertvolle Einsparpotenziale ungenutzt.

Rechtsleitfaden zum Lizenzmanagement

Das Aagon-Team hat zu diesem Themenkomplex einen Rechtsleitfaden erstellt, der alle wichtigen Aspekte des Lizenzmanagements behandelt. Der Ratgeber informiert nicht nur über die rechtlichen Rahmenbedingungen des Lizenzmanagements, sondern liefert bei Bedarf auch schnell und übersichtlich die wichtigsten Informationen zu spezielleren Teilbereichen sowie beispielhafte Gerichtsurteile samt Strafbeschlüssen.

Dabei thematisiert der Ratgeber folgende Themen:

• Überlizenzierung,
• Unterlizenzierung,
• Bilanzierung / Asset-Management,
• Die Lizenz in der rechtlichen Einordnung,
• Handel von Software – Erwerb und Verkauf,
• Product-Key versus Lizenz,
• Lizenzmanagement als Datenschutzproblem sowie
• Lizenzmanagement von Open Source Software.

Einer Aufforderung zur Auditierung sollte auf jeden Fall nachgekommen werden, da dies sonst auch rechtliche Konsequenzen haben wird. Grundsätzlich sind Kunden gut beraten, wenn sie einen zertifizierten Partner mit ins Boot holen, der mit ihnen zusammen die Auditierung durchführen kann.

Der Softwarehersteller signalisiert in diesem Fall immer ein gewisses Entgegenkommen, da er sicher sein kann, dass der Prozess zur Erhebung der Lizenzen und deren Nutzung korrekt dargestellt werden kann. Der Partner sollte in der Regel die Daten aufbereiten und konsolidiert dem Hersteller zur Verfügung stellen.

Um dem ganzen Prozess zuvorzukommen, sollten sich Unternehmen schon im Vorfeld mit dem Thema Lizenzen und deren Nutzung befassen. Eine Software wie ACMP, die diesen Prozess automatisiert unterstützt, bietet deutliche Vorteile. Das Hinzuziehen eines Lizenzberaters bzw. die Ausbildung eines (im idealen Fall sogar zwei) Mitarbeiters zum Thema Lizenzmanagement hat weiterhin den Vorteil, dass alle zum Audit benötigten Daten stets aktuell zur Verfügung stehen und diese nur noch übermittelt werden müssen. Dies signalisiert dem Softwarehersteller, dass das Thema Lizenzmanagement im Fokus steht – was immer vorteilhaft bewertet wird.

Aagon