Was macht ein Büro eigentlich zum Smart Office?Flexibilität als die neue Trumpfkarte

Viele Unternehmen denken derzeit darüber nach, wie sie ihre Büros für die neue Arbeitswelt fit machen. Schließlich benötigen die meisten Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern eine flexible Umgebung, die sie bei Bedarf aufsuchen und die sie optimal bei der digitalen Kommunikation und Kollaboration unterstützt. Ein solches Smart Office steigert die Produktivität, ermöglicht Innovationen und erhöht die Zufriedenheit – zugleich eröffnet es Unternehmen die Chance, Kosten zu senken und nachhaltiger zu werden.

Aber wie wird ein Büro überhaupt smart und welche Technologien werden dafür gebraucht? Experten verweisen dazu auf die wichtigsten Aspekte, die ein smartes Büro ausmachen:

• Vielfältige Arbeitsbereiche: Für unterschiedliche Tätigkeiten benötigen Mitarbeitende verschiedene Arbeitsumgebungen – das muss das Büro widerspiegeln. Gebraucht werden sowohl klassische Bürobereiche und ruhige Einzelplätze für konzentriertes Arbeiten als auch Co-Working Spaces, Lounges, Projekt- und Meeting-Räume, die den Austausch mit anderen erleichtern und eine kreative Zusammenarbeit fördern. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle an den Arbeitsplätzen sind Pflicht, Lounges und andere Open Spaces dürfen hingegen auch gerne bunt und wohnlich sein. Hilfreich ist es zudem, wenn sich Flächen leicht umgestalten lassen, sodass sie beispielsweise für Besprechungen, Webinare und Vor-Ort-Veranstaltungen genutzt werden können.
• Buchungssystem für Arbeitsplätze und Räume: Haben Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz, herrscht oft Unsicherheit, ob und wo sich noch ein freier Schreibtisch finden lässt. Können sie einen Arbeitsplatz im gewünschten Arbeitsbereich oder einen Meeting-Raum vorab über ein Buchungssystem reservieren, verhindert das frustrierende Erlebnisse. Praktisch sind energiesparende E-Ink-Displays, die den Belegungsstatus direkt am Tisch oder Raum anzeigen und spontane Buchungen per Knopfdruck erlauben. Anwesenheitssensoren für Tische und smarte Videokonferenzsysteme liefern dann Informationen darüber, ob gebuchte Tische und Räume tatsächlich genutzt werden. Diese Daten helfen Unternehmen, die Auslastung zu ermitteln, um etwa Handwerksarbeiten in Zeiten geringerer Auslastung zu verlegen und zu verstehen, ob die Räumlichkeiten überhaupt zum Bedarf der Mitarbeitenden passen. Vielleicht werden ja mehr Projekträume und Co-Working Spaces benötigt?
• Moderne technische Ausstattung: Ein Smart Office ist ein Wireless-only Office, in dem die Mitarbeitenden überall sofort loslegen können, ohne erst Kabel anzustecken oder Adapter zu suchen. Das erleichtert den reibungslosen Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Ein modernes Wi-Fi 6 oder 6E garantiert dabei schnelle und zuverlässige Verbindungen bis in den letzten Winkel. Zudem machen große Monitore an den Arbeitsplätzen das Arbeiten angenehm, während Smartboards und Videosysteme in den Projekt- und Meeting-Räumen bei Besprechungen unterstützen. Dank der Videosysteme sind auch die remote arbeitenden Kolleginnen und Kollegen gleichberechtigte Teilnehmer und nicht nur kaum wahrnehmbares Beiwerk auf einem kleinen Notebook-Display. Im Übrigen kann es durchaus sinnvoll sein, auch Küche, Pausenraum oder Open Spaces mit Videosystemen auszustatten, sodass verteilt arbeitende Teams ihre Pausen gemeinsam verbringen und stärker zusammenwachsen können.
• Smarter Empfang für Besucher: Ein Infoterminal im Eingangsbereich ist eine praktische Hilfe für Gäste und auswärtige Kolleginnen und Kollegen. Sie können sich dort beispielsweise als Besucher registrieren, sodass die Mitarbeitenden, die sie erwarten, über ihre Ankunft informiert werden. Oder sie rufen einen Büroplan auf, um sich Meeting-Räume und andere Points of Interest (PoI) sowie den Weg dorthin anzeigen zu lassen. Via QR-Code oder NFC findet die Route unkompliziert den Weg aufs eigene Smartphone. Insbesondere in großen Büroumgebungen, die sich über mehrere Etagen erstrecken, stellt eine Indoor-Navigation auf Basis von Bluetooth oder WLAN sicher, dass sich niemand verläuft.
• Gesunde Arbeitsumgebung: Produktives Arbeiten ist nur in einer Umgebung möglich, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. Ist es zu warm, zu dunkel oder zu laut, führt dies – manchmal auch unbewusst – zu Stress, und die Leistungsfähigkeit sinkt. In einem Smart Office wachen daher Sensoren über Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität (CO2-Gehalt, Luftfeuchtigkeit, Schadstoffgehalt). Zwar haben Unternehmen nicht immer Zugriff auf die Gebäudetechnik, um etwa die Heizung automatisch herunterzudrehen oder das Licht einzuschalten, wenn es notwendig ist. Doch Hinweise, zum Beispiel ein Fenster zu öffnen, lassen sich relativ leicht auf dem Desktop der Mitarbeitenden einblenden. Im einfachsten Fall vermag schon eine CO2-Ampel ans regelmäßige Lüften zu erinnern.
• Optimierter Energieverbrauch: Ein smartes Büro ist nachhaltig und hilft, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Das fängt schon bei den Shared Desks an, durch die Unternehmen weniger Bürofläche benötigen und dadurch auch weniger Fläche beheizen und beleuchten müssen. Erfassen sie zudem die Belegung der Arbeitsplätze und Räume, können sie ungenutzte Bereiche und Tische gezielt stromlos schalten, sodass Geräte im Stand-by keinen Strom verbrauchen und das Licht nicht dauerhaft brennt. Im Idealfall kann auch die Heizungssteuerung an die Belegung gekoppelt werden. Darüber hinaus gilt es, den Stromverbrauch einzelner Geräte und Bürobereiche möglichst granular zu messen, sei es mittels smarter Steckdosen, Kabelklemmen am Stromkreis oder Fingerprinting am Smart Meter, denn nur so lassen sich große Verbraucher identifizieren und Optimierungspotenziale erkennen. Viele Netzwerkgeräte ermitteln ihren Stromverbrauch praktischerweise gleich selbst – moderne Access Points können sogar die Sendeleistung reduzieren, wenn nur wenig Datenverkehr anfällt.

Ein Smart Office orientiert sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Es bietet ihnen immer genau die Arbeitsumgebung, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen, und sorgt dafür, dass sie sich wohlfühlen.

Dabei sollte das gesamte Büro vernetzt sein und fortwährend Daten liefern, die sich auswerten lassen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Genau daran hapert es vielerorts aber noch: Die meisten Unternehmen erfassen schlicht zu wenig Daten und können deshalb keine gezielten Maßnahmen einleiten, um beispielsweise ihren Energieverbrauch zu senken oder das Büro besser an die Arbeitsvorlieben der Belegschaft anzupassen.

Kai Grunwitz ist Geschäftsführer von NTT Ltd. in Deutschland.

NTT Ltd. in Deutschland