Materna modernisiert Austausch von DateienDateiaustausch mit DSGVO-konformer Lösung

Das A und O für einen reibungslosen Betriebsablauf in Unternehmen ist neben einer eindeutig festgelegten Aufgabenverteilung und einer guten Abstimmung unter den Mitarbeitern vor allem eines: ein sicherer, einfacher und nachvollziehbarer Austausch von Dateien mit Dritten. Ist dieser nicht gewährleistet, können wichtige Dokumente in falsche Hände gelangen oder verloren gehen.

Diese Problematik kann zu großen Schäden für das gesamte Unternehmen führen. Um seine Kommunikation sicherer zu machen und Dateitransfers zu dokumentieren, suchte das Unternehmen Materna nach einer moderneren Lösung. Leistungsspektrum dieses Full-Service-Dienstleisters erstreckt sich von der Beratung und der Implementierung bis hin zum Betrieb von IT-Technologien. So zählen zum Kundenstamm sowohl IT-Organisationen und Fachabteilungen als auch öffentliche Verwaltungen. Weltweit beschäftigt das Unternehmen mehr als 2600 Mitarbeiter.

Bei dieser Unternehmensgröße werden täglich auch zahlreiche vertrauliche Daten ausgetauscht – sowohl intern als auch extern mit Kunden und Partnern. Materna erkannte, dass die herkömmliche E-Mail – insbesondere beim Empfang von Daten Dritter – in Sachen Sicherheit und Datenschutz noch Luft nach oben bot. Daher begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer Alternative.

DSGVO-konforme Austauschplattform ersetzt Dateiversand per E-Mail

Neben einem sicheren Dateiaustausch mit Dritten sollte gleichzeitig der Dateitransfer für jeden nachvollziehbar sein und selbstverständlich der Datenschutz eingehalten werden. „Da wir bei unserer Arbeit natürlich jeden Tag personenbezogene Daten austauschen, haben bei allen Vorteilen, die eine entsprechende Lösung bieten muss, Datensicherheit und Datenschutz für uns oberste Priorität“, sagt Ulrich Eickhoff, Teamleiter Backoffice bei Materna.

Wichtig war es dem Dienstleister zudem, dass das neue Tool ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis sowie Möglichkeiten zur Personalisierbarkeit und Anpassung an das Corporate Design des Unternehmens bietet. Darüber hinaus musste die Lösung auch für den Betrieb in einer Demilitarisierten Zone (DMZ) geeignet sein.

Durch Recherche sind die Projektverantwortlichen von Materna schließlich auf das Unternehmen The Bristol Group Deutschland gestoßen, einem langjährigen Partner von SECUDOS. Dieser stellte ihnen Qiata vor. „Als wir Qiata kennenlernten, überzeugte uns besonders, dass es sich dabei um eine professionelle Lösung „Made in Germany“ handelte – ein grundlegender Vorteil beispielsweise gegenüber außereuropäischen Filehosting-Diensten, bei denen es oft an Sicherheits- bzw. ausreichenden Datenschutzvorkehrungen mangelt“, sagt Ulrich Eickhoff. „Uns stand auch noch ein weiteres, deutsches Produkt zur Auswahl. Doch bei dieser Plattform hätten wir noch vieles selber bauen müssen. Das Tool von SECUDOS wurde uns hingegen sozusagen als fertiges Produkt bereitgestellt, das wir dann lediglich noch an unser Corporate Design angepasst haben.“

Sicherer Datenaustausch im Materna-Look

Nachdem sich Materna für Qiata entschieden hatte, begann die interne IT mit der Implementierung. Die Lösung wurde an das Corporate Design angepasst und wird nun unternehmensweit – also auch an den internationalen Standorten – eingesetzt. Im Arbeitsalltag sind für die Mitarbeiter von Materna vor allem die einfache Bedienbarkeit der Lösung sowie die Möglichkeit des Austauschs größerer Dateien von Vorteil. Davon profitiert besonders der Geschäftsbereich Public Sector.

Insbesondere durch das verfügbare Outlook-Plugin mussten vorab keine langen Schulungen stattfinden, sondern das Tool ließ sich intuitiv in die Arbeitsprozesse einbinden. „So konnten wir das Risiko eines unsicheren Dateiaustauschs deutlich minimieren.“

Fazit

Bislang nutzte Materna verschiedene Lösungen für den Versand von Dokumenten. Die neue Lösung musste insbesondere den Anforderungen der DSGVO gerecht werden, um einen sicheren Dateiaustausch zu gewährleisten – sowohl intern als auch mit externen Parteien. „Mit dem Hersteller SECUDOS und der Appliance Qiata haben wir definitiv die richtige Entscheidung getroffen“, sagt Ulrich Eickhoff. „Die Lösung lässt sich einfach bedienen und problemlos an unser Corporate Design anpassen. Zudem eignet sie sich optimal, um einen sicheren und nachvollziehbaren Dateiaustausch zu gewährleisten und den Datenschutz zu jedem Zeitpunkt einzuhalten.“

Katharina Jendrny, freie Journalistin

Secudos