Digitalisierung ermöglicht neue Beratungsansätze Mobiles Arbeiten stärkt Teamwork

Mitarbeiter im Außendienst benötigen den mobilen Zugriff auf „ihre“ Anwendungen und Daten, um eine bessere und zielgerichtete Zusammenarbeit im Team realisieren zu können. So unterstützt zum Beispiel ein firmeninternes, soziales Netzwerk die Mitarbeiter beim Austausch zu wichtigen Projekten und minimiert die E-Mail Flut. Resultat: Es bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, wenn zudem noch die Hintergrundprozesse vereinfacht und automatisiert werden.

Erfolgsgeschichte

Längst macht die Digitalisierung auch vor kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sowie Buchhaltungsbüros und Steuerberatern nicht mehr Halt. Die Prozesse in den Unternehmen werden immer enger miteinander verzahnt – und das über verschiedene Orte und Unternehmen hinweg. Daher spielen Cloud-basierte Anwendungen eine immer wichtigere Rolle.

So kommt zum Beispiel der Branchenverband Bitkom in einer Studie zu dem Ergebnis, dass in Deutschland der Bedarf an Software, Speicher und Rechenleistung aus der Cloud ansteigt. Ihrzufolge ist der Anteil der Nutzer seit 2016 im Jahresvergleich von 54 auf 65 Prozent gestiegen. Cloud Computing habe sich durchgesetzt und sich zur Basistechnologie der Digitalisierung entwickelt, so Axel Pols von Bitkom Research. Diese Aussage bestätigt auch das KMU Barometer 2016: Demnach nutzte bereits im letzten Jahr die Hälfte aller deutschen KMUs Geschäftsanwendungen aus der Cloud. Im Jahr 2015 waren es gerade einmal 31 Prozent.

Die Erklärung für diese Entwicklung liegt auf der Hand: Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen die Notwendigkeit einer Digitalisierung erkannt haben und deshalb handeln. Dieser Trend lässt sich einfach erklären, denn KMU stehen in der Regel vor der Herausforderung, Prozesse noch schneller und effizienter auszuführen, um dadurch Zeit und Kosten zu sparen.

Trumpfkarte Mobility

Die gestiegene Relevanz der Kundenorientierung hat zur Folge, dass die Mitarbeiter – auch in KMU – mehr Zeit vor Ort, also direkt beim Kunden verbringen. Daher spielt das mobile Arbeiten eine wichtige Rolle, denn die Mitarbeiter benötigen jederzeit und überall die Kontrolle über ihre Aufgabenbereiche im Unternehmen. Daher steht das Arbeiten von unterwegs über Smartphone, Tablet, Apple Watch oder Laptop im Fokus.

Dank eines abgesicherten Zugriffs über eine sichere Cloud-Umgebung lassen sich die „Key Performance Indicators“ (KPI) nicht nur jederzeit in Echtzeit abrufen, sondern der Mitarbeiter kann auch direkt eingreifen. Mit Software wie zum Beispiel Sage Live, die für iOS- und Android-Geräte mobil einsetzbar ist, lassen sich Rechnungen online auf Mobilgeräten erfassen und sofort per E-Mail verschicken. Zudem können Mitarbeiter Bilder von wichtigen Nachweisen mit dem Smartphone oder Tablet machen und sie den Rechnungen beifügen.

Aber auch das Erfassen von Unterschriften der Kunden vor Ort ist damit möglich. Andere Aktionen, die sich „mobil“ erledigen lassen, sind das Einholen von Genehmigungen (z.B. mit der Apple Watch) oder das Erfassen von Reisekosten und anderen Ausgaben, die sich zudem direkt Kunden, Projekten oder Geschäftsbereichen zuordnen lassen. Und wer „seine KPI“ und andere Daten jederzeit auf einen Blick zur Hand hat, kann sie jederzeit mit Smartphone oder Tablet bei Geschäftspartnern vorlegen.

Automatisierung

Das Automatisieren und das Vereinfachen von administrativen Tätigkeiten bringt den Mitarbeitern Freiräume, die sie nutzen können, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Als typische Hintergrundprozesse, die sich vereinfachen und automatisieren lassen, gelten:

• die automatische Zahlung von Ein- und Ausgangsrechnungen, wie Lieferantenzahlungen per SEPA Überweisung,
• das Verbinden mit externen Datenquellen, Web-Applikationen, anderen Cloud-Lösungen oder On-Premise-Softwareprodukten,
• die Abwicklung der Umsatzsteuervoranmeldung über Elster,
• das Importieren von Daten aus CSV-Dateien oder Lohn- und Gehaltsbuchungen und
• das Anbinden verschiedener Abrechnungssysteme, wie zum Beispiel die Abrechnung von Agenturleistungen oder Service-Management-Lösungen.

Gezielte Teamarbeit ist heutzutage kein Hexenwerk mehr. Viele Unternehmen stöhnen mittlerweile unter der E-Mail-Flut, die Mitarbeiter im Unternehmen einsetzen. Oftmals werden dazu sehr große Verteilerlisten bemüht, so dass ein jeder, der nur ansatzweise mit dem Thema Kontakt hat, auch in diese Info eingebunden ist. Doch in Zeiten von „Social Media Technologie“ muss das nicht sein. Chat-basierte Tools können diese Informationen viel zielgerichteter und schneller an den Mann bringen.

Bei der Anwendung Chatter handelt es sich um ein internes soziales Netzwerk, das Mitarbeiter bei der zielgerichteten, effektiven Kommunikation in den betreffenden Teams unterstützt. Damit lassen sich aber auch Kunden oder Lieferanten mit in die Konversation einbeziehen.(rhh)

Hier geht es zu Sage Live