IT-Lösungen für die Konzern-Treasury Mehr Sicherheit im „Coordination Center“

Tagtäglich werden in den internationalen Produktions- und Vertriebsgesellschaften multinationaler Konzerne große Mengen an Waren und Rohstoffen gehandelt. Enorme Zahlungsströme durchlaufen diese Tochterunternehmen, ohne dass sie selbst über ein professionelles Finanzmanagement verfügen. Liquiditätssicherung? Kostenkontrolle? Debitoren-Management?

Dafür fehlen an den lokalen Standorten die notwendigen Strukturen. Aus diesem Grund haben im Zuge der Globalisierung bspw. Automobil-, Elektronik- oder Handelskonzerne diese Aufgaben an die Coordination Center übertragen.  

Gründerjahre-IT

Zu den Aufgaben der Coordination Center gehören beispielsweise die Liquiditätsplanung, das Controlling und das Risikomanagement. Sie müssen aber auch darauf achten, dass keine Geschäfte betrieben werden, die unter den Vorwurf der Geldwäsche fallen könnten oder z.B. gegen bestehende Embargos verstoßen. „Im globalen Handel lauern enorme Unwägbarkeiten“, unterstreicht Otto Johannsen, Finanzexperte und Geschäftsführer der fidis GmbH. „Um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können, müssen Coordination Center über entsprechend professionelle Strukturen und Prozesse verfügen. Eine entscheidende Rolle spielen hierbei die IT-Systeme, die diesen hohen Ansprüchen gewachsen sein müssen.“

Doch oft ist das Gegenteil der Fall: In vielen Fällen stammt die IT noch aus den Achtziger- und Neunzigerjahren, als eine Großteil der Coordination Center gegründet wurde. Dabei handelt es sich oft um Eigenentwicklungen. Häufig werden Daten sogar noch per Hand eingegeben, was viel Zeit kostet und zudem häufig zu Fehlern führt. Die daraus resultierenden Risiken für die Konzerne sind enorm. 

Juristische Relevanz

Beispiel Debitoren-Management: Eine der aufwändigsten und gleichzeitig wichtigsten Aufgaben im Risikomanagement eines Konzerns ist die Verwaltung aller Schuldner weltweit. Abertausende von Adressdaten müssen dazu zusammengeführt und gepflegt werden. Jeder Fehler – und sei er auch noch so klein – kann hier schwerwiegende Folgen haben: So müssen z.B. die gelisteten Firmennamen auch tatsächlich valide sind – also vollständig und richtig. Nur dann hat etwa eine Mahnung juristische Relevanz. Jeder Fehler kann also bares Geld kosten. Auch Dopplungen müssen in den Stammdatenlisten vermieden werden – andernfalls kommt das Risikomanagement zu falschen Schlüssen. Mit selbstgebastelten IT-Systemen ist das nicht zu leisten.

Weiteres Beispiel: Coordination Center bieten den Töchtern auch Finanzdienstleistungen, wie etwa das Factoring, an. Auf diese Weise können sie deren Liquidität unabhängig von Banken sichern. Bei einer großen Zahl an Tochtergesellschaften mit einer entsprechenden Menge an Debitoren fallen dabei Tag für Tag zahlreiche Belege an, die alle verarbeitet und verwaltet werden müssen. Werden diese Informationen per Hand in Listen eingetragen, kostet das viel Zeit – Auszahlungen erfolgen entsprechend langsam.

„Gerade beim Factoring ist es wichtig, dass Auszahlungen schnell angewiesen werden“, betont Johannsen. „Die Konzerntöchter warten schließlich auf ihr Geld, beispielsweise um neue Ware zu kaufen. Im schlimmsten Fall stehen dann die Bänder still – mit Konsequenzen für den ganzen Konzern.“ Nur mit einem IT-System, das eine Automatisierung der Prozesse ermöglicht, lassen sich Rechnungen und Auszahlungen schnell und zuverlässig bearbeiten. Johannsen: „Banken und Finanzdienstleister haben längst erkannt, dass man für Factoring und andere Finanzservices eine leistungsstarke Spezial-Software benötigt. Jetzt müssen auch die Coordination Center umdenken.“

Solche Spezial-Softwarelösungen wie etwa „FACT.pilot“ von fidis sind in der Lage, alle relevanten Daten auf Knopfdruck zusammenzuführen und abzurufen. Auch wird ständig überprüft, ob wichtige Datensätze wie bspw. Adressen richtig sind und ob Duplizierungen vorliegen. Zusätzlich können alle relevanten Daten weltweit über ein Internet-Portal abgerufen werden. Vor allem für internationale Konzerne ist es ein großer Vorteil, wenn Unterlagen, Reportings und Auszahlungsbelege nicht postalisch oder per Email versandt werden müssen. In einem solchen Portal können die Konzerntöchter alle Informationen zu ihren Factoring-Vorgängen direkt einsehen. Und auch das Blacklisting lässt sich durch eine solchen Finanz-Software sicher gestalten: Über Schnittstellen zu speziellen Dienstleistern stehen dem Coordination Center tagesaktuell Informationen darüber zur Verfügung, was und wo gehandelt werden darf.

Sicherheit und Flexibilität

Dabei sollten solche Speziallösungen – wie bei FACT.pilot der Fall – stets auf SAP-Basis entwickelt worden sein. Der Vorteil: Eine ERP-Software wie SAP sorgt für Standardisierung und automatisiert gleichzeitig die Prozesse soweit wie möglich. Dies führt zu höherer Qualität und mehr Effizienz. Gleichzeitig bietet eine SAP-Umgebung genügend Flexibilität, um neue Funktionalitäten hinzuzufügen und andere Systeme anzubinden. Hinzu kommt: „Für die Finanzverwaltung eines Konzerns bedarf es einer hoch spezialisierten Software mit einer von Wirtschaftsprüfern anerkannten Finanzbuchhaltung“, erklärt Johannsen.„Das ist bei SAP der Fall.“

Die Standardfunktionalitäten des SAP-Moduls lassen sich mit sogenannten Add-Ons erweitern. fidis hat auf diese Weise seit Jahren Standardapplikationen für Factoring-Gesellschaften, Coordination Center und für ABS-Transaktionen auf Basis von SAP R/3 und seit 2011 auf Basis des aktuellen SAP-Release ERP 6.0 entwickelt.

Da die fidis GmbH für ihre Lösungen lediglich die SAP-Finanzbuchhaltung FI nutzt, sind die Produkte besonders schlank und einfach zu implementieren. Für die Basislösung FACT.pilot hat fidis mittlerweile diverse Erweiterungen entwickelt, wie LIMIT.pilot zur automatisierten Überwachung und Verwaltung sämtlicher im Factoring relevanter Limite sowie ein Risiko-Tool, das Gefahren bei den Finanzprozessen nicht nur entdeckt, sondern auch eine schnelle Reaktion auslösen und steuern kann.