Aus Administrationsaufgaben werden transparente ProzesseBüroorganisation im digitalen Zeitalter

Die Cloud-Lösung ADDISON OneClick für die Online-Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten geht in die nächste Ausbaustufe: Den Mandanten wird jetzt eine integrierte Arbeitsumgebung für die tägliche Büroarbeit zur Verfügung gestellt. Administrationsaufgaben wie die Rechnungsbearbeitung werden als durchgängige, weitgehend automatisierte Prozesse abgebildet.

Ungeliebte Büroarbeit

Büroarbeit ist die oft ungeliebte Verwaltungsseite, mit der sich kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Selbstständige und Freiberufler täglich auseinandersetzen müssen. Es geht um das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, das Führen von Kassenbüchern, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbüchern, das Buchen und Zahlen von Rechnungen und vieles mehr.

Die meisten kleinen Unternehmen setzen heute unterschiedliche Tools und Technologien ein, mit denen sie diese Aufgaben bei großem manuellem Aufwand bewältigen. Statt einer Aneinanderreihung von Aufgaben, die durch Medienbrüche und manuelle Eingriffe umständlich und fehlerträchtig ist, macht ADDISON OneClick aus den täglichen Büroarbeiten durchgängige Prozesse, mit denen die einzelnen Schritte transparent und effizient abgewickelt werden.

Beispiel Eingangsrechnungen: Die Rechnung wird per Handy oder Tablet abfotografiert oder per Scanner eingelesen, anschließend werden die relevanten Daten automatisch via OCR ausgelesen und ins Rechnungseingangsbuch übernommen, um von dort mit einem Klick als Zahlungsvorschlag an das neue Online-Banking-Modul übergeben zu werden.

Dies alles geschieht auf einer neu gestalteten Oberfläche, die intuitiv und sicher zu bedienen ist und keine buchhalterischen Kenntnisse voraussetzt. Genauso einfach sind Angebotserstellung und Rechnungsschreibung inklusive Zahlungserinnerungen und Mahnungen aufgebaut. Handwerksbetrieben, anderen Gewerbetreibenden, Freelancern und Freiberuflern ersparen alleine diese Applikationen einige Stunden Verwaltungsarbeit pro Woche.

Steuerberatung 4.0

ADDISON OneClick ist aber mehr als eine Cloud-basierende Lösung für effiziente Büroorganisation. Zusätzlicher Mehrwert entsteht durch die Collaboration-Plattform für die Online-Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Diese Software steht für „Steuerberatung 4.0“ − die Integration der IT-Prozesse der Geschäftspartner. Das heißt, alle Mandantenapplikationen sind in die Softwarelösung des Steuerberaters integriert, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Belege hat.

In der neuen Version steht dem Steuerberater ein „Collaboration-Monitor“ zur Verfügung, mit dem er festlegt, in welchen Bereichen er mit den einzelnen Mandanten online zusammenarbeitet − Kasse, Lohn, Steuern, Finanz-Reports etc. − und welche Aufgaben auf Mandantenseite zu welchen Terminen zu erledigen sind (mit Statusanzeige in Ampelfarben). Das Pendant dazu findet sich auf dem Startbildschirm des Mandanten (ebenfalls mit Ampelfarben gekennzeichnet). Diese Aufgabenübersicht ist auch auf Smartphones und Tablets verfügbar. Meldungen mit Hinweisen zu fälligen Aufgaben oder neuen Auswertungen können ebenso auf einer Apple Watch angezeigt werden.

Neu ist weiterhin eine App zur Freigabe von Dokumenten, seien es Rechnungen, Auswertungen, Berichte oder Steuererklärungen, die im integrierten neuen Dokumentenmanagement-System verwaltet werden. Der Mandant kann diese Dokumente auch auf mobilen Geräten ansehen und per „Klick“ oder „Wischen“ freigeben bzw. ablehnen.

Komplette Umgebung

ADDISON OneClick bildet ein Ökosystem, in das sich Drittlösungen wie etwa Online-ERP-Systeme der Mandanten integrieren lassen. In der neuen Version steht eine Online-API-Verbindung zur Verfügung, über die Daten aus anderen Online-Applikationen bereitgestellt werden können. Neu ist auch eine Mandanten-Buchhaltung für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst durchführen wollen. Sie arbeiten dabei mit der Softwarelösung, die auch der Steuerberater einsetzt.

„Mit der Online-Collaboration-Plattform ADDISON OneClick haben wir die Grundlage geschaffen, um Prozesse sowohl in der Steuerberatung als auch bei kleinen Unternehmen umfassend zu revolutionieren“, kommentiert Ralf Gärtner das neue Release. Für den Managing Director bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland und Vice President Europe für den Cloud-Bereich profitieren beide Seiten von dieser Lösung: „Den Unternehmen steht eine neuartige Umgebung zur Verfügung, die ihnen die tägliche Büroarbeit wesentlich erleichtert. Die Steuerkanzlei erhält von ihren Mandanten die benötigten Daten und Belege in einer Form, die direkt weiterverarbeitet werden kann. Steuerberater, die mit ADDISON arbeiten, verfügen über ein einzigartiges Serviceangebot für ihre Mandanten.“

Die neue Version von ADDISON OneClick mit neuen Applikationen u. a. für Online-Banking, Dokumentenbearbeitung und –archivierung, Freigabeprozess, Mobile Apps und Mandanten-Fibu ist ab Juni 2016 verfügbar. (rhh)

Hier geht es zu Wolters Kluwer Software und Service und ADDISON