Professionelle Präsenz bei Chefs und Kollegen zeigen:Videokonferenz-Guide fürs Home-Office

In der Corona-Krise ist der direkte Austausch mit Kollegen und Kunden bei Meetings aufgrund von Ausgangsbeschränkungen oft nicht mehr möglich. Doch die Kommunikation per E-Mail oder Telefon reicht oft nicht aus. Vor allem bei Ausgangs- und Kontaktverboten während der COVID-19-Pandemie ist es wichtig, auch virtuell und über räumliche Grenzen hinweg Präsenz nicht nur bei Chefs und Kollegen, sondern auch vor allem bei Kunden zu zeigen. Hier bieten sich Videokonferenzen an.

Vor allem durch regelmäßige Meetings und Geschäftsgespräche via Videokonferenz lässt sich mehr Vertrauen und Nähe zum Kunden auch über räumliche Distanzen hinweg aufbauen und halten. Kleine Videokonferenzen unter Kollegen weisen die soziale Isolation während der Corona-Krise in seine Grenzen.

Doch auch aus dem Home Office sollte eine gewisse Etikette in Bezug auf VC eingehalten werden. Dabei helfen neben der angemessenen Kleidung zusätzliche Tipps, um in kein „virtuelles Fettnäpfchen“ zu treten.

• Einen ruhigen Ort finden: Da Kitas und Schulen sowie andere Betriebe geschlossen sind oder auf Remote Work umgestellt haben, befinden sich womöglich auch die eigenen Kinder, der Lebensgefährte oder der Mitbewohner im Haus. Ein eigenes Arbeitszimmer oder zumindest ein ruhiger Rückzugsort sind für ein wichtiges Firmengespräch oder Vertriebsgespräch per Telefon oder Videokonferenz unerlässlich.
• Aufräumen ist angesagt: Bücherwände sind fast immer ein neutraler Hintergrund für ein Businessgespräch via Video. Sie sollten Sie vor dem ersten Gespräch unbedingt überprüfen, ob der Ort aufgeräumt ist oder eventuell ein schlüpfriger Roman sehr präsent neben dem Gesicht im Regal steht. Sollte sich die Schreibtischplatte ebenfalls im Sichtfeld befinden, sollten auch hier nicht zu viele Gegenstände verstreut liegen, um einen professionellen Eindruck zu vermitteln.
• Die richtigen Lichtverhältnisse: Wie in der klassischen Fotografie haben die Lichtverhältnisse einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung bei Ihrem Gesprächspartner. Sorgen Sie dafür, dass der Raum nicht zu dunkel ist und Sie gut zu sehen sind. Ein Fenster sorgt für ein natürliches, angenehmes Licht. Doch achten Sie darauf, dass es nicht von hinten kommt, da Ihr Gesicht sonst durch Schlagschatten im Dunkeln bleibt.
• Smartphone – aus dem Blick, aus dem Sinn: Achten Sie darauf, dass die größte Ablenkungsquelle der modernen Zeit aus- oder stumm geschaltet ist – das Smartphone. Eine kurze Vibration und schon schwenken die Augen zum Gerät und lenken vom wichtigeren Geschäftstermin ab. Es hilft, wenn das Smartphone außerhalb des eigenen sowie des Sichtfeldes der Webcam liegt. So wird die Versuchung, einen kurzen Blick aufs Smartphone zu werfen, sogleich minimiert.
• Software und Verbindung testen: Sind Sie sich unsicher über die Stabilität Ihrer WLAN-Verbindung? Fragen Sie einfach einen Kollegen, um zunächst einen kurzen Test-Videocall aufzusetzen. Das hilft auch für den Fall, dass Sie mit Videokonferenzsoftware noch nicht vertraut sein sollten. Ein paar kurze Testläufe mit den engsten Kollegen verschafft schnell mehr Sicherheit im Umgang mit der neuen Technologie.
• Nonverbale Kommunikation verinnerlichen: Sind Sie nun im Gespräch mit einem potentiellen Neukunden oder Kollegen, beachten Sie nun noch einige Aspekte der nonverbalen Kommunikation: Schauen Sie in die Kamera, sitzen Sie gerade und aufrecht, lächeln Sie und unterstreichen Sie Ihre Aussagen mit passenden Gesten, um den Gesprächspartner von ihren Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen.
• Stumm-Stellung nicht vergessen: Die Königsdisziplin in Videokonferenzen bei Gruppen ist das „Muten“. Redet man selbst nicht, gilt es das eigene Mikro stumm zu stellen, so vermeiden Sie, dass ungewünschtes Kindergeschrei oder Ähnliches im Unternehmensgespräch für den nächsten Lacher sorgt. Doch vergessen Sie die Stummstellung nicht, wenn Sie etwas sagen wollen. Sonst hören die Kollegen Sie nicht. (rhh)

Mark Strassmann ist Senior Vice President und General Manager UCC bei LogMeIn.

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