Das muss eine E-Mail-Archivierungslösung leisten Auswirkungen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Die E-Mail-Technologie gilt nach wie vor als das Lebensblut jeder Organisation. Die Nachrichten selbst müssen zur Sicherstellung der Benutzerproduktivität, zur Erfüllung von Compliance-Verpflichtungen und zur Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sicher abgelegt werden. Alte E-Mail-Archive werden üblicherweise zur Entlastung von Microsoft Exchange und anderen führenden E-Mail-Servern entfernt und für Suchprozesse und Compliance aufbewahrt. Aufgrund von alternder Ausrüstung und sich ändernder Speichernotwendigkeiten ersetzen neue E-Mail-Archivierungslösungen die alten Mail-Archive.

Schutz genießt oberste Priorität

Neben der Unterstützung sämtlicher führenden E-Mail-Plattformen brauchen Unternehmen eine zweckoptimierte Lösung zur E-Mail-Archivierung. So lassen sich die ideale Nutzung von Archivierungsspeicher und der Schutz von E-Mail-Datensätzen realisieren, auf die für Prüfungen und im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsverpflichtungen auf einfache Weise zugegriffen werden kann.

Die ideale Technologie stellt eine einfache Komplettlösung für E-Mail-Suche und Compliance mit erweiterten Funktionalitäten inklusive Prüfprotokollen, Berichterstellung, Aufbewahrungsverwaltung und Rollen-basierter Zugriffskontrolle für mehr Sicherheit dar.

Darüber hinaus soll eine moderne Mail-Archivierungsverwaltung für dezentralisierte Organisationen einschließlich Remote Offices oder Zweigstellen und MSP-Nutzung (Managed Service Provider) möglich sein. Ist auch noch eine Multi-Mandantenfähigkeiten geben, steht großen Unternehmen das Verwalten mehrerer Abteilungen oder Standorte, oder Service Providern das Verwalten mehrerer Endanwender frei.

Weiterhin ist die Möglichkeit, Exchange-Journal-E-Mails zu erfassen und sie außerhalb von Office 365 zu sichern, immer wichtiger für moderne Unternehmen. Im Idealfall arbeitet die Lösung als SMTP Mail Server und holt sich eine Kopie aller gesendeten und empfangenen E-Mails für behördliche Compliance. E-Mails können aus pst-Dateien für die Langzeitspeicherung gesichert werden.

Checkliste

Um die richtige E-Mail-Archivierungslösung zu finden, sollte man für sein Unternehmen die folgende Liste heranziehen:

1. Alle E-Mails werden erfasst, sobald sie versendet oder empfangen werden, komplett indiziert mit Text und Anhängen. Dadurch sind sie suchbar und werden als unveränderbarer Datensatz in einem verschlüsselten Format abgespeichert, unter definierten Unternehmensrichtlinien, wie etwa einer zeitbefristeten Speicherung.

2. Verbesserung der E-Mail-Leistung von lokalen E-Mail-Plattformen durch das Entfernen der Last, alte Mail-Archive aufbewahren zu müssen, was Speicherkosten in die Höhe treibt und sich negativ auf die Leistung von Mail Servern auswirkt.

3. Erfüllt strenge behördliche Auflagen, eine Kopie aller gesendeten oder empfangenen E-Mails zu sichern, für einen prozessorientierten Nutzen.

4. Bietet diverse Einsatzmöglichkeiten für ein Maximum an Flexibilität für Kunden, ganz gleich, ob diese bevorzugter Weise in privaten oder öffentlichen Cloud-Umgebungen arbeiten.

5. Wahl bezüglich Einzel- oder Multi-Mandanten-Architektur, welche den Anforderungen von Organisationen mit mehreren Abteilungen und Managed Service Providers (MSPs) genügt, erlaubt separate Verwaltung und Abrechnung von Aktivitäten.

6. Mitarbeiter, die in sensible Prozesse involviert sind, können auf gesetzliche Sperrfristen gesetzt werden, um jegliche mögliche Zerstörung von Daten zu vermeiden.

7. Für Organisationen, die planen, zu Office 365 zu wechseln oder dies bereits getan haben, werden Kopien aller E-Mails vor Ort aufbewahrt, sollten E-Mails bei Office 365, aus welchen Gründen auch immer, einmal verloren gehen oder beschädigt werden.

8. Erlaubt einfache und erweiterte Suche nach archivierten Daten für gesetzliche Offenlegungen und behördliche Prüfungen. Mitarbeiter der IT- und Rechtsabteilungen sparen sich Stunden beim Durchsuchen alter Sicherungs-Tapes und Mail-Archive.

9. Suchergebnisse werden über Markierungen/virtuelle Ordner und Anmerkungen verwaltet und können für einfaches und schnelles Auffinden gesichert werden, für eine Analyse durch Dritte exportiert, und in einem nativen E-Mail-Format oder als pdf-Datei angezeigt werden.

10. Sicheres Verwalten archivierter Daten mit Prüfungen und Aufzeichnen aller Aktivitäten. Prüfberichte werden einfach und schnell erstellt, um gesetzlichen, Compliance-relevanten, behördlichen oder Unternehmens-bezogenen Notwendigkeiten zu genügen.

11. Alle archivierten E-Mails unterliegen Aufbewahrungsrichtlinien, welche Daten sicher speichern, bis die Aufbewahrungspflicht ausläuft, wonach E-Mails automatisch gelöscht werden. 

12. Endanwender greifen auf archivierte E-Mails innerhalb ihres Outlook-Clients oder über eine Weboberfläche von überall zu.

EU-DSGVO

IT-Entscheider sind ständig dazu angehalten, mehr mit weniger zu erreichen, in einer Zeit, in der drastisch reduzierte Budgets und verkleinerte Teams die Norm sind. Ganz gleich welche Größe, alle Organisationen brauchen eine verlässliche Lösung zur Speicheroptimierung und zur Erfassung von E-Mails für Compliance-Verpflichtungen und zur Risikominimierung. Achtet man bei der Wahl der E-Mail-Archivierungslösung auf die oben genannten Kriterien, ist man auf der sicheren Seite.

Eine weitere Komplexitätsstufe kommt mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) auf die Agenda: In weniger als einem Jahr müssen Unternehmen ihre IT-Sicherheit in Bezug auf personenbezogene Daten auf Vordermann gebracht haben, um empfindliche Strafen zu vermeiden. Doch längst nicht alle Unternehmen sind auf die Vorgaben adäquat vorbereitet. Nach Einschätzungen von Marktforschern kennt nahezu die Hälfte der europäischen Anwender die konkreten Auswirkungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung nicht. Viele Unternehmen tun sich schon schwer mit der exakten Definition des elementaren Begriffs "personenbezogene Daten".

Andreas Hellriegel

ist Senior Sales Director DACH bei Arcserve.

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