Digitales BewerbungsmanagementRecruiting mit Software einfach abbilden und steuern

Bewerbungsprozesse und Personalbeschaffung kosten Unternehmen Geld und werden gerade in Zeiten des Fachkräftemangels immer komplexer. Wachsende Bedeutung beim Recruiting kommt dem Internet zu – sowohl beim Finden von geeigneten Bewerbern, als auch im Bewerbungsprozess selbst. Ein E-Recruiting-Tool trägt dieser Entwicklung Rechnung. Es digitalisiert die Abläufe, vereinfacht die Verwaltung und unterstützt bei der Optimierung des gesamten Recruiting-Prozesses.

Die Corona-Krise hat das Recruiting zunächst durcheinandergebracht. Eine Blitzumfrage des Heidelberger Institutes for Competitive Recruiting (ICR) stellte fest, dass die Bewerbungseingänge in Unternehmen um knapp 50 Prozent zurück gingen. Anderen Quellen zufolge reduzierten sich auch ausgeschriebene Vakanzen um bis zu 40 Prozent.

Online-Befragungen des Portals StepStone dagegen zeigen allerdings, dass etwa die Hälfte der Befragten sogar noch stärker nach einer neuen Stelle Ausschau hält und Bewerber insgesamt flexibler reagieren, indem sie sich auch über Branchen hinweg orientierten. Mit den Lockerungen der Maßnahmen werden auch wieder mehr Menschen auf Jobsuche gehen – und der Bedarf ist ungebrochen, in manchen Branchen sogar erhöht. Laut ICR suchen zum Beispiel gerade Informationstechnologie, Beratung oder Medizin nach neuem Personal. Aber auch Logistik und der öffentliche Sektor haben offene Stellen.

Generell sind Bewerbungsverfahren aufwändig und kosten Unternehmen aller Größe Zeit und Ressourcen. Immer mehr Betriebe und Behörden suchen deswegen Tools, um das Bewerbermanagement abbilden zu können und ihre HR-Abteilungen zu digitalisieren.

Was ein Recruiting-Tool können muss

Moderne Bewerbermanagement- bzw. E-Recruiting Software deckt ein weites Feld ab. Sie digitalisiert alle Prozesse der Bewerbung, bildet sie ab und steuert sie. Idealerweise wird es von weiteren Tools wie Human Resources und Talent Management zu einer ganzheitlichen HR-Software-Suite ergänzt.

Ein E-Recruitment-Tool ermöglicht es zunächst, die Zielgruppe der Bewerber leichter zu erreichen. Es fungiert als Schnittstelle zu Stellenbörsen und kann durch die Funktion des Multipostings Anzeigen in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Medien – Print und Web – schalten. Zielgerichtetes Recruitment online und mobile steht heute im Fokus und muss gut gemacht sein. Gerade online gilt: Der erste Eindruck zählt und der potenzielle Bewerber klickt in Sekundenschnelle weg, wenn er nicht überzeugt wurde.

Viele Personaler haben noch nicht auf dem Schirm, wie wichtig SEO auch für Stellenanzeigen ist. Wer auf Jobsuche ist, nutzt die Keyword-Suche bei Google – am Ende geht es also um Reichweite. Der Service „Google for Jobs“ hat das Potenzial, für eine Disruption im Online-Stellenmarkt zu sorgen: Er sammelt Job-Angebote verschiedener Websites auf einer Oberfläche und rückt die Suchmaschinenoptimierung für Stellenanzeigen in den Vordergrund – Karriereportale könnten an Bedeutung und Sichtbarkeit einbüßen. Die Recruiting Software von rexx systems ist darauf längst eingestellt: Sie gibt Stellendaten strukturiert über den Standard schema.org an Google weiter, wodurch eine hohe Reichweite generiert wird.

E-Recruitment-Tools können durch standardisierte Kriterien auch die Vorauswahl geeigneter Bewerber übernehmen und teilweise sogar die schriftliche Kommunikation ausführen sowie die Termin- und Kontaktverwaltung verantworten. Die Software standardisiert Prozesse, führt Routineaufgaben aus und übernimmt die komplette Verarbeitung der Bewerberdaten. Dabei wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSVGO) berücksichtigt.

Leichtes Onboarding und Aufbau eines digitalen Talent-Pools

Ein E-Recruiting-Tool erleichtert auch den Einstieg neuer Mitarbeiter durch einen strukturierten Onboarding-Prozess. Informationen können über ein Portal bereitgestellt werden und konkrete Workflows legen fest, was wann von wem bereitgestellt oder erledigt werden muss. Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass nichts vergessen wurde und es keine Lücken in der Kommunikation gibt. Auch Templates für Mitarbeitergespräche und eine systematische Ergebnisdokumentation können Hilfestellung beim Onboarding leisten. Gamification-Elemente gestalten die Einbindung positiv und machen Spaß.

Über eine Schnittstelle wird ein zeitgemäßes E-Recruiting-Tool – wenn es nicht ein integriertes System einer Komplettanbieters ist –¬ an die digitale Infrastruktur des Unternehmens angeschlossen. So lässt sich direkt aus der Software eine digitale Personalakte erstellen, die der Personaladministration und -entwicklung dienen kann.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im E-Recruitment ist der Aufbau eines digitalen Talent-Pools in den Firmen, der nicht nur der unmittelbaren Personalbeschaffung dient, sondern eine Komponente der strategischen Personalplanung ist. Gerade bei der Personalbeschaffung sind Video-Funktionen ein smartes Feature. Sie können sowohl bei der Vor- als auch der Endauswahl der Bewerber unterstützen. Vor allem zeitversetzte Videos, die der Bewerber anhand von Kriterien eigenständig aufnimmt, helfen, den Recruitment-Prozess zu verschlanken und fairer zu gestalten – und bieten eine gute „Candidate Experience“.

Zeitgemäße Software schließt außerdem analytische Funktionen ein und nutzt die zur Verfügung stehende Datenlage: Woher kommen die Besucher einer Stellenausschreibung oder der eigenen Karrierewebseite? Gibt es einen regionalen Fokus? Wie hoch ist die Abbruchrate für ein bestimmtes Inserat? Die Ergebnisse dieser Analysen helfen, den gesamten Recruiting-Prozess zu optimieren.

Online-Recruitment wird immer wichtiger

Der Trend zur Digitalisierung in HR zeigt sich in der wachsenden Bedeutung des Online-Recruitments durch digitale Stellenbörsen oder auf den Websites der Unternehmen. Potenzielle Mitarbeiter suchen vor allem im Internet nach einer neuen Stelle. Auch Mobile- und Social-Media-Recruiting sind in größeren Unternehmen auf dem Vormarsch: Bei den Top 1.000 der deutschen Arbeitgeber belegen die sozialen Netzwerke nach Online-Stellenbörsen und der Firmenwebseite inzwischen den dritten Platz als Recruiting-Medium.

Das Active Sourcing geht sogar noch weiter: Für diese Direktansprache geeigneter Kandidaten beispielsweise über www.finest-jobs.com wird ebenfalls das Internet genutzt. Print-Stellenanzeigen dagegen spielen als Medium und als Erfolgsfaktor für die Personalbeschaffung nur noch in 40 bzw. 30 Prozent der Unternehmen eine Rolle.
Die meisten interessanten Bewerber erreichen Unternehmen heute also überwiegend oder sogar ausschließlich online. Hinzu kommt, dass Bewerber, die Erfahrung mit Online-Recruitment haben, häufig über einen höheren Bildungsabschluss, ausgeprägte Web-Affinität und Kompetenz im Umgang mit Digitaltechnologien verfügen. Gerade die jungen Kräfte der Generation Y und Z lassen sich mit einem digitalen Bewerber- und Talentmanagement leichter überzeugen.

Unternehmen, die E-Recruiting nicht nutzen, laufen Gefahr, die Zeichen der Zeit zu verschlafen. Der Markt entwickelt sich hin zu einem Bewerbermarkt und bereits heute leiden 55 Prozent der Firmen an Fach- und Nachwuchsführungskräften. Auch nach der Corona-Krise werden Unternehmen um die hellsten Köpfe konkurrieren.

Nadja Müller, freie Journalistin für Wordfinder PR

Rexx Systems