Sage Business Cloud People im Einsatz bei Spark NetworksVertrauenswürdigkeit als Geschäftsgrundlage

Im Jahr 2018 haben in Deutschland geschätzt 9,6 Prozent der Bevölkerung Online Dating Services genutzt. Der Markt boomt nach wie vor und auch die Spark Networks GmbH, Anbieter von Plattformen wie eDarling, JDate oder SilberSingles, profitiert von der Beliebtheit der Online-Partnersuche und wächst kontinuierlich. Das Berliner Unternehmen hilft aber nicht nur dabei, den richtigen Partner zu finden, sondern hat auch selbst mit Sage den richtigen Partner und mit der Sage Business Cloud People die richtige Lösung für das Personalwesen gefunden.

Zu den führenden Unternehmen für die digitale Partnervermittlung gehört die Spark Networks Services GmbH als Teil der Spark Networks Gruppe. Das Portfolio umfasst eine ganze Reihe von Premium-Diensten, die Singles auf der Suche nach einer glücklichen und langfristigen Beziehung unterstützen. Spark Networks SE entstand im Jahre 2017 als ein Zusammenschluss der 2008 gegründeten Spark Networks Services GmbH (ehem. Affinitas GmbH) und dem US-Unternehmen Spark Networks, Inc. und agiert in 29 Ländern weltweit.

Doch die Konkurrenz auf dem Online-Dating-Markt ist groß. Ein Faktor, um sich gegen Mitbewerber durchzusetzen, ist dabei die Garantie, dass Kundendaten zu jeder Zeit sicher sind. Denn Singles geben eine Vielzahl von sehr persönlichen Informationen preis: neben der detaillierten Beschreibung der eigenen Persönlichkeit gehören dazu vor allem die eigenen Vorstellungen vom Leben als Paar oder Familie. Vertrauenswürdigkeit ist deshalb die zentrale Geschäftsgrundlage für Unternehmen wie Spark Networks Services.

Doch nicht nur Nutzer der Premium-Plattformen vertrauen ihre Daten dem Unternehmen an. Hinter den Kulissen arbeiten über 220 Mitarbeiter, deren Personaldaten sicher und effektiv verwaltet werden müssen. Seit 2017 vertraut Spark Networks Services daher auf Sage Business Cloud People.

Einheitliches System für mehr Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit

„Mit Sage Business Cloud People profitieren wir von vielen automatisierten Prozessen“, erklärt Fabienne Riener, Director of HR der Spark Networks Services GmbH. Wenn ihre Abteilung beispielsweise einen neuen Mitarbeiter im System anlegt, werden automatisch Informationsmails an alle beteiligten Stellen verschickt. Dazu gehören neben dem Mitarbeiter selbst auch das Team-Management und die Systemadministratoren. „So sind sofort alle up- to-date, was uns eine Menge Arbeit erspart“, so Riener.

Neben Zeitersparnis stellt die Spark Networks Services GmbH hohe Anforderungen an die Sicherheit von Kunden- und Unternehmensdaten. Dazu gehört es, möglichen Angreifern den Weg ins System so schwer wie nur möglich zu machen. Neben gut geschulten Mitarbeitern und durchdachten Sicherheitsprotokollen bildet ein einheitliches System mit möglichst wenig Brüchen zwischen den Einheiten einen wichtigen Faktor für die System-Sicherheit. Denn je weniger Angriffsfläche, beispielsweise durch Systembrüche oder komplizierte Schnittstellen, geboten wird, desto niedriger ist das Sicherheitsrisiko für die Software.

Das gilt nicht nur für Systeme, die mit Kundendaten arbeiten, sondern natürlich auch für die eingesetzte HR-Software: „Wir hatten bereits ein HR-System im Einsatz, das sich allerdings als zu unsicher erwiesen hat. Nachdem wir unsere Daten auch einige Zeit mit Excel-Listen und rudimentären Datenbanken verwaltet haben, war schnell klar, dass wir eine sehr sichere, skalierbare HR-Lösung brauchten, um die Nachteile von Insellösungen und Systembrüchen zu eliminieren,“ sagt Riener dazu. Insellösungen und über verschiedene Unternehmensabteilungen verteilte Systeme zur Datenverarbeitung bergen aber noch weitere Nachteile, außer einem erhöhten Sicherheitsrisiko: sie sind sehr unübersichtlich.

Mit der HR-Software von Sage hingegen stehen Mitarbeiterdaten, Statistiken und Reports jederzeit zentral für alle Zugriffsberechtigten bereit. Alle HR-Requests, von Urlaubsanfragen bis hin zu Gehaltsanpassungen, laufen direkt über das System. Das hat sowohl den Zeitaufwand als auch die Fehlerquote drastisch gesenkt.

Selbst ist der Mitarbeiter

Eine besondere Rolle in der Personalarbeit bei Spark Networks Services spielt das „Employee Self Service“-Portal der Lösung. Damit können Mitarbeiter in verschiedenen Kategorien ihre Personalstammdaten selbst pflegen und beispielsweise Urlaubsdaten eintragen. „Hier haben wir jetzt volle Transparenz. Das war mit unseren vorherigen Systemen nicht gegeben“, betont Riener.

Neben Transparenz hat die Lösung Sage Business Cloud People einen weiteren Vorteil: man kann sie selbst anpassen. Es ist eher die Ausnahme, dass ein neu eingeführtes System von Anfang an alle nötigen Funktionen beinhaltet, die man braucht. Genauso wie sich Prozesse ändern, wandeln sich die Anforderungen an die IT. Wenn man im laufenden Betrieb nun feststellt, dass eine Zusatzfunktion fehlt, die aber entscheidend zur Effizienzsteigerung beitragen kann, steht die Frage im Raum – wer kümmert sich darum? Muss man erst einen externen Support anfordern oder kann man die Änderung auch selbst umsetzen?

Bei Spark Networks Services können Anpassungen, wie die Anlegung eines neuen Pflichtfeldes in einer Eingabemaske, selbst durch die Mitarbeiter im HR-Team realisiert werden, ohne auf externen Support angewiesen zu sein. Die so gesparte Zeit, auch wenn sie pro Tag vielleicht nur ein paar Minuten ausmacht, kann sich auf das Jahr gerechnet schnell zu einem ganzen Tag summieren. Ein Tag, der mit Bewerbergesprächen, einem Innovationsworkshop oder einem Strategiemeeting zielführender genutzt werden kann.

Software passt sich dem Unternehmenswachstum an

Momentan ist das Unternehmen in 29 Ländern weltweit präsent, vor allem im englischsprachigen Raum. Um mit dem anstehenden Wachstum Schritt zu halten, ist Skalierbarkeit gefragt. Fabienne Riener sieht Spark Networks Service mit der HR-Lösung von Sage gut aufgestellt. „Natürlich haben wir das Ziel zu wachsen und unsere Position am internationalen Markt weiter auszubauen. Dabei wird uns Sage Business Cloud People im HR-Bereich auch weiterhin begleiten“, sagt sie.

Schließlich lässt sich die Software dem Unternehmenswachstum anpassen, sowohl lokal als auch global. Und wenn das HR-Team eine Anforderung nicht selbst umsetzen kann, steht ihm der Support des Herstellers zur Verfügung. (rhh)

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