Tools und Tarife für bessere ZusammenarbeitVirtuelle Teamräume sind gefragt

Mit Collaboration-Tools erleichtern Unternehmen die interne Zusammenarbeit und sparen Zeit und Geld. Doch Anwender sollten genau darauf achten, welche Tools nützlich sind – und wie Anbieter mit ihren Mobilfunktarifen auf das veränderte Nutzungsverhalten reagieren.

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran: Auch beruflich sind mobile Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones längst ständige Begleiter. 35 Prozent der festen Mitarbeiter in Unternehmen nutzen geschäftlich ein mobiles Gerät mit Internetzugang – das ist das Ergebnis des Digital Office Index 2018 vom Digitalverband Bitkom. Unternehmen setzen digitale Lösungen demnach in verschiedenen Bereichen ein, zum Beispiel für kollaborative Zusammenarbeit.

Virtuelle Teamräume, Foren oder Portale nutzen bereits 38 Prozent der Unternehmen, weitere 20 Prozent planen die Einführung. Aus gutem Grund: Collaboration-Tools erleichtern nicht nur die Kommunikation, sondern sparen auch Zeit und Geld. Während etwa Konferenzen von internationalen Projektteams früher Reise- und Übernachtungskosten sowie mehrere Tage Zeit verschlungen haben, tauschen sich Mitarbeiter heute per Videokonferenz und in Online-Meetings über ihre Projekte aus.

Einzige Voraussetzungen neben der technischen Ausstattung: eine entsprechende Software und eine stabile Internetverbindung. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) könnten deutsche Unternehmen bis zu acht Milliarden Euro jährlich sparen, wenn sie Dienstreisen ihrer Mitarbeiter häufiger durch Videokonferenzen und andere digitale Methoden ersetzen würden.

Mobile Arbeit: Anbieter optimieren Tarife für Geschäftskunden

Um die Vorteile der kollaborativen Zusammenarbeit zu nutzen, müssen freilich auch die technischen Rahmenbedingungen passen. Anbieter wie die Deutsche Telekom haben auf das veränderte Nutzungsverhalten reagiert und ihre Mobilfunktarife für Geschäftskunden optimiert. Höheres Datenvolumen, Inklusivminuten für Auslandstelefonate und teilweise kostenfreie MultiSIM-Karten sollen auch mittleren Unternehmen helfen, leichter mobil zu arbeiten.

Nutzer können in den neuen Handytarifen des Anbieters zudem frei festlegen, welches Mobilgerät bei einem Anruf klingeln soll. Daneben bietet die Telekom auch Zubuchoptionen wie Flatrates ins Ausland oder einen Rundum-Schutz gegen Cyber-Angriffe.

Mit MultiSIM-Karten lassen sich die Mobilfunktarife der Telekom auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen. So ist es zum Beispiel möglich, mit dem Tablet im Internet zu surfen und gleichzeitig mit dem Smartphone zu telefonieren. Das Datenvolumen, das die Telekom kürzlich noch einmal aufgestockt hat, lässt sich flexibel von allen Endgeräten abrufen. Zusätzlicher Vorteil: Der Bonner Konzern stellt laut „Chip Netztest 01/2019“ erneut das beste Mobilfunknetz, mit dem Mitarbeiter auch in ländlichen Gebieten stets erreichbar sind.

Teams: Microsoft vereint Programme unter einer Oberfläche

Bei Unternehmen hoch im Kurs steht auch die Collaboration-Lösung Teams, die Microsoft Nutzern in Office 365 ohne zusätzliche Kosten bereitstellt. Einer Studie des IT-Netzwerks Spiceworks zufolge wird Teams bereits in jedem fünften befragten Unternehmen genutzt. Noch verbreiteter ist nur Skype for Business – ebenfalls eine Microsoft-Lösung, die der Softwareriese jedoch langfristig durch Teams ersetzen will.

Die Komplettlösung von Microsoft vereint bekannte Programme unter einer Oberfläche. Nutzer rufen damit ihre Anwendungen für Telefonie, Chat, Video, Dateiablage und teamübergreifende Zusammenarbeit nicht mehr einzeln auf, sondern starten dafür ausschließlich Microsoft Teams. Alle Leistungen werden aus der Cloud bereitgestellt und stehen den Nutzern direkt zur Verfügung. So lassen sich etwa Dokumente gleichzeitig gemeinsam bearbeiten.

„Die Microsoft-Produkte sind in Sachen digitaler Arbeitsplatz für viele Unternehmen heute wie zukünftig der Standard“, bilanzieren die Analysten von Crisp Research in der Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung“. „Doch auch Startups aus dem Bereich Collaboration werden immer häufiger als relevante Wettbewerber evaluiert.“ Junge Gründer bringen regelmäßig neue Lösungen auf den Markt. Crisp Research: „Collaboration- und Chat-Plattformen werden immer mehr zur zentralen Plattform digitaler Arbeitsplätze – rund um die Kommunikationslösung bauen sich Office, File-Share und Management-Lösungen auf.“

Zusätzlich Geld sparen dank Mehrkartenangeboten

Kleine und mittlere Unternehmen können darüber hinaus von Mehrkartenangeboten der Anbieter profitieren. So bietet zum Beispiel die Telekom abhängig von der Anzahl der gebuchten Business Cards automatisch gestaffelte Rabatte von bis zu 20 Prozent auf den Grundpreis der Handytarife – bei voller Leistung des Hauptvertrags.

Dank solcher Angebote können immer mehr Unternehmen den Computer-Arbeitsplatz relativ kostengünstig durch Mobilgeräte ergänzen. Prozesse lassen sich weiter digitalisieren und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter effizienter gestalten.

Jan Ungruhe

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