Hard- und Software-Inventarisierung als BasisAutomatisiertes IT-Lizenzmanagement als Kosten-Killer

In komplexeren IT-Umgebungen bildet ein automatisierte Hard- und Software-Inventarisierung die Basis für ein IT-Lizenzmanagement in Echtzeit. Nur mit den passenden Tools sind die IT-Verantwortlichen in der Lage, Über- oder Unterlizenzierungen zu vermeiden und somit ihre IT-Budgets bestmöglich auszunutzen.

Zeitraubend, ungenau und letztendlich sehr fehleranfällig – so lauten die Attribute einer manuellen Hard- und Software-Inventarisierung selbst in Unternehmen mit kleinen IT-Umgebungen. Bei größeren Konstrukten – wenn mehr als 100 Nutzer und Endgeräten im Verbund aktiv sind – erweist sich ein derartiger Ansatz – ganz ohne passende Tools – als nicht mehr praktikabel.

Daher muss die Inventarisierung in solchen Fällen automatisiert werden, um genaue Ergebnisse zu erzielen und jederzeit einen umfassenden und aktuellen Überblick über den vorhandenen Bestand zu haben. Im Hinblick auf die rasant steigende Anzahl an Endgeräten und der immer größer werdenden Anzahl an Cyber-Bedrohungen sind detaillierte Inventardaten von entscheidender Bedeutung.

Darüber hinaus ist eine genaue Bestandsaufnahme wichtig für die Investitionsplanung von Projekten. Wenn beispielsweise eine Vielzahl an Arbeitsplätzen auf die aktuellste Windows-Version umgestellt werden muss, hilft ein Tool wie ACMP dabei festzustellen, welche Geräte dazu überhaupt in der Lage sind.

Die Bestandsaufnahme der gesamten Device-seitigen Hard- und Software wird als Inventarisierung bezeichnet. Der Inventarisierungssoftware wird hierbei die Rolle zugeschrieben, so viele relevante Informationen wie nötig vom jeweiligen Client zu sammeln und diese den Systembetreuern strukturiert und aufbereitet in einem Dashboard zur Verfügung zu stellen.

Die mit ACMP erfassten Daten werden in einem übersichtlichen Dashboard strukturiert und sortiert wiedergegeben. Das Besondere an ACMP ist, dass die Inventardaten in allen weiteren Modulen zur Verfügung stehen und dadurch wertvolle Synergieeffekte generieren. So zum Beispiel auch im Lizenzmanagement, dort dient die Inventarisierung der gesamten Softwarebestände dem Soll/Ist-Vergleich der Lizenzen, um Über- und Unterlizensierung zu vermeiden.

Die Praxis hat gezeigt, dass Nachlässigkeiten bei der Lizenzverwaltung teuer werden können. Sei es aufgrund von Unter- und Überlizenzierung – oder dann, wenn bei einem Software-Audit Compliance-Verstöße ans Licht kommen. Genau hier kommt unser Modul ACMP Lizenzmanagement zum Einsatz.

Dieses Modul baut auf dem ACMP Core auf und hat fünf Bestandteile:

• Lizenz Dashboard,
• Software Katalog,
• Lizenzen,
• Produkte und
• Compliance.

Die Grundidee dieser kombinierten Lösung – ACMP-Core plus Lizenzmanagement-Modul – lautet: Ich nutze den Software-Katalog, erzeuge Produkte und ACMP ermittelt automatisch, wie viele davon im Einsatz sind und wo sie aktiv sind. Danach gilt es, die erworbenen Lizenzen zu hinterlegen, und ACMP rechnet dann automatisch aus, ob eine Über- oder Unterlizenzierung besteht oder ob alles korrekt dimensioniert ist. Das komplette Lizenzmanagement basiert auf ACMP Core, und je besser Inventarisierung damit gemacht wird, umso schärfer werden auch die entsprechenden Inhalte im Lizenzmanagement.

Softwarekatalog: manuelle Erkennungsmuster und DNA-Katalog

Der Softwarekatalog in ACMP basiert auf zwei sich ergänzenden Mechanismen zur Softwareerkennung: manuellen Erkennungsmustern und dem DNA-Katalog für die automatische Erkennung.

Manuelle Erkennungsmuster werden vom Administrator gezielt definiert, um eigene Anwendungen, Spezialsoftware oder individuelle Installationen eindeutig zu identifizieren. Dabei können verschiedene Inventarattribute wie Software-Name, Version oder Hersteller herangezogen werden. Diese Erkennungsmuster lassen sich in ACMP assistenzgestützt erstellen, indem vorhandene Inventardaten aus der Umgebung ausgewertet und passende Kriterien vorgeschlagen werden. So wird sichergestellt, dass auch unternehmensspezifische Software korrekt erkannt und lizenziert werden kann.

Ergänzend dazu nutzt ACMP den DNA-Katalog (auch als Fingerprint-Katalog bekannt) zur automatischen Erkennung marktüblicher Software. Dieser Katalog enthält vordefinierte Signaturen und Informationen zu einer Vielzahl von Anwendungen und nimmt dem Administrator einen Großteil der manuellen Pflege ab. ACMP erkennt damit automatisch, welche Software im Unternehmen eingesetzt wird, und ordnet sie korrekt ein – inklusive der Bewertung, ob eine Lizenz erforderlich ist oder ob es sich beispielsweise um Freeware handelt.

Durch das Zusammenspiel aus automatischer Erkennung über den DNA-Katalog und individuell anpassbaren manuellen Erkennungsmustern entsteht ein vollständiger, belastbarer Softwarekatalog. Er bildet die Grundlage für eine transparente Lizenzbilanz und schafft Sicherheit in Bezug auf Compliance und Kostenkontrolle.

Erkennungsmuster assistenzgestützt erzeugen

Damit Software im ACMP-Lizenzmanagement korrekt erkannt und lizenziert werden kann, lassen sich Erkennungsmuster komfortabel über einen Assistenten erstellen. Der Administrator gibt dabei zentrale Kriterien vor – etwa den im Inventar gefundenen Software-Namen wie „Microsoft Office Professional Plus 2019 – de-de“.

ACMP unterstützt diesen Prozess, indem es automatisch prüft, auf welchen Clients in der Umgebung diese oder ähnliche Einträge vorhanden sind. Auf Basis dieser Ergebnisse schlägt der Assistent passende Erkennungsmuster vor, die direkt übernommen oder angepasst werden können.

So entstehen schnell und zuverlässig eindeutige Zuordnungen zwischen installierter Software und den dafür benötigten Lizenzen. Im Softwarekatalog werden anschließend alle in der Umgebung gefundenen Anwendungen aufgeführt und gegen den Standardkatalog abgeglichen – inklusive klarer Kennzeichnung, welche Software erkannt („gematcht“) wurde und wo entsprechender Lizenzbedarf besteht.

IT-Kosten im Blick

Die Erstellung einer Lizenzbilanz, die den aktuellen Stand der Lizenzierung im Unternehmen dokumentiert, gilt als weiterer Pluspunkt des software-gestützten Lizenzmanagements. Damit ist der Administrator in Echtzeit in der Lage zu erkennen, ob eine Über-, Unter- oder passende Lizenzierung vorliegt. So können Unternehmen zum Beispiel durch eine Compliance-Prüfung erkennen, dass für bestimmte Softwareprodukte überlizenzierte Versionen vorliegen und gezielt Anpassungen vornehmen, um Kosten beziehungsweise gar Strafzahlungen einzusparen.

Ein effektives Lizenzmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihr IT-Budget durch gezielte Steuerung der Lizenznutzung sinnvoller einzusetzen. Spezialisierte Tools wie ACMP-Lizenzmanagement verhindern sowohl Über-, als auch Unterlizenzierungen – ebenso wie teure Compliance-Verstöße. Eine transparente Übersicht zu allen eingesetzten Softwarelizenzen und automatisches Reporting reduzieren zudem das Risiko, dass Schatten-IT zu einem unbemerkten Kosten- und Risikofaktor wird. So steigern Unternehmen nicht nur ihre Effizienz, sondern sichern sich auch rechtlich und operativ ab. (rhh)

Mehr Informationen zeigt der Webcast von Aagon