Weichen für die Zukunft der Arbeit stellen:So lässt sich das SaaS-Chaos überwinden
6. August 2021
Die Nutzung von Software as a Service (SaaS) hat einen neuen Höchststand erreicht und infolgedessen hat auch die Vielzahl an unterschiedlichen Anwendungen zugenommen. Unternehmen mussten sich praktisch über Nacht auf Remote- oder Hybrid-Arbeit einstellen und griffen deshalb gerne zu SaaS als flexibleres Betriebsmodell.
Ganz vorne mit dabei und anfangs nicht unumstritten waren die zahlreichen Collaboration-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams, ohne die viele Unternehmen den Geschäftsbetrieb in der Krise vermutlich nicht hätten aufrechterhalten können. Oft wurde die Wahl eines Anbieters jedoch überhastet getroffen, ohne sorgfältig zu prüfen, wie und wo die Daten gespeichert werden oder ob eine Datenschutz-Zertifizierung gemäß DSGVO vorliegt.
Mittlerweile zeigen sich nun die Schattenseiten einiger dieser SaaS-Entscheidungen. In der eiligen Implementierung solcher Tools haben viele Organisationen in pauschale Abonnements investiert, um ihre Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Aufgaben auch remote zu erledigen. Nun möchten IT-Verantwortliche die vertraglichen Konditionen neu aushandeln. Doch der Wechsel von einem SaaS-Service zu einem anderen ist nicht mehr so einfach, wenn die Mitarbeiter sich erst an eine Software und die damit verbundenen Arbeitsweisen gewöhnt haben – ganz zu schweigen von den potenziell erforderlichen Schulungen für Alternativen.
Der Nutzen eines SaaS-Tools ist je nach Aufgabenbereich des Mitarbeiters sehr unterschiedlich. Während einige nur wenige Basis-Funktionen nutzen, benötigen andere einen sehr viel umfassenderen Funktionsumfang. Oft nutzen Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, auch privat SaaS-Abonnements für Cloud-Speicherdienste wie Dropbox und registrieren diese entweder auf ihre private oder geschäftliche E-Mail-Adresse, was ebenfalls kritisch zu bewerten ist.
Der Blick in die Zukunft zeigt, dass eine erfolgreiche Implementierung von SaaS-Produkten für Unternehmen neben einer Konsolidierung von SaaS-Angeboten mit Blick auf die Speicherorte von Daten, auch die Möglichkeit einfacher Integrationen zur Beseitigung von Datensilos erfordern wird. Die Zukunft der Arbeit wird in einer hybriden Welt davon abhängen, dass das Effizienzpotenzial von SaaS-Anwendungen durch eine transparente Sicht und Verwaltung erschlossen wird, um auch zusätzlichen Mehrwert einzelner SaaS-Investitionen zu realisieren.
Der Erfolg von SaaS-Anwendungen und warum Unternehmen sie nutzen
SaaS-Anwendungen haben Unternehmen während der Pandemie zu einem Teil das Überleben ermöglicht und die Nutzung wird sich voraussichtlich nicht verringern. Gartner prognostiziert, dass das Marktsegment von SaaS in Public-Cloud-Umgebungen von 101,5 Milliarden Dollar auf 117,8 Milliarden Dollar im laufenden Jahr anwachsen soll.
Auch SaaS-Anwendungen haben sich im Zuge der Pandemie verändert. Der Funktionsumfang hat zugenommen und die Skalierbarkeit wurde erhöht, um den Mehrwert für Nutzer und Unternehmen zu erhöhen. Die Auswahl an Anbietern ist entsprechend groß. Allerdings stellen viele SaaS-Produkte nicht alle Daten zur Verfügung, die IT-Verantwortliche für ein effektives Kostenmanagements benötigen. Dazu zählen beispielsweise Datenabfragemöglichkeiten über APIs, um zu verstehen, was genau bezogen auf die Vertragsbedingungen genutzt bzw. verbraucht wird.
Die Konsequenz der schnellen Wahl
Bevor Unternehmen neue Funktionen einsetzen, müssen sie verstehen, welchen Mehrwert diese generieren. Das erfordert im Vorfeld zielgerichtete Überlegungen. Wie bereits erwähnt, gab es zu Beginn der Pandemie und der Heimarbeit wenig Zeit, verschiedene SaaS-Optionen sorgfältig abzuwägen. Basierend auf Gesichtspunkten wie dem Bedarf der Organisation, dem Budget oder vielleicht sogar der Sicherheit wurden schnelle Entscheidungen getroffen, damit die Unternehmen weiterarbeiten konnten.
Dies hat dazu geführt, dass Unternehmen nun Gefahr laufen, zu viel Geld auszugeben, beispielsweise durch die doppelte Nutzung derselben Anwendung in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten. Oder aber Mitarbeiter nutzen die Anwendung nicht wie vorgesehen – sei es aufgrund mangelnder Kenntnisse oder weil bestimmte Funktionen nicht benötigt werden.
Unternehmen haben oft keinen Überblick, welche SaaS-Anwendungen wie oder von wem genutzt werden. Dies erschwert das Management nachträglich, vermindert den ROI und kann sogar zur Folge haben, dass gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen wird – mit entsprechenden Risiken.
Die Vielzahl von SaaS-Anwendungen kann es für Mitarbeiter tatsächlich schwieriger machen, schnell relevante Informationen zu finden. In einer aktuellen Umfrage von Snow Software unter IT-Führungskräften gaben 32 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen zwischen 501 und 1000 einzelne SaaS-Anwendungen laufen – und weitere 32 Prozent gaben an, 101 bis 500 zu haben.
Darunter befinden sich unter anderem auch doppelte Anwendungstypen wie zwei bis sechs verschiedene Collaboration-Tools und mehr als sechs Speicherlösungen. Das größte Problem ist, dass diese Anwendungen nicht immer integriert sind oder sogar miteinander in Konflikt geraten können. Es werden also Zeit- und Ressourcen verschwendet.
Es ist daher wichtig, dass Unternehmen die vorhandenen SaaS-Anwendungen überprüfen und sich zu fragen, wie sie sich auf das Unternehmen auswirken und wie sie das hybride Arbeiten im „New Normal“ unterstützen können.
Den Wildwuchs in den Griff bekommen
Eine zentrale Sicht und ein umfassendes Management der IT-Landschaft ist essenziell – man nennt es in der Fachsprache auch „Technology Intelligence“. Beim Management jeder Anwendung geht es vor allem um volle Transparenz. Da sich SaaS in Unternehmen wie ein Lauffeuer ausbreitet und die Steuerung teilweise über verschiedene Abteilungen verstreut ist, müssen Organisationen dringend sicherstellen, dass sie wissen, welcher Nutzer welche Software wie aktiv nutzt.
Wenn IT-Verantwortliche den SaaS-Wildwuchs nicht mehr allein in den Griff bekommen, sollten Sie das direkte Gespräch mit den einzelnen Fachabteilungen suchen. Unternehmen sollten sogar ein Tool in Betracht ziehen, das bei der automatisierten Erkennung unterstützt. Sobald das System mit einem Technology-Intelligence-Tool komplett vermessen wurde, können IT-Verantwortliche mit Hilfe dieser gesicherten Daten in fundierte Entscheidungsprozesse über das Onboarding einzelner SaaS-Tools eintreten.
Durch die Prinzipien von SaaS und Software Asset Management können Unternehmen sicher sein, dass sie wissen, wo ihre Daten gespeichert sind, was sie für ihr Geld bekommen sowie welche Integrationsmöglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen. Dieses Maß an Transparenz muss in Zukunft zur Norm werden, damit Unternehmen ihre Anwendungen und deren Nutzung innerhalb ihrer Organisation effizient steuern können.
SaaS-Anwendungen werden auch in Zukunft vermehrt genutzt werden, trotz der absehbaren Konsolidierungsbemühungen vieler Unternehmen. IT-Verantwortliche müssen planen, wie sie detaillierte Einblicke in die Nutzung von Software in ihrem Unternehmen bekommen, damit unnötigen Kosten vermieden werden. Die Unternehmen, die nach den Herausforderungen der Pandemie schnellstmöglich die Kontrolle über ihre IT-Landschaft zurückgewinnen, werden am besten für die Anforderungen der Zukunft der Arbeit aufgestellt sein.
Leigh Martin ist Product Director bei Snow Software.
