Videokonferenzen haben in Zeiten der Pandemie zentrale FunktionEvaluierung von Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Die interne Kommunikation virtuell auszubauen, gilt im Zeichen der Pandemie für Unternehmen als die zentrale Herausforderung. Diverse Videokonferenz-Lösungen versprechen, auch in Krisenzeiten Zusammenarbeit und Kooperation zu sichern. Um mit der Wahl eines Anbieters auch das gewünschte Ergebnis zu erreichen, und trotz gebotenem „Social Distancing“ erfolgreich arbeiten zu können, hat ein Softwareunternehmen verschiedene Tools für den Eigenbedarf untersucht. Das Ergebnis kann Unternehmen Orientierung bei der eigenen Suche nach einem Anbieter geben.

Mit der Corona-Krise hat die Bedeutung von Homeoffice-Lösungen zugenommen. Obwohl viele Branchen und Berufe keine Möglichkeit haben, den Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände zu verlegen, kommen immer mehr Unternehmen um diese Lösung nicht mehr herum. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die traditionell weniger Homeoffice-Lösungen genutzt haben, sind nun gefordert, umzudenken.

Der Staat fördert diesen Ansatz. Besagte Unternehmen können neben Soforthilfen und den umfassenden Kreditmöglichkeiten aus dem KfW-Sonderprogramm nun auch finanzielle Unterstützung erhalten, wenn sie kurzfristig Homeoffice-Arbeitsplätze schaffen. Ein Förderprogramm des Wirtschaftsministeriums begleitet Unternehmen von der individuellen Beratung bis hin zur Umsetzung.

Zusammenarbeit in der Krise aufrechterhalten

„Wir wissen, dass es viele Unternehmen gibt, die nicht einfach ins Homeoffice umziehen können – ganz zu schweigen von den Menschen, die im Gesundheitswesen oder den Supermärkten an vorderster Stelle mit den Folgen dieser Pandemie konfrontiert werden“, sagt Erik Wilbring, Business-Analyst bei der cronn GmbH.

Das Softwareunternehmen mit Sitz in Bonn und Filialen in Hamburg und Białystok (Polen) hatte schon vor der Krise evaluiert, wie die Zusammenarbeit im Team erfolgreich aufrechterhalten werden kann. Diese Ergebnisse kommen dem Team mit den nötig gewordenen Einschränkungen des öffentlichen Lebens jetzt zugute.

Lösung mit Bedacht wählen

Der „Softwareentwickler“ cronn arbeitet schon seit vielen Jahren in Remote-Projekten und mit räumlich getrennten Teams. Um die eigenen drei Standorte zu vernetzen, wurden bei cronn von verschiedenen Teams unterschiedliche Software-Lösungen eingesetzt und ausprobiert.

Alle unter die Lupe genommenen Lösungen erwiesen sich auf den ersten Blick als durchaus professionell, sie erlaubten eine bereits ausreichend gute virtuelle Zusammenarbeit.

Kriterienkatalog abklopfen

Unternehmen sollten das Angebot jedoch genauer prüfen, um eine für ihre jeweiligen Ansprüche optimale Lösung zu finden. Um trotz der aktuellen Einschränkungen handlungsfähig zu bleiben, sind sie gut beraten, nur die Variante einer Software für virtuelle Zusammenarbeit einzusetzen, die alle individuell zu definierenden Kriterien überzeugend abdeckt.

„Wir geben uns bei cronn prinzipiell nur ungern mit ausreichenden Software-Lösungen zufrieden“, erläutert Erik Wilbring. Und: „Wir unterstützen aus Überzeugung den Open-Source-Gedanken und haben überlegt, was uns beim Thema virtuelle Zusammenarbeit besonders wichtig ist.“ Schnell standen die Kriterien fest: Von zentraler Bedeutung war es cronn, dass die Lösung DSGVO-konform und kostengünstig oder sogar kostenlos nutzbar ist. Die gesuchte Software-Lösung sollte außerdem folgende Funktionen bzw. Eigenschaften haben:

• Eine Audioverbindung, idealerweise auch über Voice-over-IP (VOIP), so dass auch das Team in Polen kostenlos über die normale Internetverbindung erreichbar ist.
• Eine Videoverbindung, damit der persönliche Faktor nicht zu kurz kommt und sich die Kollegen sehen können.
• Screen-Sharing, also die Möglichkeit, den Desktopinhalt zu teilen.
• Lauffähig unter den Betriebssystemen Windows, MacOS und den verschiedenen Linux-Distributionen.

Dafür startete das Softwareunternehmen intern eine Evaluation der verschiedenen Alternativen. Die Fülle der Anbieter war unerwartet groß: Cisco Webex, Apache OpenMeetings, TeamViewer und appear.in, Mikogo, join.me oder Jitsi-Meet und Skype waren darunter; um nur einige zu nennen.

„Neben großen Firmen mit bekannten Standardprodukten, die wir teilweise bereits ausprobiert hatten, waren auch viele deutlich kleinere Anbieter aus den unterschiedlichsten Ländern darunter“, berichtet Business-Analyst Erik Wilbring.

Nicht die Größe entscheidet: So hatten die bekannten Standardprodukte in der Untersuchung von cronn trotzdem oft Probleme mit Linux-Betriebssystemen: Konkret funktionierte das Screensharing auf manchen Linux-Distributionen nicht, wobei beim entsprechenden Anbieter auch angegeben war, dass es nicht offiziell supported ist. Manche Lösung kostete darüber hinaus pro User und Monat schnell 20 Euro und mehr.

Viele kleinere Anbieter erwiesen sich zwar günstiger, haben aber oft keinen Sitz in der EU oder betreiben Server außerhalb der EU. Da sie laut der Evaluierung in der Regel auch keine gesonderte Vereinbarung zum Datenschutz, wie etwa den EU-US Privacy Shield, unterstützen, sind diese Anbieter nach Erfahrung von cronn nicht oder nur unter sehr großem Aufwand nutzbar. Schließlich sind die Vorgaben der DSGVO unter Strafandrohung einzuhalten.

Details der Evaluierung

Cronn hat diverse Lösungen untersucht. Bei Cisco Webex wurde festgesellt, dass die Software zum einen nicht kostenfrei ist, zudem auch nicht lauffähig auf bestimmten 64-Bit Linux-Distributionen. Es wird hierfür kein offizieller Support angeboten.

Dagegen war Apache OpenMeetings zwar kostenfrei und auch, wie gewünscht, eine Open-Source-Lösung – jedoch stellte sich die Oberfläche als zu einfach und nicht anwenderfreundlich genug heraus. TeamViewer schaffte es ebenfalls nicht, cronn zu überzeugen. Die Lösung war nicht kostenfrei und für eine browserbasierte Teilnahme wird Adobe Flash Player benötigt; alternativ müsste ein Client installiert werden. Außerdem stellte cronn fest, dass alle Teilnehmer die aktuelle bzw. zumindest gleiche Version verwenden müssen, was eine zusätzliche Abstimmung erfordert hätte.

Skype schaffte es ebenfalls nicht in die oberen Plätze der Evaluierung. Kostenfrei ist das Angebot zwar, aber die Nutzung ist für Privatpersonen reserviert. Zudem bemängelte cronn, dass Skype nicht DSGVO-konform ist und nicht rein browserbasiert nutzbar ist, d.h., dass alle Teilnehmer einen Client installieren müssen. Diese Punkte treffen ebenso auf die kostenpflichtige Lösung Skype for Business zu. Festgestellt wurde auch, dass der Client nicht ohne Weiteres unter Linux lauffähig ist.

Favorit kristallisiert sich heraus

Eine Software hat sich daher bei cronn schnell zum Favoriten entwickelt: Jitsi-Meet war auf allen bei cronn eingesetzten Betriebssystemen / Distributionen lauffähig. „Das ist eine auch für Unternehmen kostenlose Open-Source-Lösung mit Audio-/Videoverbindung und Screen-Sharing“, erklärt Wilbring. Jitsi-Meet ist rein browserbasiert ohne Clientinstallation nutzbar.

Andere browserbasierte Lösungen wie Webex oder GoTo-Meeting brauchen dagegen immer ein Browser-Addon. Allerdings besteht bei Jitsi kein Support für Internet Explorer und Edge. „Das war für uns aber nicht relevant“, betont Wilbring. Auch das Thema DSGVO-Konformität war kein Problem. Es besteht zudem die Möglichkeit, einen eigenen Server zu betreiben. Der Vorteil dabei ist, dass der Anwender selbst bestimmen kann, wo er Server anmietet. Die Ressourcen des Servers (Speicher etc.) lassen sich auf seine Bedürfnisse zuschneiden.

Als starker Vorteil wurde bei der Evaluierung bewertet, dass Nutzer eine eigene Instanz von Jitsi-Meet auf einem Server ihrer Wahl aufsetzen können, auch wenn das keine triviale Aufgabe ist. Die Umsetzung könnte für Firmen ohne das notwendige Know-how durchaus eine Hürde darstellen. Doch externe Unterstützung steht bereit. Wilbring weist darauf hin, dass für Software-Entwickler wie cronn das Aufsetzen einer eigenen Jitsi-Instanz keine besondere Herausforderung sei. Das Tool kann durch die Fachleute zudem ohne großen Aufwand weiter optimiert werden: „Wir können jederzeit die maximale Anzahl paralleler Meetings erhöhen, indem einer unserer Software-Entwickler die Server-Konfiguration entsprechend anpasst.“

Leistungsfähigkeit sichern

Der soziale Zusammenhalt ist gerade in einer Ausnahmesituation wie der aktuellen Pandemie ein entscheidender Faktor für Unternehmen, um gut durch die Krise zu kommen. Der Einsatz eines Tools zur virtuellen Zusammenarbeit macht sich nun besonders bezahlt und hält die Leistungsfähigkeit und Kooperation einzelner Projektteams aufrecht.

Mit der von der Bundesregierung verhängten Kontaktsperre und der damit bei den meisten Unternehmen verbundenen Entscheidung, soweit wie möglich im Homeoffice zu arbeiten, steigt die Bedeutung zusätzlich. Es ist in unmittelbar verfügbares Werkzeug, um bisher als Präsenztermin veranstaltete Meetings auf virtuellen Kontakt umzustellen.

Daniel Knep, IT-Journalist für Wordfinder PR

Cronn