Technologie, Strategie und der Partner müssen passen Robotic Process Automation erfolgreich einführen

Die Robotic Process Automation (RPA) übernimmt monotone Aufgaben von Mitarbeitern, steigert die Effizienz der Arbeitsabläufe und spart Kosten. Diese Technologie hält Einzug in Verwaltungs- und Geschäftsprozesse von Unternehmen und bringt Wettbewerbsvorteile. Damit die Software erfolgreich implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird, sollten jedoch einige Faktoren bedacht werden: Nicht nur die Technologie der Roboter spielt eine Rolle, sondern auch deren geschickter und strategisch aufgebauter Einsatz mit Hilfe des richtigen Partners.

Klare Aufgabenstellung

Gerade bei der Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) ist es essentiell, den richtigen Prozess, die richtige Aufgabenstellung für die Roboter zu identifizieren. Einer der häufigsten Fehler am Start des Einsatzes von RPA ist die Wahl eines für den Einstieg in die Technologie ungeeigneten Prozesses. Vor allem komplexe Prozesse stellen sich als schwierig für einen reibungslosen Start heraus.

Geeigneter sind einfache Abläufe, die ein hohes Volumen umfassen und die viele Mitarbeiter betreffen. Außerdem sollten die Arbeiten, die die Roboter künftig für die Mitarbeiter ausführen werden, negativ konnotiert sein. Übernimmt die Software monotone, anstrengende oder langwierige Arbeiten, steigt deren Akzeptanz von Seiten des Personals. Vorteile der neuen Technologie können leichter kommuniziert, Vorurteile und Hemmschwellen abgebaut werden.

Der Einstieg mit einfachen Prozessen bedeutet nicht, dass deren Komplexität mit dem Voranschreiten der Implementierung nicht steigen darf. Es empfiehlt sich aber, komplexere Prozesse erst dann zu automatisieren, wenn erste Erfahrungen mit RPA gemacht wurden und bereits automatisierte Bausteine vorhanden sind, die für aufwändigere Prozesse eingesetzt werden können. Wartet man damit, hat sich auch herausgestellt, ob der RPA-Anbieter geeignet ist und eine Zusammenarbeit funktioniert.

Interne Ressourcen und Strategie

Das Gelingen eines RPA-Projekts setzt ausreichende interne Ressourcen voraus. Es hat sich bewährt, innerhalb der Firma ein Automatisierungsteam zu etablieren, zum Beispiel in Form eines „Center of Excellence“. Ein solches Team bietet zahlreiche Vorteile: Es legt den Fokus auf die Automatisierungsstrategie, setzt Prioritäten und hält deren Umsetzung im Auge, erleichtert die Kommunikation, indem es Informationen bündelt und fungiert als zentrale Instanz, um RPA übergreifend in verschiedenen Geschäftsbereichen einzuführen.

Ein RPA-Team schafft Synergieeffekte und verbessert die Effizienz der Automatisierung mit RPA. Es verhindert, dass sich Fehler wiederholen und bietet eine zentrale Anlaufstelle. Die erfolgreiche Implementierung von RPA erfordert neben einem Team eine langfristige Automatisierungsstrategie. Ihr Fehlen wird das Projekt in der Anfangsphase zwar nicht beeinflussen, mittelfristig jedoch benötigt die Automatisierung einen roten Faden.

In der Praxis stellt sich heraus, dass, hat ein Unternehmen mit dem Einsatz von RPA begonnen, sich kontinuierlich weitere Prozesse auftun, die sich für die Automatisierung anbieten. Eine Strategie hilft dann, Prozesse auszuwählen und vor allem zu priorisieren. So kann die Automatisierung mit der maximalen Effizienz durchgeführt werden. Eine Automatisierungsstrategie erleichtert die RPA Governance erheblich.

IT und Mitarbeiter

Die Initiative, RPA im Unternehmen einzusetzen, muss nicht zwangsläufig von der IT ausgehen, sondern kann auch von anderen Abteilungen angestoßen werden. RPA kann aufgrund der steigenden User-Freundlichkeit ohne die IT eingeführt werden: Das entlastet die IT und beschleunigt die Digitalisierung sowie die Optimierung von Prozessen. Dennoch gibt es Schnittmengen, für die die Expertise der IT wichtig ist. Deswegen ist es sinnvoll, sie frühzeitig in den RPA-Prozess zu integrieren, um direkt vom Know-how zu profitieren. Project Owner kann die Business Seite sein, die IT dagegen ist involviert in die Bereitstellung der Ressourcen, Applikationslizenzen, Release-Wechsel der Anwendungen oder Sicherheitsfragen.

Um RPA erfolgreich im Unternehmen zu verankern und eine breite Akzeptanz zu schaffen, ist es außerdem wichtig, die Mitarbeiter abzuholen und die Einführung der Roboter klar zu kommunizieren. Vielerorts herrschen Angst oder Bedenken, dass die Roboter Arbeitsplätze wegnehmen könnten. Umso wichtiger ist es, dem zu kontern und die Vorteile der neuen Technologie zu betonen, von denen jeder Einzelne profitieren kann: Roboter nehmen den Mitarbeitern mühselige, repetitive Arbeiten ab und unterstützen sie bei Verwaltungsaufgaben. Sie verschaffen ihnen Zeit für Kernaufgaben und anspruchsvolleren Tätigkeiten. Auch eine überlegte Auswahl der Terminologie kann helfen, die Unterstützung der Mitarbeiter zu sichern: Roboter können zum Beispiel als digitale Assistenten bezeichnet werden oder wie Menschen benamt werden, um die Akzeptanz zu erhöhen. 

Der richtige Partner, um RPA im Unternehmen zu verankern, muss zum einen über die passende Technologie verfügen, zum anderen über das Knowhow und Fingerspitzengefühl, diese im jeweiligen Unternehmen und zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse zu integrieren. Es lohnt sich, die Technologie kritisch zu prüfen und einen Partner entsprechend seiner Kompetenzen, seiner Services und Erfahrung auszuwählen: Will ein Unternehmen RPA eigenverantwortlich steuern, muss der Anbieter die Mitarbeiter schulen und ausbilden können.

Will das Unternehmen Teile als Service auslagern, muss der Partner dies als Dienstleistung anbieten. Die Almato GmbH ist europaweit ein kompetenter und erfahrener Partner, wenn es darum geht, eine profitable Optimierung und Automatisierung für ein Business zu entwickeln, RPA zu implementieren und seinen Kunden zu mehr Profitabilität zu verhelfen.

Nadja Müller und Sara Gebhardt

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