Anwendungsfälle von KI im PersonalwesenKI durch die HR-Brille

Human Resources (HR) braucht keine Allerwelts-KI. Sie braucht Werkzeuge, die dezidiert für den Einsatz in HR- und Personalabteilungen entwickelt wurden und dementsprechend konform mit der DSGVO und anderen relevanten Regularien sind. Das Entscheidende daran ist, dass diese Tools die Balance zwischen Innovation und Vertrauen halten.

Mitarbeiter im Bereich des Personalwesens müssen darauf vertrauen können, dass ihre persönlichen Daten sicher sind und nur von berechtigten Personen eingesehen und genutzt werden. Ein übergreifendes Rechte- und Rollensystem zum Beispiel kann diesen Anspruch umsetzen. Im Folgenden sind drei Anwendungsfälle geschildert, bei denen KI speziell im HR-Kontext einen großen Nutzen bringt.

Anomalie-Erkennung in der Payroll

Je nach Unternehmensgröße müssen HR-Abteilungen bis zu drei Mal pro Monat Lohnabrechnungen durchführen. Damit dabei keine Fehler passieren, nutzen viele Unternehmen bisher Excel Tabellen und Listen und vergleichen diese manuell mit denen des Vormonats. Diesen Abgleich kann eine Künstliche Intelligenz übernehmen.

Denn sie ist gut darin, Muster zu erkennen, und wird entsprechend schnell auf Anomalien aufmerksam, zum Beispiel Abweichungen im Brutto-Gehalt oder eine Änderung bei den Bezügen im Vergleich zum Vormonat. Dabei liefert KI nicht nur Ideen, worin die Abweichungen begründet sein könnten, sondern auch Vorschläge, wie im Einzelfall weiter verfahren werden soll.

ADP setzt dabei auf einen Human-in-the-Loop-Ansatz: Die KI übernimmt die Mustererkennung und die initiale Auswertung, die endgültige Entscheidung über das weitere Vorgehen liegt jedoch beim Menschen. Damit bleiben alle Entscheidungen konform mit geltenden Richtlinien, nachvollziehbar und in Sonderfällen individuell anpassbar. KI fungiert hier also ganz klar als unterstützendes Werkzeug und spart Mitarbeitern im Payroll-Team rund 30 Minuten Bearbeitungszeit pro Fall.

Hilfestellung für regulative Fragen

HR-Abteilungen sind regelmäßig mit Gesetzesänderungen konfrontiert, die direkte und indirekte Auswirkungen auf Gehälter, Bezüge und Verträge haben. Bisher bedeutete dies für Mitarbeiter in der HR: Gesetzestexte wälzen und interne Handreichungen durchsuchen, interpretieren und umsetzen.

Ein KI-gestützter Chatbot kann diese Fragen deutlich schneller beantworten. Um jedoch verlässliche Antworten liefern zu können, ist der Aufbau der eingesetzten KI entscheidend. Besonders im rechtlichen Raum können sich Unternehmen keine KI-Halluzinationen leisten. Deshalb setzt ADP hier auf Explainable AI, die lediglich auf ausgewählte, vertrauenswürdige und geprüfte Quellen zugreift, aber nicht auf das Internet. Mitarbeiter profitieren so von schnellen und verlässlichen Antworten, die speziell auf das Unternehmen und die internen Regelungen zugeschnitten sind.

Chatbots für Mitarbeiter

Im Arbeitsalltag kommen Mitarbeiter mit diversen kleineren Anliegen auf die HR-Abteilung zu: Wie ist der aktuelle Stand meines Urlaubskontos? Steht mir Sonderurlaub für einen Umzug zu? Ich möchte meine Kontodaten für die nächste Gehaltsabrechnung ändern und auf der letzten Lohnabrechnung ist ein Fehler aufgetaucht. Diese Anfragen erfordern kein tiefgreifendes Wissen, sind in der Recherche jedoch schnell zeitaufwändig.

Über einen Chatbot lassen sich solche Anfragen in Sekundenschnelle ausführen. Denn hinter dieser Art von Anfragen liegen standardisierte Suchprozesse, die sich mit KI automatisieren lassen. Über ein Chat-Interface können Mitarbeiter ihre Frage stellen. Dank Intent-Erkennung interpretiert die KI dann das Anliegen der Anfrage und stößt den entsprechenden Prozess dahinter an. Das spart Zeit und wird HR-Teams künftig entlasten, die sich dann it komplexeren Fragestellungen widmen können.

Zwischen Vertrauen und Innovation

Demographischer Wandel, Fachkräftemangel und steigende regulatorische Anforderungen indizieren, dass die Zuständigkeitsbereiche von HR-Abteilungen zunehmend komplexer werden. Ohne digitale Tools und den Einsatz von KI sind Mitarbeiter in HR-Aufgaben oftmals eingeschränkt. KI eröffnet deshalb neue Wege zur Entlastung, zur Effizienzsteigerung und zur Zeitersparnis.

Mit den richtigen KI-Lösungen schlagen HR-Teams die Brücke zwischen vertrauensvoller, persönlicher Beratung und innovativer Automatisierung von Routineaufgaben. Genau dies hat sich ADP zur Aufgabe gemacht: KI-Werkzeuge speziell für den Einsatz in HR- bzw. Payroll-Teams, für Mitarbeiter und Führungskräfte zu entwickeln und diese sukzessive innerhalb seiner HR-Software- und Services auszurollen.

Dr. Stefan Baumgart leitet bei ADP die deutsche Produktmanagement-Organisation und verantwortet die Bereiche Produktvision, Strategie und Innovation.

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