Durchgängig mit allen Neuigkeiten versorgen:Top-Argumente, um einen Business Messenger zu nutzen

Dezentrales Arbeiten ist in vielen Fällen noch kein Standard in Unternehmen, aber weitaus mehr als eine Ausnahme. Ein elementarer Faktor, den diese Arbeitsform neu prägt, ist die interne Kommunikation. Trotz aller Flexibilität von New Work: Ein hohes Nachrichtenaufkommen und unterschiedlichste Kommunikations-Tools erschweren es Kollegen, Informationen zu überblicken.

Hinzu kommt die Herausforderung, mobile Arbeitskräfte, die nur selten über eine dienstliche E-Mail-Adresse oder ein mobiles Endgerät verfügen, durchgängig mit allen Neuigkeiten zu versorgen. Ein Tool, das – im Sinne von New Work – alle Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig miteinander verbindet und sowohl der DSGVO als auch den individuellen Compliance-Anforderungen gerecht wird, ist ein Business Messenger. Warum Unternehmen auf einen Business Messenger setzen sollten, verdeutlichen die folgenden Fakten.

• Fakt 1: Es gibt ihn doch, den Unterschied zwischen Messenger im Privatgebrauch und Unternehmenskontext: WhatsApp, Signal, Telegram und Threema – die Änderung der WhatsApp-Datenschutzbestimmungen und die damit verbundene Nutzerabwanderung zu sicheren Alternativ-Apps waren zuletzt in aller Munde. Ohne Frage: Alle genannten Messenger zeichnen sich durch ihre leichte Bedienbarkeit aus und setzen Standards für den Privatgebrauch. Aber sollte man sie im Business-Bereich nutzen? Eindeutig „Nein“. Denn sie bieten keine Funktionen, die auf die Bedarfe von Unternehmen abgestimmt sind.
• Fakt 2: Consumer-App Funktionen und Business Messenger Funktionen: Das Verschicken von GIFs und Emoticons ist im privaten Gebrauch ein schönes Gimmick. Was aber für Funktionen braucht man eigentlich im unternehmerischen Kontext? Ein Business Messenger ist für mobile Endgeräte und Desktop-PCs gleichermaßen optimiert, sodass sich zwischen mobilen Arbeitskräften und Office-Kollegen eine kommunikative Brücke schlagen lässt. Zudem bietet er zahlreiche Business-Funktionen, die die Anwendungsfälle von Unternehmen abdecken: Gruppenchats, Alarmierungen bei kritischen Ereignissen, Live-Standort-Übermittlung, Umfragen und Status-Nachrichten. Letztere sind ideal, um Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen stärker einzubinden. Das stärkt das Employee Engagement und sorgt für ein stärkeres Wir-Gefühl.
• Fakt 3: Der IT-Administrator behält die Hoheit über die Nutzerverwaltung: Anders als bei nutzerverwalteten Consumer-Apps steuert der IT-Administrator den Business Messenger zentral über ein Portal bzw. Dashboard. Er kann Benutzerrechte festlegen, ein organisationsweites Adressbuch einrichten, Nachrichten revisionssicher archivieren und externe Gastzugänge hinzufügen. So ist sichergestellt, dass Unternehmen ihre individuellen Compliance-Anforderungen jederzeit einhalten und keine Sicherheitslücken riskieren.
• Fakt 4: Keine Sorgen um Datensouveränität und -sicherheit: Spätestens seit dem Privacy Shield-Urteil, mit dem der Europäische Gerichtshof den Datentransfer in die USA, ohne Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO, für unzulässig erklärt hat, sollten Unternehmen Consumer-Apps und andere US-Anbieter-Tools meiden. Daten, die in einem DSGVO-konformen Business Messenger entstehen, sind idealerweise in einem IS0 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in der EU oder On-Premise in den eigenen Räumlichkeiten gespeichert.
• Fakt 5: Crawl, Walk, Run – Von der simplen Nutzung hin zu automatisierten Prozessen: Eine weitere Stärke: Offene APIs erlauben, anderen Systeme, wie CRM und ERP, an das bestehende Ökosystem nahtlos anzubinden. Dadurch lassen sich Prozesse automatisieren und Workflows beschleunigen – ein enormer Effizienz- und Produktivitätsgewinn. Außerdem ermöglicht eine WhatsApp for Business-API, dass Mitarbeiter mit Kunden und externen Stakeholdern einfach kommunizieren können. Während sie weiterhin WhatsApp for Business nutzen, kommen die Nachrichten bei den Mitarbeitern im sicheren Business Messenger an.

Tobias Stepan, Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH

Teamwire GmbH