Fünf Praxistipps für bessere Videokonferenzen

Während der Coronakrise müssen viele Arbeitnehmer ins Home Office ausweichen, zahlreiche Unternehmen experimentieren das erste Mal mit Remote Work und Videokonferenzen. Wer die richtigen Praxistipps kennt, spart sich viele Anfängerfehler.

Über 40 Prozent der Mitarbeiter bei eyeo arbeiten in Vollzeit aus dem Home Office, im Februar hat eyeo außerdem einen Remote Open Space mit 200 Teilnehmern durchgeführt. Die beiden Team Coaches von eyeo arbeiten seit Jahren mit Remote Teams und geben wichtige Tipps für erfolgreiche Online Meetings.

• Das Eis brechen: Die ersten paar Minuten eines Online Meetings können sich etwas seltsam anfühlen, eine Eröffnungsfrage kann diesen Moment überbrücken und alle zusammenbringen. Denkbar ist zum Beispiel nach den Erwartungen an das heutige Meeting zu fragen oder nach dem schlimmsten Haarschnitt, den die Teilnehmer*innen als Teenager hatten, je nachdem was zu Meeting-Typ und Zielgruppe passt. Gleichzeitig ist so sichergestellt, dass die Technik (Audio, Video, Dokumentenfreigabe) für alle funktioniert. Vor dem Meeting sollten außerdem der Zweck und die Agenda kommuniziert werden.
• Interaktion ermöglichen: Klären Sie welche Hilfsmittel, wie zum Beispiel Post-its oder Whiteboards, mit digitalen Alternativen ersetzt werden müssen. Versuchen Sie außerdem Teilnehmer*innen, die das Mikrofon einschalten aber noch nicht zu Wort gekommen sind, zu integrieren. Ein Tool in dem die Teilnehmer*innen parallel zum Meeting auch schriftlich miteinander arbeiten, wie zum Beispiel Mural oder Google Slides, hilft auch diejenigen einzubeziehen, die in einem Videocall nicht gerne das Wort ergreifen.
• Tools kennenlernen: Machen Sie sich mit neuen Tools rechtzeitig und im Vorfeld vertraut, um technische Probleme und Zeitverlust im Meeting zu vermeiden. Tools sollten unsichtbar sein, denn Sie sind Mittel zum Zweck. Deshalb sind praktische und simple Tools immer gegenüber komplizierten Anwendungen mit zu vielen Funktionen zu bevorzugen. Im besten Fall nutzen Sie ein Tool, das Ihre Kollegen bereits kennen.
• Pausen einplanen: Bei Remote Meetings, die länger als eine Stunde dauern, sind Pausen besonders wichtig. Entsprechende Zeitfenster sollten deshalb von Anfang an mit eingeplant werden. Vereinbaren Sie außerdem ein Zeichen, damit die Mitarbeiter*innen unkompliziert anzeigen können, wenn eine Pause benötigt wird. So bleibt das Team auch bei längeren Meetings fokussiert.
• IT-Sicherheit beachten: Bei Remote Meetings teilen wir Dokumente, virtuelle Whiteboards und auch unsere Bildschirme beim Screensharing mit Arbeitskolleg*innen oder auch externen Partner*innen und Kund*innen. Damit keine vertraulichen Daten preisgegeben werden, informieren Sie sich über die Datenschutz- und Privatsphäre Richtlinien Ihres Arbeitgebers, überprüfen Sie die Zugangsberechtigungen für Dokumente und stellen Sie sicher, dass auf ihrem Screen keine vertraulichen Dateien geöffnet sind.

Die Umstellung von persönlichen Treffen im Konferenzraum zu Remote Meetings benötigt am Anfang etwas mehr Vorbereitung, gleichzeitig bringt sie aber auch eine Menge Vorteile mit sich.

Jay-Allen Morris und Kirsten Clacey sind Team Coaches bei eyeo.

Eyeo