Bestellaufnahme auf der Krankenstation: schnell und sicher per AppMobile Lösung optimiert Krankenhauslogistik
26. März 2020
In der Krankenhauslogistik geht es nicht nur um Effizienz, sondern immer auch um eine sichere Versorgung zum Wohl der Patienten. Wie sich mit Hilfe einer mobilen App die Versorgung auf den Stationen vereinfachen und verbessern lässt, zeigt das Beispiel eines der größten Krankenhäuser in Schleswig-Holstein.
Im eng getakteten Klinikalltag muss jeder Handgriff sitzen, Minuten können über Leben und Gesundheit der Patienten entscheiden. Umso wichtiger ist es, dass die Versorgung mit Materialien auf den einzelnen Stationen jederzeit sichergestellt ist.
Im Klinikum Itzehoe, einem der größten Krankenhäuser Schleswig-Holsteins, ist das Team um Logistikleiter Thorsten Sievers für die modulare Versorgung der Stationen zuständig. Verbandsmaterial, Spritzen oder Babywindeln – über 20.540 solcher Verbrauchsmaterialien sind im SAP-System gelistet, gut 100 Bedarfsstellen sind zu versorgen, wie Thorsten Sievers berichtet.
Scannen ist gut – smart scannen ist besser
Der Bedarf wird täglich erfasst. Dabei kommen, wie häufig in der Krankenhauslogistik, Barcode-Scanner zum Einsatz. Scanverfahren werden eingesetzt, um Verwechslungen bei der Medikamentenzuordnung oder der Auswertung von Laborproben zu vermeiden. Scans bieten sich aber auch zur Erfassung des Bedarfs auf den einzelnen Stationen an. So auch im Klinikum Itzehoe, wo die Mitarbeiter des Pflegepersonals täglich die Etiketten der fehlenden Artikel auf der Station aushängen und somit den Stationsversorgern anzeigen, welche Artikel nachgeliefert werden sollen.
Noch vor wenigen Jahren waren Bestellaufnahme und -weitergabe langwierig und fehleranfällig: Vier bis fünf Versorgungsassistenten liefen jeden Morgen von Station zu Station. Mit Hilfe eines herkömmlichen Industriescanners lasen sie zunächst die Artikelnummern ein und mussten dann die Mengen manuell eintragen.
Pro Kostenstelle dauerte ein Scanvorgang etwa drei Minuten. Eine Überprüfung der Daten nach der Eingabe war nicht möglich. Anschließend übergaben die Mitarbeiter ihre Scanner ins Zentrallager, wo die Daten über eine Dockingstation in das SAP-ERP-System transferiert wurden. Mögliche Fehler bei der Mengeneingabe konnten so erst nach Stunden im System entdeckt und behoben werden. Somit war auch die Aktualität der Buchungen und Bestandsmengen nicht gegeben.
Mobile App als Lösung
Das sollte sich ändern. In einem Projekt gemeinsam mit SAP-Spezialisten der direkt gruppe wurde eine neue Lösung gesucht: effizienter und weniger fehleranfällig sollte sie sein. Dazu möglichst mobil und – wie in der Logistik oft Bedingung – robust. Im Ergebnis entwickelten die IT-Dienstleister eine neue Versorgungs-App, die auf mobilen Endgeräten läuft und direkt in das bestehende SAP-System integriert wurde. Die Endgeräte (in diesem Fall iPads) wurden zusätzlich mit einem Infrarotscanner, einer Schutzschale und einem Zusatz-Akku für längere Laufzeit ausgestattet.
Neben der Effizienz war den Projektverantwortlichen noch ein weiterer Punkt wichtig: Nutzerfreundlichkeit und gute User Experience (UX). Innerhalb der direkt gruppe sind dafür die UX-Spezialisten aus dem Online-Marketing verantwortlich: „Unser Auftrag war es, ein User Interface zu gestalten, bei dem jeder Nutzer intuitiv die wichtigen Dinge schnell findet und die richtigen Entscheidungen trifft“, erläutert Bastian Bilker, Leiter Konzeption und Kreation in der direkt gruppe. Aus Erfahrung weiß er, dass eine klare Benutzerführung, aber auch eine ansprechende Optik ausschlaggebend dafür sind, ob neue Anwendungen auch im B2B-Bereich gern und in vollem Umfang genutzt werden.
Nutzerfreundlichkeit ist entscheidend
Im Klinikum Itzehoe ist das gelungen; die neue Lösung wurde gut angenommen, wie Logistikleiter Sievers bestätigt. „Unsere Versorgungsassistenten konnten das neue Verfahren von Anfang an gut umsetzen, durch die intuitive Nutzerführung sind die Prozesse eindeutig und verständlich. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fällt damit leicht“, so der Logistikleiter.
In der Praxis läuft die Bestellaufnahme heute so ab: Zunächst wählen die Versorgungsassistenten auf ihrem Gerät die Station aus, sichten dann die fehlenden Artikel und scannen die Barcodes per Knopfdruck ein. Die fertige Bestellung wird auf dem Display angezeigt. Die Mitarbeiter können also sofort überprüfen, welche Artikel sie in welcher Anzahl bestellt haben und ihre Angaben gegebenenfalls noch korrigieren. Nach der Freigabe landet die Bestellung direkt als Reservierung im SAP-System. Nur noch gut 30 Sekunden dauert ein Scan-Vorgang per Kostenstelle. Bei einer durchschnittlichen Bestellmenge von rund 590 Artikeln pro Tag resultiert daraus eine merkliche Zeitersparnis.
Mobile Bestandsabfrage – papierlose Kommissionierung
Nach der erfolgreichen Einführung wurde das Verfahren noch weiter verbessert. Inzwischen läuft auch die Kommissionierung über eine erweiterte Funktion der neuen App. Nach Eingabe der Anforderung auf der Station wird nicht nur die Bestellung ins Lager übermittelt, sondern auch die Kommissionierungsliste im SAP-System aufgerufen. Das heißt, alle benötigten Daten, wie Artikelnummer, Materialkurztext, Lagerort, benötigte und verfügbare Mengen, werden unmittelbar auf dem Display angezeigt.
Auch hier gelang es, die Bedienung einfach und intuitiv zu gestalten. Das Roll-out verlief laut Thorsten Sievers daher zügig: Nach vier Tagen beherrschten die Pflegekräfte aller angeschlossenen Häuser den neuen Prozess.
Nachdem auch die Bestandsabfrage im Lagerbereich per App erfolgt, konnten die sperrigen Dockingstationen aus dem Lagerbereich entfernt werden. Keine festen PC-Arbeitsplätze mehr im Lagerbereich – das bedeutet auch Einsparung von Wartungskosten und Energie. Vor allem aber, das ist im Logistikzentrum besonders wichtig, konnte die gesamte Bestellverarbeitung digitalisiert werden, da mit Hilfe der App nun auch die Kommissionierung komplett papierlos abgewickelt wird.
Mobile Lösung überzeugt
Die Projektziele wurden so zu hundert Prozent erreicht. Die neue mobile Anwendung erlaubt nicht nur eine schnelle und sofort überprüfbare Bestellaufnahme, sondern auch ein zeitnahes korrektes Buchen der Bestände in den Stationen und im Warenausgang. „Die Fehler bei der Kommissionierung sanken fast auf null“, sagt Thorsten Sievers.
Statt vier bis fünf sind jetzt nur noch zwei Versorgungsassistenten mit der täglichen Bestellaufnahme beschäftigt. Dadurch bleibt den Mitarbeitern wieder mehr Zeit, sich zum Wohle der Patienten um die Qualität der Versorgung zu kümmern.
Nicola Hauptmann
