Virtuelle Zusammenarbeit noch unbeliebt bei Mitarbeitern „Bring Your Own Meeting“ und die Zusammenarbeit am „Arbeitsplatz von morgen“
24. Juni 2020
Die COVID-19 Pandemie hat Unternehmen weltweit in kürzester Zeit dazu gezwungen, auf Home Office und virtuelle Zusammenarbeit umzusteigen. Doch schon vor der Pandemie hat die Digitalisierung des Arbeitsplatzes die Art, wie Menschen zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, maßgeblich verändert. Neben dem flächendeckenden Einsatz neuer Technologien und den damit einhergehenden Herausforderungen, hat der digitale Wandel auch weitreichende Folgen für die Unternehmenskultur. Die aktuelle Barco ClickShare-Studie hat 1500 Büroangestellte befragt, um zu untersuchen, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit sind und was Unternehmen tun können, um die Digitalisierung von Mitarbeiterkommunikation in Teams zu optimieren.
Die Digitalisierung der Mitarbeiterkommunikation und virtuelle Zusammenarbeit werden oft mit effizienteren Arbeitsweisen und größerer Flexibilität für Mitarbeiter verbunden, die nun ortsunabhängig und mit flexiblerer Zeiteinteilung ihrer Beschäftigung nachgehen können. Angestellte nehmen im Schnitt an neun virtuellen Besprechungen pro Woche teil. Die Studie zeigt jedoch, dass der Wechsel von persönlicher zu digitaler Kommunikation nicht immer reibungslos abläuft und virtuelle Meetings oft noch ineffizient ablaufen.
Drei von vier Büroangestellten bevorzugen daher weiterhin die persönliche Zusammenarbeit. Mehr als 25 Prozent gaben an, dass virtuelle Besprechungen reine Zeitverschwendung sind. Auch die hohe Anzahl an virtuellen Besprechungen und die lange Dauer von Meetings, die aufgrund des gestiegenen Bedürfnisses nach Abstimmung und regelmäßigen Updates stattfinden, führten zu Frustration bei den Befragten. 57 Prozent der Teilnehmer der Studie wünschten sich daher zurück zu weniger und 78 Prozent zu kürzeren Meetings.
Optimierte Meeting-Technologie
Der Erfolg von virtueller Zusammenarbeit beginnt mit der richtigen technischen Ausstattung. 52 Prozent aller Besprechungen finden bereits virtuell statt und nur 4 Prozent aller Meetings werden komplett ohne elektronische Hilfsmittel durchgeführt. Trotzdem haben viele Mitarbeiter immer noch Probleme mit der Technik. Probleme mit der Verbindung (42 Prozent), dem Ton (39 Prozent) und dem Video (32 Prozent) sowie Schwierigkeiten beim Einrichten der eigenen Technik (22 Prozent) und dem Teilen von Präsentationen und Materialien (22 Prozent) wurden hierbei am häufigsten genannt.
Auch gibt es bei jedem vierten Meeting Probleme mit der Kompatibilität verschiedener Konferenzsysteme. Im Durchschnitt nutzen Mitarbeiter regelmäßig sechs verschiedene Konferenzsysteme, wenn sie sich mit Kollegen oder Kunden verbinden. Diese neue Art von Besprechungen, bei denen Mitarbeiter aus der Ferne zugeschaltet von ihren eigenen Geräten mit verschiedenen individuellen Konferenzsystemen arbeiten, wird als „Bring Your Own Meeting“ bezeichnet. Auf diese Art von Besprechung ausgerichtete digitale Schnittstellen können Geräte und Software verschiedener Hersteller in ein gemeinschaftliches Meeting-Erlebnis integrieren und damit intuitive Zusammenarbeit und ein bequemeres Meeting-Erlebnis ermöglichen, bei dem die Teilnehmer die von ihnen bevorzugte Technik verwenden können.
Die richtige Planung
Laut der Studie fällt es Mitarbeitern schwerer, sich während virtuellen Meetings zu konzentrieren und Besprechungen zu folgen, wenn diese keine klaren Ziele und Struktur haben (55 Prozent). Gleichzeitig gaben 51 Prozent der Teilnehmer an, dass oft nicht klar ist, um was es in einer Besprechung geht und welches Ziel dieses hat – 15 Prozent der Zeit von virtuellen Meetings wird so mit dem Besprechen irrelevanter Themen verschwendet.
Jeder vierte wünschte sich daher, dass virtuelle Meetings in einem geordneten, vorbereiteten Rahmen stattfinden. Die richtige Planung wurde von der Mehrheit der Befragten als entscheidend für eine effiziente Durchführung von Meetings gesehen. Um die Effizienz zu steigern, sollten Zweck und Ziel eines Meetings sowie die Agenda (77 Prozent) und wichtige Materialien und Präsentationen (76 Prozent) bereits vorab geteilt und Teilnehmer angeregt werden, sich mit diesen intensiv auseinanderzusetzen und schon vor dem Meeting Rückfragen zu stellen.
Meeting-Kultur und -regeln sind nötig
Besonders virtuelle Besprechungen bieten aufgrund der Distanz zu anderen Teilnehmern viel Raum für Ablenkung und Zeitverschwendung. Zu den häufigsten Problemen mit dem Verhalten von Meeting-Teilnehmern zählen das Lesen von Emails (70 Prozent), die Nutzung von sozialen Medien (34 Prozent) oder Essen während dem Meeting (55 Prozent). Daneben wurde das Warten auf andere Teilnehmer (41 Prozent) sowie störende Hintergrundgeräusche (30 Prozent) als weitere Probleme genannt.
Um dem entgegenzuwirken sprachen sich die Befragten für klare Regeln für Meetings aus, angefangen von Vorgaben zur Pünktlichkeit und Fristen für Absagen von Besprechungen, bis hin zu einer verpflichtenden Stummschaltungsregel für Teilnehmer, die gerade nicht sprechen. Auch sollte es festgelegte Pausen zum Essen und Trinken oder für andere wichtige Aktivitäten geben (66 Prozent), um eine klare Trennung zwischen diesen und der konzentrierten Besprechungszeit zu schaffen.
Während durch die COVID-19 Pandemie Teams auf der ganzen Welt in schnellster Zeit zu virtueller Zusammenarbeit übergehen mussten, wird sich der Trend zu mehr digitaler Kommunikation und Mitarbeiterzusammenarbeit auch in Zukunft fortsetzen. Unternehmen, die die Vorteile neuer Arbeitsprozesse erkennen und auf Herausforderungen reagieren oder diese sogar vorbeugen, werden auch in Zukunft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil haben.
Zum einen sollte dies mit einem Umstieg auf die richtige Technik geschehen, um Mitarbeitern die Zusammenarbeit unter dem Leitsatz von „Bring Your Own Meeting“ so einfach und bequem wie möglich zu machen und technische Probleme zu minimieren. Zum anderen zeigt die Studie auch, dass viele Probleme aus der fehlenden Planung oder einer unausgereiften Meeting-Kultur kommen – diese Prozesse zu verändern, könnte wohl auch in Zukunft die größte Herausforderung bleiben.
Lieven Bertier ist Segment Director Workplace bei Barco ClickShare.
