Cloud stützt digitale Transformation in Unternehmen Die Kosten in der Cloud im Griff behalten

Cloud-Dienste boomen – kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne aus. Die Vorteile liegen mit der größeren Flexibilität auf der Hand – aber ist die Kostenentwicklung ähnlich positiv?

Die gestiegene Anzahl der Cloud-Anwendungen zeigt, wie die digitale Transformation in den Unternehmen voranschreitet. Befeuert durch die Covid-19-Pandemie arbeiten immer mehr Menschen von zuhause aus und erste Untersuchungen zeigen, dass das auch so bleiben wird: Laut einer Umfrage haben im zweiten Quartal 2020 bereits 60 Prozent der Mitarbeiter von zuhause aus gearbeitet – im Vergleich zu 40 Prozent im ersten Quartal. Das maximale Potenzial des mobilen Arbeitens wird sogar bei rund 80 Prozent gesehen.

Mit dieser Umwälzung der Arbeitswelt geht einher, dass mehr Endgeräte im Einsatz sind und sich immer mehr Menschen über VPN in die Unternehmensnetzwerke einloggen. Und hier kommt nun die Cloud ins Spiel: die Technologie verfügt über einige Vorteile, die Mitarbeitern und Unternehmen das Leben entschieden einfacher machen.

So sind die Dienste unproblematisch in alle Richtungen skalierbar und können bei jeder Änderung der Grundparameter – sich ändernde Mitarbeiterzahlen, einzelne Projekte, die für begrenzte Zeit bestimmte IT-Lösungen erfordern oder steigende Datenmengen – unkompliziert angepasst werden. Dabei ist der Aufwand für die IT überschaubar: Wenige Klicks und die Infrastruktur ist wieder dem Ist-Zustand angepasst. Gleichzeitig müssen deutlich weniger Wartungsarbeiten vorgenommen werden, ein Punkt, der ebenfalls zur Entlastung der IT-Fachkräfte beiträgt. Und der Mitarbeiter selbst? Er profitiert insofern von Clouddiensten, dass er – völlig unabhängig von Ort, Zeit oder Gerät – immer und überall Zugriff auf die IT-Ressourcen seines Unternehmens hat.

Digitaler Wildwuchs im Netzwerk

Betrachtet man all diese Vorteile, könnte der Gedankte aufkommen, mit der Cloud ist jetzt das digitale Paradies auf Erden eingezogen. Aber leider kommen auch hier mit den unbestreitbaren Vorteilen auch ein paar handfeste Probleme mit ins Gepäck. Wenn Mitarbeiter einfach auf Knopfdruck Services in Betrieb nehmen können, machen sie das in der Regel auch –ohne die IT-Abteilung darüber zu informieren. Passiert das an vielen Stellen und über einen längeren Zeitraum, kann eine immense Schatten-IT entstehen, die einige Konsequenzen hat.

Ein wichtiger Aspekt ist die Sicherheit: So ist es möglich, dass Mitarbeiter Services in Anspruch nehmen, die sensible Daten auf Servern im Ausland speichern, was nicht konform mit der EU-DSGVO ist. Ein weiteres Problem entsteht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und weiterhin über Zugangsdaten verfügen, von denen die IT-Abteilung nichts weiß. Sie könnten sich unbemerkt wieder ins Firmennetzwerk einloggen, Daten ausspähen oder herunterladen.

Ebenso schwierig sind die Themen Lizenzmanagement und Kostentransparenz: So ist oftmals nicht nachzuvollziehen, wie viele Lizenzen eines Dienstes gebraucht beziehungsweise gerade genutzt werden, wenn die IT nicht über jedes Tool informiert ist. Im Umkehrschluss kann die IT-Abteilung nicht mit Sicherheit sagen, wie die Kostenstruktur am besten zu optimieren ist, denn es fehlt schon an einem realistischen Überblick über deren Ist-Zustand. Denn durch die eigenmächtige Inbetriebnahme von IT-Diensten durch Mitarbeiter werden Kosten, die eigentlich der IT zugeschlagen werden müssten, auf den Konten anderer Abteilungen verbucht. Und wie sollen die Verantwortlichen ohne eine verlässliche Datenbasis festlegen, ob beispielsweise eine Anpassung der Verträge für einen bestimmten Service sinnvoll ist?

Cloud-Dienste müssen orchestriert sein

Diese Probleme sind bereits seit längerem bekannt, aber wie kann eine Lösung aussehen? Die IT-Abteilungen können ihre Kosten nur im Griff behalten, wenn die gesamte Struktur auf Transparenz ausgelegt ist. Gerade der Digitale Arbeitsplatz entwickelt sich durch den Trend zur Cloud immer stärker zu einem „Mixed Workspace“ mit lokal installierten Elementen und Apps bzw. Daten aus der Cloud. Unternehmen benötigen daher Transparenz der Geräte, Apps, Daten, Datacenter-Infrastrukturen, Cloud Workloads und deren Abhängigkeiten zueinander.

Und das ist nur möglich, wenn wirklich sichergestellt ist, dass alle Fäden in der IT-Abteilung zusammenlaufen.
Hier hilft ein Service Catalogue mit definierten Genehmigungsworkflows, damit die IT immer informiert ist, sobald ein entsprechender digitaler Service benötigt wird – egal wo im Unternehmen. Auch können die Verantwortlichen mit modernen Anwendungen die Datenströme zwischen jeder Art von Endgerät erkennen und inventarisieren oder Anwendungen hinsichtlich Kommunikation und Performance analysieren. Idealerweise können sie an Enterprise Service Management und Secure Unified Endpoint Management-Lösungen angekoppelt werden.

Eine solche Organisation der Cloud-Landschaft hat auch positive Auswirkungen auf Bereiche wie:

• Data Center & Cloud Control,
• Change & Risk Management,
• Security & Incident Response,
• IT Governance,
• Kostenoptimierung sowie
• Consolidation – auch bei M&A.

Die Folge ist ein umfassender Überblick in der Geräte- und Applikationslandschaft. Unternehmen können so Cloud- und Edge-Computing in das Management der Arbeitsumgebung einbinden und ihre Business Services rund um die Cloud und IoT einfacher und sicher gestalten. Und das macht ihre IT sicher und zukunftsfähig.

Torsten Boch ist Senior Product Manager für den Bereich Software Asset & Service Management bei Matrix42.

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