BE-Mobile: smarte Lösung für Serviceeinsätze Überwindung des Zettelchaos bringt echten Wettbewerbsvorteil

Papierbasierte Prozesse im technischen Außendienst sind immer noch Gang und Gebe, auch wenn sie zu den größten Zeitfressern und Fehlerquellen in vielen Unternehmen gehören. BE-Mobile auf Basis der Reactor Plattform, eine mobile Field Service Lösung, verspricht Abhilfe: Mit direktem Zugriff auf Auftragsdaten, Materialstatus und digitale Protokollierung in Echtzeit steigern Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer Einsätze, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Kundinnen und Kunden – und gewinnen wertvolle Daten für fundierte Entscheidungen.

Ein Kunde verlässt das Firmengelände – verärgert. Der Techniker kam zu spät, das benötigte Ersatzteil fehlte, das Protokoll ist unleserlich oder verloren gegangen. Auf die Frage nach der Rechnung heißt es nur: „Die kommt später, das muss ins System eingegeben werden.“

In der Praxis sind solche Situationen kein Einzelfall, sondern vielerorts Realität. Im technischen Außendienst stoßen selbst gut organisierte Teams oft an Grenzen. Medienbrüche, Papierchaos und fehlende Informationen kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch das Vertrauen der Kundinnen und Kunden.
Doch es geht auch anders.

Zum Beispiel mit BE-Mobile auf Basis der Reactor Plattform. Bei dieser Plattform handelt es sich um eine mobile Lösung, mit der sich Serviceeinsätze digitalisieren lassen und die für einen durchgängig transparenten, effizienten und professionellen Ablauf sorgt – von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung.

Herausforderung im Field Service

Gerade in serviceintensiven Branchen wie Maschinenbau, Industrie oder Anlagenbau stellen sich täglich dieselben Fragen: Wo befindet sich das benötigte Material – im Lager – im Fahrzeug? Wie weit ist der Auftrag fortgeschritten? Ist der Einsatz dokumentiert und kann die Rechnung erstellt werden?

Solche Informationen fehlen oft oder sind nur umständlich abrufbar. Die Folge: langwierige Rückfragen, falsche Dispositionen, doppelte Arbeit im Backoffice – und ein gestörter Informationsfluss zwischen Werkbank, Außendienst und Verwaltung.

Wer diese Fragen beantwortet haben will, der braucht Klarheit. Die liefert eine mobile Field Service Lösung wie zum Beispiel BE-Mobile. Sie kann nahtlos mit Infor M3 verbunden werden. Das hat zur Folge, dass alle Auftrags-, Kunden- und Materialdaten in Echtzeit auf einem modernen Service-Tablet abrufbar sind. Techniker erfassen ihre Einsätze direkt vor Ort – digital, strukturiert und ohne Papierkram.

Zu den Funktionalitäten der Lösungen gehören:

• Digitale Serviceberichte mit automatischer Rückmeldung,
• Betriebsdatenerfassung (z. B. Arbeitszeit, Materialverbrauch),
• Fotodokumentation von Schäden und Arbeitsergebnissen,
• digitale Unterschrift des Kunden oder der Kundin sowie
• direkte Übertragung aller Daten in Infor M3 – ohne Medienbruch.

Probleme erkennen und gezielt handeln

In einem Projekt mit einem mittelständischen Maschinenbauer zeigte sich der Nutzen besonders deutlich: Techniker dokumentierten regelmäßig Defekte an einem bestimmten Bauteil – mit Fotos, Kommentaren und Serviceberichten.

Durch die zentrale Datenauswertung im System wurde schnell klar: Das Problem war systematisch. Der Hersteller wurde informiert und initiierte eine Rückrufaktion. Die betroffenen Teile konnten beim nächsten Serviceeinsatz direkt ersetzt werden – ohne zusätzliche Termine oder Eskalationen.

Der Effekt: Es gab keinen Ausfall mehr beim Kunden, der doppelte Aufwand im Außendienst war nicht mehr nötig – alles in allem ein sichtbarer Beweis für die Zuverlässigkeit des Servicepartners.

Messbare Vorteile für das gesamte Unternehmen

Steht ein Unternehmen vor der Aufgabe, seinen Field Service zu digitalisieren, kann es klare Wettbewerbsvorteile für sich verbuchen. Bei einem Einsatz von BE-Mobile zeichnen sich die folgenden Pluspunkte ab:

• Kürzere Durchlaufzeiten: Aufträge werden schneller abgeschlossen, Rechnungen zeitnah erstellt.
• Höhere Datenqualität: Weniger Übertragungsfehler und doppelte Erfassung.
• Bessere Kundenbindung: Professionelles Auftreten, verlässliche Kommunikation und transparente Serviceberichte.
• Effiziente Ressourceneinsatz: Die Disposition plant auf Basis aktueller Statusdaten – ohne Ratespiel.
• Fundierte Management-Entscheidungen: Durch Echtzeitdaten zu Servicehäufigkeit, Materialeinsatz und Produktqualität.

Kurz gesagt: Was früher als unvermeidbarer Kostenblock galt, wird heute zum strategischen Erfolgsfaktor.

Mobil, effizient und kundenorientiert

Ein wesentlicher Aspekt bei mobilen Lösungen ist die Abdeckung und Erreichbarkeit der Mobilgeräte. Dazu arbeitet die Lösung sowohl im Online-, als auch im Offline-Modus. Besitzt das genutzte Mobilgerät eine SIM-Karte, ist die Übertragung unmittelbar möglich. Alternativ wird das Gerät mit Infor M3 verbunden, sobald der Außendienstmitarbeitende zurück im Unternehmen ist. Der Datenabgleich beginnt dann unmittelbar.

Vor allem bei mobilen Umgebungen muss die Zugriffssicherheit gegeben sein, damit Angreifer kein böses Spiel damit treiben können. Erfolgt die Übertragung über das Mobilfunknetz, ist diese automatisch gesichert. Bei der alternativen Datenübertragung nach der Rückkehr ins Unternehmen ist ebenfalls für Sicherheit gesorgt, da die Übertragung dann im internen Netz des Unternehmens erfolgt.

Fasst man alle Aspekte zusammen, zeigt sich eindeutig: BE-Mobile ist mehr als nur ein digitales Serviceprotokoll. Es ist ein umfassendes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Serviceprozesse modernisieren, ihre Kunden begeistern und ihre internen Abläufe optimieren wollen.

Matthias Putzer ist Associate Consultant für Infor M3.

BE-terna GmbH