Anwenderfehler häufig Grund für unwiederbringliche DatenverlusteRisiko Mensch und die Datensicherheit in Microsoft 365

Während Microsoft 365 Unternehmen eine hervorragende Skalierbarkeit und Redundanz bietet, um Störungen durch Naturereignisse und mechanische Ausfälle Störungen zu vermeiden, ist das Hosten von Daten in der Cloud mit gewissen Risiken verbunden. Anwenderverursachte absichtliche oder versehentliche Datenverluste sind nach wie vor ein Problem für Unternehmen. Denn verloren gegangene Daten sind nur schwer wieder zu beschaffen. Deshalb ist es ratsam, über zusätzliche Instrumente oder -dienste nachzudenken, wenn es um die Datensicherheit geht.

Die Ausfallzeiten bei Microsoft 365 basierten Applikationen sind spürbar verringert, da die Anwendungen auf hochverfügbare Architekturen sowie verschiedene Regionen verteilt sind. All dies hat die cloudbasierte Produktivitätsplattform des Serviceanbieters aus Redmond bei Unternehmen jeglicher Größe und Branche mittlerweile zu einer echten Alternative für eine Cloud-Infrastruktur gemacht.

Doch auch Microsoft stößt an Grenzen, was den Schutz des laufenden Geschäfts vor menschlichem Versagen betrifft. Denn die Plattform unterscheidet nicht zwischen einem Mitarbeiter, der bewusst böswillig wichtige Dateien löscht, und jenem, der für den Geschäftsablauf irrelevant gewordene Dateien entsorgt.

Versehen verursachen massive Probleme

Neben Hardware- und Systemfehlfunktionen ist menschliches Fehlverhalten beunruhigend häufig für den Verlust von Unternehmensdaten verantwortlich. Rund ein Drittel der Datenverluste passieren schlicht durch menschliche Fehler. Die Art und Weise, wie sie zustande kommen, ist dabei vielfältig und deswegen schwer in den Griff zu kriegen: Löscht ein Nutzer unbeabsichtigt eine E-Mail, eine Datei, eine Aufzeichnung oder sogar ein komplettes Postfach, folgt Microsoft 365 klar dieser Anweisung und zieht das menschliche Versehen nicht ins Kalkül.

Gelöschte oder erpresserisch unzugänglich gemachte Daten und E-Mails, die entweder durch eine Attacke auf das Netzwerk, Ransomware-infizierte Hardware oder einen verärgerten Mitarbeiter vernichtet wurden, können nicht mehr zugänglich gemacht werden oder sind endgültig verschwunden. Ein Mitarbeiter-Account mit geschäftskritischen Daten ist aus dem System verschwunden beziehungsweise wurde gelöscht, obwohl er wichtige Daten beinhaltet. Ohne eine Möglichkeit, den gelöschten Account wiederherzustellen, bleiben alle darin gespeicherten Daten für immer verloren.

SaaS-Lösungen sind perfekt für eine gemeinschaftliche Dokumentenbearbeitung, insbesondere wenn die Teams von verteilten Orten aus arbeiten. Aber ältere Dokumentenversionen sind nach einer gewissen Zeitspanne nicht mehr verfügbar. Und schließlich gibt es auch Synchronisierungs- beziehungsweise Administrationsfehler von IT-Teams, die Dateien korrumpieren können, wenn sie zwischen on- und off-Premises verschoben werden.

Schutz vor versehentlicher Löschung

Microsoft 365 bietet Nutzern durchaus einen gewissen Schutz vor Datenverlusten, der ist allerdings auf ein Basis-Niveau begrenzt und wiegt deshalb viele Nutzer in der trügerischen Sicherheit, ihre Daten seien ausreichend geschützt. Denn die Möglichkeiten einer Wiederherstellung mit dem Basis-Level sind in Wirklichkeit begrenzt.

So bleiben beispielsweise in Exchange online individuelle E-Mails, die gelöscht wurden, standardmäßig 30 Tage im Ordner „Gelöschte Elemente“. Weitere 14 Tage werden die gelöschten Daten aufgrund eines zusätzlichen Schutz-Levels aufgehoben. Danach sind sie endgültig verloren.

Unternehmen und Organisationen, die eine Cloud-Lösung für ihre geschäftlichen Aktivitäten in Betracht ziehen, sollten immer auch an eine zusätzliche Unterstützung für eine sichere Datenspeicherung denken. Und das sowohl bei der Risikominimierung irrtümlich oder bösartig hervorgerufener Datenverluste als auch bei der E-Mail- und Datenaufbewahrung, nachdem Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben.

Zeitintensives Recovery

Dateien in Microsoft 365 und OneDrive for Business werden über redundante Server repliziert. Die Wiederherstellung irrtümlich gelöschter Dateien ist – selbst, wenn dies möglich ist – sehr zeitaufwändig. Wenn die Dateien nicht in den Website-Sammlungen vorhanden sind, muss der Microsoft-Support sie manuell rekonstruieren – und das kann dann schon mal sechs bis zehn Tage in Anspruch nehmen.

Es lohnt sich, effektivere Wege in Betracht zu ziehen, um Kontrolle über den Datenwiederherstellungsprozess zu haben. Das geht mit Cloud-to-Cloud-Backup-Technologien von Drittanbietern, die eine einfache Einrichtung und automatische Backup-Prozesse bieten, die es dem Administrator ermöglichen, verlorene, versehentlich gelöschte und beschädigte Daten sofort wieder in der Microsoft-Anwendung wiederherzustellen, aus der sie stammen.

Cloud-Plattformen und Dienste bieten zwar eine breite Palette an wirklich bahnbrechenden Vorteilen, allerdings entlassen sie die Anwender nicht aus deren Verantwortung, selbst für den Schutz ihre Mails und Daten zu sorgen – Stichwort Shared Responsibility. Public-Cloud-Provider arbeiten darüber hinaus mit verschiedenen SaaS- und Softwareanbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die verfügbaren Datenschutz- und Sicherheitslösungen auf ihren Plattformen ordnungsgemäß funktionieren.

In den Nutzungsbedingungen von Microsoft 365 wird sogar ausdrücklich empfohlen, einen Sicherungsdienst eines Drittanbieters zu verwenden. In einigen Fällen arbeiten die Microsoft-Ingenieure während der Entwicklung einer Cloud-to-Cloud-Backup-Lösung mit den Sicherheitsanbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösung eng integriert ist und die besten Funktionen bietet.

Am lokalen Backup führt kein Weg vorbei

Es ist allerdings festzuhalten, dass, Cloud hin oder her, für Unternehmen, die auf ihre Datensicherheit und Geschäftskontinuität Wert legen, an einem lokalen Backup auch in Zukunft kein Weg vorbeiführt. Eine lokale Backup-Appliance sorgt für schnelles und bequemes Recovery für Alltagsfälle: Einzelne Daten und Ordner, die versehentlich gelöscht oder überschrieben wurden, lassen sich mit heutigen Appliances innerhalb von wenigen Minuten wiederherstellen.

Ein solcher Recovery-Job kann selbst von ungeübten Administratoren mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Das Cloud-Backup kommt erst ins Spiel, wenn Primärdaten und lokale Backup-Daten gleichzeitig verloren gehen, also im „Desaster“-Fall. Unternehmen erhalten eine externe (Air Gapped) DR-Kopie ihrer Daten. Deshalb sollten Unternehmen sicherstellen, dass relevante Daten zugänglich bleiben, wiederherstellbar und dauerhaft geschützt sind.

Mit einem automatisierten Backup-Service können IT-Abteilungen gegenüber manuell durchgeführten Backups sehr viel Zeit sparen. Zudem werden Out-of-Date-Backups vermieden. Einige Services beinhalten On-demand-Backups sowie Backup-Zeitpläne, so dass IT-Teams mit weniger Druck viel entspannter arbeiten können. Geschäftsaktivitäten müssen mit den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen unbedingt konform bleiben. Die Daten müssen einfach und schnell verfügbar sein.

Sämtliche Daten in Microsoft 365 sollten sich über eine Internetverbindung von jedem Ort wiederauffinden lassen. Die Wiederherstellung sollte flexibel sein und Point-in-Time-Recovery für den ursprünglichen Account oder vom Administrator-Account aus erlauben. Indem eine Lösung implementiert wird, die frühere Dokumentenversionen wiederherstellt, lassen sich Irrtümer schadenfrei beheben. Für den Fall eines Angriffs müssen Organisationen Vertrauen in die Sicherheit ihrer Daten haben.

Deshalb sollten ruhende und bewegte Daten immer verschlüsselt sein. Unternehmen sollten außerdem Technologien mit Multi-Faktor-Authentifizierung sowie eine Aufgaben-basierte Administration in Betracht ziehen, um Cyber-Attacken ins Leere laufen zu lassen. Einige Hersteller von Backup-Lösungen beginnen zudem, gängige Cloud-Speicher in ihre Lösungen zu integrieren. IT-Administratoren können so zum Beispiel Microsoft-365-Umgebungen über eine sichere Verbindung direkt zum Cloud-Backup sichern und unabhängig von Microsoft verlorengegangene Daten wieder zugänglich machen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie dann auch für diese Dateien eine Revisions-Historie besitzen.

Moderne Unternehmen erkennen immer mehr, dass der Einsatz der Cloud wettbewerbsrelevante Vorteile bringt, Kosten einspart und die Arbeitsprozesse effizienter macht. Zudem sichern die meisten SaaS-Anbieter die Daten ihrer Kunden für den Fall von Anwendungsausfallzeiten. Aber sie können ihre Kunden nicht vor deren eigenem Fehlverhalten schützen. Wenn Anwendungsdaten, sei es versehentlich oder mutwillig, verändert werden, können die überschriebenen Daten für immer verloren sein.

Deshalb sind Unternehmen sehr gut beraten, wenn sie mit der gleichen Sorgfalt ihre Daten in der Cloud schützen wie sie dies mit den lokal gespeicherten Daten tun. Wer also seine Infrastruktur entsprechend gut vorbereitet, Expertenwissen nutzt und weitsichtig plant, was Zeit und Budget betrifft, wird sich schnell in der neuen Umgebung eingelebt haben.

Charles Smith ist Consulting Solution Engineer für den Bereich Data Protection bei Barracuda.

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