Hybride Arbeitsumgebungen benötigen neue Techniken:Visual Collaboration führt zu besseren Ergebnissen

Viele Unternehmen stellen sich darauf ein, ihre Teams auch nach Ende der Homeoffice-Pflicht remote arbeiten zu lassen. Doch bei allen Vorteilen bringt die Zusammenarbeit aus der Ferne auch einige Herausforderungen mit sich.

Am 20. März 2022 endete in Deutschland offiziell die Homeoffice-Pflicht: Unternehmen dürfen ihrer Belegschaft wieder auferlegen, an den Arbeitsplatz im Büro zu kommen. Viele Arbeitgeber dürften jedoch nach zwei Jahren auch die Vorteile der Fernarbeit sehen und werden ihren Mitarbeitern zumindest teilweise weiterhin die Arbeit von zuhause aus ermöglichen.

Besonders den wegfallenden Arbeitsweg und die Flexibilität bei der Einteilung der Arbeitszeit sehen viele Beschäftigte als Vorteile des Homeoffice. Auch auf Arbeitgeberseite wächst die Zustimmung für Homeoffice-Praktiken. Arbeiten Beschäftigte ausschließlich von zuhause aus, lassen sich Büroarbeitsplätze und damit verbundene Kosten einsparen.

Das bedeutet allerdings auch, dass sie sich vermehrt mit den Herausforderungen auseinandersetzen müssen, die Remote Work mit sich bringt: Viele soziale Faktoren beispielsweise kommen beim Homeoffice zu kurz, die Abstimmung mit Kollegen fällt schwerer und Online-Meetings tendieren dazu, die Kreativität einzuschränken und Teilnehmende auf Dauer auszulaugen (Stichwort: Zoom-Fatigue). Dies schlägt sich nicht nur in der Produktivität nieder, auch auf die Psyche können solche Faktoren negativen Einfluss haben.
Mittlerweile existieren diverse digitale Lösungen, die virtuelle Treffen produktiver und lebendiger machen sollen. Wer solche Tools, beispielsweise Online-Whiteboards und Visual Collaboration Apps, geschickt einsetzt, kann aus Online- und Hybrid-Meetings mehr herausholen, als in der alten Offline-Meeting-Welt denkbar war.

Zu Visual Collaboration gehören Lösungen, die die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden ermöglichen. Zum Beispiel in Form eines virtuellen Whiteboards, in dem Teams gemeinsam an Projekten arbeiten und an Ideen feilen. Durch die interaktiven Möglichkeiten zieht Visual Collaboration einen Schlussstrich unter den statischen Informationskonsum, wie man ihn z. B. von langwierigen Powerpoint-Präsentationen im Büroalltag kennt.

Doch Visual Collaboration geht über einfache Whiteboards hinaus und gibt Teams ein Set an Werkzeugen an die Hand, um ihre Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Dazu gehören etwa Moderationsfunktionen, mit denen Teams gemeinsam zu bestimmten Abschnitten des Boards springen können und Voting-Features, um Ideen zu priorisieren.

Darüber hinaus können sie auch introvertierten Mitarbeitern dabei helfen, ihre Ideen zu teilen: In regulären Meetings nehmen oft ein paar wenige Teilnehmer das Wort an sich, während andere sich zurücknehmen. In einer Visual Collaboration-Lösung können alle Teilnehmenden ihre Ideen gleichzeitig (und gegebenenfalls anonym) niederschreiben, sodass kein Vorschlag von vornherein bevorzugt wird, nur weil eine höhergestellte oder beliebte Person ihn einbringt. Dies trägt nicht nur zu einer besseren Lösungsfindung bei, es gestaltet auch Meetings für alle Teilnehmer angenehmer, da sie sich gleich wertgeschätzt fühlen. Visual Collaboration Tools sind also nicht nur eindimensionale Werkzeuge für effizientere Prozesse – sondern eine ganzheitliche Plattform, die es Teams ermöglicht, flache Hierarchien, Teilhabe oder Transparenz neu umzusetzen.

Wie Visual Collaboration funktioniert

Die meisten Lösungen setzen keinen User-Account voraus und ermöglichen die Teilnahme über einen Gastzugang, mit dem sie direkt im Browser auf einem Board arbeiten können. Danach können Benutzer sofort die Arbeit zusammen mit ihren Teams beginnen und aus verschiedenen Templates diejenigen auswählen, die am besten zum aktuellen Projekt passen:

Bei einem ersten Meeting können dies beispielsweise virtuelle Ice-Breaker und Kennenlernrunden sein, in späteren Phasen können Kanban-Boards und Fluss- bzw. Ganttdiagramme hinzukommen. Darüber hinaus können User selbst Vorlagen erstellen, die den Erfordernissen des Projekts entsprechen.

Nachdem ein oder mehrere Templates ausgewählt sind oder die Standardoberfläche an die Anforderungen des Meetings angepasst ist, können Nutzer auf ihr schreiben, zeichnen, Medien wie Videos und Bilder einfügen, um ihre Ideen und Gedanken zu einem Projekt zu visualisieren und zu teilen. Im nächsten Schritt bespricht das Team die Vorschläge und stimmt über diese Vorschläge ab, um am Ende eine Auswahl der besten Ideen vorzuweisen. Ist das Projekt erfolgreich geendet, können Teilnehmer locker und ungezwungen in einer Heißluftballon- oder Segelboot-Analyse über den Ausgang ihrer Kampagne resümieren.

Auswahlfaktoren für Visual Collaboration Tools

Das Angebot an Online-Whiteboards ist groß und auf den ersten Blick ähneln sich die einzelnen Lösungen stark. Die Entscheidung, welches Tool im eigenen Unternehmen zum Einsatz kommen soll, fällt dementsprechend schwer. Neben Faktoren wie einer intuitiven, geräteunabhängigen Nutzung sollten besonders Datensicherheit und Datenschutz eine wichtige Rolle bei der Auswahl spielen.

In solchen Lösungen arbeiten Teams häufig mit vertraulichen Daten, seien es Entwürfe für Produktneuheiten oder personenbezogene Informationen. Der Schutz solcher kritischen Daten ist unabdingbar, da Datenverluste und -lecks nicht nur zu direkten finanziellen Schäden führen können. Auch der Reputationsverlust bei einem Daten-Leak kann dem Unternehmen signifikant schaden.

Eine hohe Übereinstimmung der Lösung mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO ist Pflicht: Denn nur so können Unternehmen sicherstellen, dass die gesamte Datenverarbeitung nach den hohen Datenschutzstandards der Europäischen Union erfolgt. Sofern eine Auslagerung der Daten in Drittländern außerhalb der EU stattfindet, müssen Anbieter zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten ergreifen, und diese dem Kunden auf Anfrage darlegen.

Weitere im Rahmen der DSGVO geforderte Schutzmaßnahmen, die der Abschirmung der Inhalte vor unautorisiertem Zugriff Dritter dienen, beinhalten die Verschlüsselung der Daten, den Schutz der physischen Infrastruktur, oder Sicherheitstrainings der Mitarbeiter. Die Umsetzung dieser Anforderungen veröffentlicht der Anbieter als dessen Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM).

Wenn darüber hinaus auch innerhalb der Anwendung ein klares Autorisierungskonzept vorliegt, welches eine granulare Steuerung der Zugriffsrechte auf Boards und Projekte erlaubt, steht der Nutzung im Unternehmen nichts mehr entgegen. Auf diese Weise können Teams von egal welchem Ort aus und zu egal welcher Zeit sofort sicher zusammenarbeiten – und müssen sich über mögliche Datenschutzverstöße keine Gedanken machen.

Daniel Bohn ist Mitbegründer und Product Lead von Conceptboard.

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