Personalverwaltung aus der Cloud:Impf- und Testnachweise ohne Aufwand und Risiken erfassen

17. März 2022

Der Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter beginnt derzeit mit dem Nachweis über einen aktuellen Corona-Test, einem bestehenden Genesenen- oder Impfnachweis. Was einfach klingt, zieht im Personalbereich (Human Resources, HR) allerdings eine Reihe von Schritten nach sich – auf die die internen Prozesse bislang nicht ausgerichtet waren. Für Mitarbeiter bringt die Überprüfung der Nachweise einen Mehraufwand und teils unangenehme Situationen mit sich, für Unternehmen eine Reihe von Ineffizienzen. Um dem zu begegnen ist der Einsatz einer voll integrierbaren HR-Software sinnvoll.

Jedes Unternehmen ist laut Infektionsschutzgesetz momentan dazu verpflichtet, den Test- oder Immunstatus seiner Mitarbeitern zu kontrollieren und zu dokumentieren (Paragraph 28b IfSG). Die Erfassung von aktuellen Test-, Impf- oder Genesungs-Nachweisen muss direkt im Unternehmen erfolgen – wie genau, beschreibt das Gesetz allerdings nicht.

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Die Ausführung dieses neuen Prozesses erfolgt in den Unternehmen deshalb auf ganz unterschiedliche Weise, oftmals als zusätzlicher und manueller Arbeitsschritt: Am Empfang, an der Pforte oder bei der Geschäftsführung liegen Papierlisten aus, in die die Mitarbeitern sich eintragen und ihre entsprechenden Nachweise als Kopie abgeben müssen. Die betrauten Personen sollen die Nachweise dann überprüfen und reichen sie an die Personalabteilung weiter. Diese heftet sie ab oder scannt sie ein.

Manueller Prozess kostet Zeit und birgt Risiken

Eine Reihe von Mitarbeitern ist demnach mit der Erfassung, Überprüfung und Aufbewahrung der Test-, Impf- und Genesungs-Nachweise beauftragt und sieht sich mit einem Mehraufwand konfrontiert, der normalerweise nicht zu ihren Aufgaben zählt. Der gesamte Vorgang nimmt jeden Tag aufs Neue viel Zeit in Anspruch und wird als zusätzliche Arbeitsbelastung empfunden.

Auch, weil die persönliche Durchführung dieser Aufgabe unangenehme Situationen, Konflikte und Risiken birgt: Schnelltests schlagen vor allem bei der Omikron-Variante nicht zuverlässig an, auch können sich Geimpfte infizieren. Möglich ist also, dass Mitarbeiter verifizierte Nachweise an der Pforte vorlegen, aber unwissend infiziert sind. Für diejenigen, die die Nachweise überprüfen müssen, bedeuten der persönliche und der Kontakt mit Papierdokumenten und -listen ein Infektionsrisiko.

Vor allem aber sind die Mitarbeiter an Pforte und Empfang auch diejenigen, die Kollegen mit ungültigen Nachweisen nach Hause schicken müssten. Das kann für Konflikte sorgen. Zusätzlich ist es für beide Seiten unangenehm, solch sensible Daten auszutauschen: Die Gesundheit eines Mitarbeiters geht den anderen nichts an. Nun aber führen Papierlisten persönliche Daten auf, die von jedem, der sich danach einträgt, eingesehen werden können. Das ist aus Datenschutzgründen kritisch. Womöglich geraten Mitarbeiter, die sich aus berechtigen Gründen nicht impfen lassen können in einen Rechtfertigungsdruck – ein zusätzliches Konfliktpotenzial. Nicht wenige Unternehmen haben deshalb externes Sicherheitspersonal beauftragt, das als objektive Kontrollinstanz den Frieden innerhalb der Belegschaft wahren und die zusätzliche Arbeitsbelastung bei den eigenen Angestellten verhindern soll. Doch die verursacht zusätzliche Personalkosten.

Integrierte Lösungen vermeiden Mehraufwand

Binden Unternehmen diese Prozesse in integrierte HR-Softwarelösungen ein, vermeiden sie manuelle Aufwände sowie Ineffizienzen und wahren den Datenschutz gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Immun- und Testnachweise werden beispielsweise direkt in der HR-Software eingegeben oder am Zeiterfassungsterminal eingescannt – neben der Arbeitszeit erfasst die Hardware dann auch die entsprechenden Zertifikate und erlaubt den Mitarbeitern den Zutritt oder eben nicht.

Die Software dahinter legt die Nachweise zentral ab und erfasst auch, wie viele und welche Mitarbeiter gegebenenfalls abgewiesen wurden – die Personalabteilung wird dann automatisch darüber in Kenntnis gesetzt. Auch löscht die Software all diese Daten nach sechs Monaten automatisch, denn dazu sind Unternehmen gemäß DSGVO verpflichtet. Ein manueller Aufwand durch die Personalabteilung ist somit dann auch überflüssig.

Im Idealfall führen Unternehmen für die Erfassung und Dokumentation der Nachweise keine gesonderte Software ein, sondern setzen generell auf eine All-in-One-Komplettlösung. Viele Unternehmen haben zwar bereits eine systematische HR-Software im Einsatz, zum Beispiel für die Zeiterfassung oder die Payroll.

Diese stellt aber keine zentrale Datenbank zur Verfügung, sondern ist ein System von mehreren, die nebeneinander herlaufen: Führungskräfte haben zum Beispiel eigene Listen mit den Geburtstagen, anstehenden Jubiläen und Gehältern der Mitarbeiter – auch von solchen, die gar nicht mehr im Unternehmen sind und deren Daten deshalb gelöscht werden müssten.

Es liegt also oft eine äußerst heterogene Landschaft an einzelnen Insellösungen für unterschiedliche Aufgaben vor, die untereinander wenig oder gar nicht kompatibel sind. Ein solcher Wildwuchs an Lösungen ist ineffizient, da Daten z. B. häufig mehrfach gepflegt werden müssen.
Eine HR-Komplettlösung stattdessen harmonisiert nun alle Daten und führt sie in einer zentralen Datenbank zusammen. Die Daten sind hier zentral organisiert, der Rollenfluss konzipiert – wer welche Daten einsehen und nutzen kann lässt sich streng regeln. Auch haben Mitarbeiter über ein eigenes Portal jederzeit Zugriff auf ihre Daten – ein Recht, das Unternehmen ihren Angestellten zugestehen müssen. Ein Mitarbeiter-Portal hat aber auch den Vorteil, dass Angestellte ihre Daten selbst pflegen können, zum Beispiel Umzug, Heirat, Urlaub, Elternzeit betreffend. Ebenso können sie selbsttätig Impf- und Testnachweise hochladen.

Prozesse optimieren, IT entlasten

Bei der Einführung einer solchen All-in-One-Lösung ist es unablässig, die internen Prozesse mit in den Blick zu nehmen und gegebenenfalls zu optimieren. Andernfalls kann das volle Potenzial der Lösung womöglich nicht ausgeschöpft werden. Mitarbeiter müssen aus ihren alten Gewohnheiten herausgelockt und standardisierte Vorgänge der Software überlassen werden, weil diese solche Tätigkeiten effizienter durchführt.

Im Gegenzug nimmt die Lösung die Mitarbeiter in den einzelnen Prozessschritten sozusagen an die Hand: Legt ein Mitarbeiter zum Beispiel einen ungültigen Nachweis über seine Immunisierung oder Testung vor, meldet das System dies an das Personalmanagement, die dann weitere Prozesse anstößt – zum Beispiel indem sie unbezahlten Urlaub oder eine Krankmeldung hinterlegt und die Abteilung des Mitarbeiters über die Abwesenheit informiert. Insgesamt wird die HR-Abteilung entlastet und kann sich ihren Kernaufgaben widmen.

Die Effizienz einer Komplettlösung zeigt sich aber nicht nur in der Personalabteilung, sondern auch in der IT. Denn wird das System extern gehostet und via Cloud zur Verfügung gestellt, muss die IT die Software nicht mehr selbst warten. Für die Sicherheit und Aktualität der Software steht der Anbieter einer solchen Cloudlösung ein: Die Rechenzentren sind abgesichert, sodass der Zugriff auf die Daten stets gewährleistet ist und der Missbrauch verhindert wird.

Technische Probleme werden schnell gelöst, Updates automatisch eingespielt. Die HR-Software ist so immer auf dem aktuellen Stand. Das ist wichtig, weil sich gerade für das Personalmanagement auch kurzfristig neue Vorgaben ergeben können – in der Pandemie zum Beispiel bezüglich Kurzarbeitergeld, Quarantäne oder eben hinsichtlich der Erfassung von Impf- und Testnachweisen.

In vielen Fällen scheuen Unternehmen, eine solch umfassende HR-Lösung einzuführen – aus Angst vor hohen Kosten etwa oder vor aufwändigen Migrationsprojekten. Dabei geht die Datenübertragung vom alten System ins neue relativ schnell und gehört längst zum Standard. Eine schrittweise Implementierung, bei der die einzelnen Module nach und nach eingeführt werden, ist möglich und erleichtert die Einführung. Die Kosten sind vor allem bei einer Cloud-Lösung überschaubar und können gut vertreten werden, da hier eine monatliche Gebühr fällig wird und Unternehmen nicht bei Projektbeginn eine hohe Investition tätigen müssen.

Die Kontrolle des Impf- oder Genesenenstatus sowie von Testnachweisen leitet in Unternehmen einen zusätzlichen Prozess ein. Wird dieser manuell durchgeführt, bedeutet dies für die Mitarbeiter einen immensen Mehraufwand und birgt Risiken und Konflikte, insbesondere in datenschutzrechtlicher Hinsicht.

Eine HR-Komplettlösung nimmt diesen sowie zahlreiche weitere manuelle Arbeitsschritte ab und schafft freie Kapazitäten für die wertschöpfenden Kernaufgaben. Zudem wird die DSGVO durch Rollenkonzepte und z. B. automatisierte Löschvorgänge stets eingehalten. Auch liegen durch regemäßige Updates immer die aktuellen Gesetzesvorgaben zugrunde. Die Einführung einer solchen Software ist technisch schnell umgesetzt und mit überschaubaren Investitionen verbunden.

Marco Peine ist Chief Sales Officer und Geschäftsführender Gesellschafter die Comvahro GmbH.

Comvahro GmbH

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