Planung muss Projektkiller ausschließen

Um ein Projekt effektiv zu steuern, muss ein Unternehmen wissen, wie der tatsächliche Status ist. Oftmals führen Vorgaben für die Zeiterfassung jedoch dazu, dass Mitarbeiter bestimmte Angaben machen, nur um diesen Vorgabe gerecht zu werden. Dann stimmt zwar die Berichterstattung, der tatsächliche Projektverlauf wird jedoch nicht wirklich wiedergegeben. Daher sollten Unternehmen Mitarbeiter zu einer ehrlichen Zeiterfassung ermutigen, damit Zeiten, die beispielsweise für eine konstruktive Fehlersuche benötigt werden, erfasst werden.

Vermeiden von zu hohen Rabattierungen: Auch in schwierigen Zeiten ist es nicht sinnvoll, immer wieder Rabatte auf Dienstleistungen zu gewähren. Denn so kann kein nachhaltiges Wachstum aufgebaut werden, da sich ständige Preisnachlässe auf die langfristige Rendite auswirken und die Berichterstattung durcheinander bringen. Lässt sich ein kalkulierter Service nicht verkaufen, sollten Unternehmen sowohl die Preise als auch die Bezugsquellen generell überdenken. Falls ein „Lockmittel” benötigt wird, um ein Geschäft zu machen, sollte versucht werden, etwas Zeit herauszuschlagen. Das gibt Gelegenheit, die Finanzierung des Projektes genauer zu beleuchten und herauszufinden, wo finanzielle Verluste entstehen.

Stoppen von internen Buchungsprojektstunden: Es kommt vor, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Es hilft jedoch nicht, zu viel geleistete Stunden auf ein internes Projekt zu buchen, um Fehler zu vertuschen. Denn dadurch ist es nicht möglich genau zu identifizieren, welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen, um diese Fehler künftig zu vermeiden und profitabler zu arbeiten. Besser ist es, bestimmte Zeitkontingente bereitzustellen, die nicht abgerechnet werden. Eine transparente Möglichkeit ist es, Berater anzuweisen, auch die unprofitablen Stunden aufzuschreiben und diese dann mit dem Projektmanager zu besprechen. So wird die Nachvollziehbarkeit über geleistete Stunden gewährleistet, auch wenn diese möglicherweise nicht abzurechnen sind.

Einkäufe mit Marge weiterberechnen: Unabhängig davon, ob Dokumente ausgedruckt werden oder sonstige Verbrauchsmaterialien in einem Projekt verwendet werden, Unternehmen sollten nicht vergessen, ihre Kosten mit einer entsprechenden Marge weiter zu berechnen. Firmen müssen daher in ihren Verträgen eine Standard-Marge für diese Kosten definieren, unabhängig vom Projektziel.

Reisekosten nicht vergessen: Wenn der Kunde nicht direkt vor der Haustür ansässig ist, sollten Unternehmen unbedingt ihre Reisekosten weiterberechnen. Je nach Branche kann auch die Reisezeit in Rechnung gestellt werden. Oftmals hat es zwar den Anschein, dass es sich um kleine Beträge handelt, über das Jahr verteilt können sich diese Kosten aber zu hohen Beträgen summieren.

Sicherstellen, dass der Projektumfang richtig definiert ist:Ist der Umfang eines Projektes zu Beginn nicht genau definiert, können Unternehmen schnell Geld verlieren. Das klingt zwar selbstverständlich, wird in der Praxis jedoch oftmals vergessen. Daher muss genau festgelegt werden, welche Projektziele in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen sind. So können Unternehmen und Kunden vor Projektbeginn sicherstellen, welche Ergebnisse erwartet werden und Missverständnisse kommen erst gar nicht auf. Ansonsten kann es schnell passieren, dass Unternehmen Ressourcen in eine ungeplante Leistung investieren, die vom Kunden aber erwartet wird.

Zugaben für bestimmte Accounts: Manchmal benötigen bestimmte Kunden besondere Aufmerksamkeit. Wenn Unternehmen Ressourcen investieren, die nicht berechnet werden oder wenn sie spezielle Sonderrabatte vergeben, ist sicherzustellen, dass eine Übersicht über diese Sonderinvestitionen existiert. Nur dadurch können Firmen kritisch beleuchten, ob sich diese Zusatzinvestitionen lohnen.

Preisanpassungen vornehmen: Inflation findet jährlich ganz automatisch statt, eine entsprechende Preisanpassung nicht. Auch Mitarbeiter verlangen in der Regel jährlich eine Gehaltserhöhung. Daher sollten Unternehmen nicht vergessen, ihre Preise den Marktbedingungen anzupassen, damit sich das Einkommen im Einklang mit den jährlich steigenden Kosten befindet.

Mit einer ERP-Lösung oder einer leistungsstarken Collaboration-Plattform für Customer Relationship Management (CRM) und interne Zusammenarbeit gelingt das Projektmanagement. Exact Synergy, die Lösung für Beziehungsmanagement und Workflows, beinhaltet Projektmanagement, Stundenerfassung sowie Rechnungsstellung online in einer Lösung. Noch umfassender lassen sich Projekte mit der integrierten ERP-Lösung Exact Globe verwalten. Zum Leistungsumfang des Systems zählen automatisierte Projektadministration und Projektmanagement. Unternehmen können so Projekte verkaufen, kalkulieren, budgetieren und zeitnah in Rechnung stellen. Zudem lassen sich Stunden und Kosten genau online erfassen. (rhh)

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