Datenschutzherausforderungen mit Strategie und professioneller Expertise meisternDatenschutzaufwand in Unternehmen reduzieren
17. Dezember 2024
Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern ist eine essenzielle Aufgabe jedes modernen Unternehmens. Um dabei Rechtsverstöße zu vermeiden, ist ein rechtskonformer Datenschutz unabdingbar – eine Herausforderung, die nach Meinung vieler Firmen heutzutage einen großen Aufwand bedeutet. Doch mit der passenden Compliance-Strategie und Expertenwissen, das auch juristische Fragestellungen einschließt, gelingt es, aktuelle und kommende Datenschutzaufgaben reibungslos zu meistern.
Das eigene Unternehmen Datenschutz-konform richtig aufzustellen, bedeutet für deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer einen immer größeren Aufwand, wie eine aktuelle repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt. Neun von zehn Firmen bezeichnen ihre derzeitigen Anstrengungen als hoch. Dies ist für die betroffenen Betriebe nicht nur Grund zum Ärgernis, sondern führt teilweise sogar dazu, dass Fortschritt oder Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung gehemmt werden.
So sind in rund zwei Drittel der befragten 605 Betriebe in den vergangenen zwölf Monaten innovative Projekte aufgrund von Datenschutzvorgaben gescheitert oder gar nicht erst angegangen worden – eine Entwicklung, die aber vermeidbar wäre. Denn wird die Datenschutzthematik professionell angegangen, sparen sich Firmen nicht nur internen Aufwand, sondern sorgen bei ihren Mitarbeitenden sogar für zusätzliches Vertrauen in ihre eigenen rechtssicheren Prozesse und vermeiden zusätzlich eventuelle Bußgelder, Sanktionen oder Rechtsverstöße.
Datenschutz im Unternehmen – welcher Weg ist der richtige?
Sei es bei der Verarbeitung von Personaldaten, bei der Speicherung sensibler Daten oder beim Erfassen von Kundendaten per Telefon oder im Empfangsbereich – da der Umgang mit personenbezogenen Daten gesetzlich durch die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) streng normiert ist, erfordert es spezifische Kenntnisse, um die Umsetzung in Unternehmen zu gewährleisten.
Firmen haben hierfür zwei Möglichkeiten: Sie können intern eine Person als Datenschutzbeauftragten bestimmen, diesen mittels geeigneter Weiterbildungsmaßnahmen, beispielsweise beim TÜV, im benötigten Fachwissen schulen und darauf vertrauen, dass er alle Prozesse überblickt, anpasst und alle notwendigen Maßnahmen ergreift. Oder sie suchen sich externe Unterstützung, bestenfalls durch einen Rechtsanwalt, der auch als Datenschutzbeauftragter tätig ist. Dieser hat allein schon durch seine juristische Ausbildung und Tätigkeit die nötige fachliche Expertise, hat den Überblick über unterschiedliche juristische Fachgebiete, hält sich bezüglich Neuerungen oder gesetzlicher Änderungen permanent auf dem Laufenden und kann bei eventuellen Rechtsverstößen direkt juristisch beraten und eingreifen.
Zudem wirft er quasi von außen einen Blick auf interne Prozesse, hinterfragt Arbeitsweisen auf ihre datenschutzsichere Herangehensweise, optimiert so mithilfe von Mitarbeiter-Workshops oder Leitfäden bisherige Verfahren und sensibilisiert möglichst alle Beschäftigten des Unternehmens – Mitarbeitende sowie Führungskräfte – für die Datenschutzthematik im eigenen Betrieb. Sollten Kunden, Interessenten oder das Personal Fragen bezüglich des Umgangs mit ihren Daten haben, übernimmt er auch diese Kommunikation und verringert somit den internen Aufwand erheblich.
Mit der richtigen Strategie zu mehr Professionalität
Neben der Sensibilisierung der eigenen Mitarbeiter und dem Vertrauen auf die Unterstützung eines geschulten Profis empfiehlt es sich zusätzlich, eine Datenschutzstrategie für das eigene Unternehmen zu erarbeiten, um den gesetzlichen Rahmen aller DSGVO- und Bundesdatenschutzgesetzanforderungen gerecht zu werden. Wichtig bei ihrer Ausarbeitung sind folgende Aspekte:
- Umsetzung eines strengen Zugriffsmanagements, das sicherstellt, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre Arbeit erforderlich sind.
- Verschlüsselung sensibler Daten auf allen Speicherplätzen (internen Servern, Cloud oder mobilen Geräten)
- Implementierung eines Datenschutz-Management-Systems, um Datenschutz-prozesse systematisch zu steuern und zu dokumentieren.
- Durchführung einer regelmäßigen Datenschutzfolgenabschätzung (Privacy Impact Assessment), um potenzielle Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
- Datenminimierung und Zweckbindung, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu reduzieren und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften zu erleichtern.
- Implementierung und regelmäßige Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen zur Abwehr von Cyber-Bedrohungen, beispielsweise Firewalls und/oder Intrusion Detection-Systeme.
- Einhaltung von Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen: Hier empfiehlt sich ein Notfallplan, der Zuständigkeiten klar definiert, sodass ein schnelles und effizientes Agieren möglich ist.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datenschutzrichtlinien, um neue gesetzliche Anforderungen und technische Entwicklungen zu berücksichtigen.
Gelingt es, all diese Aspekte in einer Compliance-Strategie zu erfassen und umzusetzen, werden im Unternehmen einheitliche geschäftliche und ethische Standards definiert. Zudem werden eventuelle Rechtsverstöße und mögliche negative Folgen durch Sanktionen der Behörden vermieden.
Datenschutz und KI
Gerade technologische Entwicklungen erfordern heutzutage ein schnelles Eingreifen bzw. Anpassen betrieblicher Datenschutzmaßnahmen. Das gilt auch für den Einsatz von künstlicher Intelligenz, von dem sich immerhin die Hälfte der vom Bitkom befragten Unternehmen eine Verbesserung für ihre Unternehmensabläufe versprechen.
Allerdings befürchten viele auch, dass der Einsatz von KI in den Unternehmen den Datenschutz vor ganz neue Herausforderungen stellt und der Aufwand noch weiter steigen wird. Doch aufgrund des permanenten Fortschritts im Bereich KI sollten sich Firmen nicht abschrecken lassen. Denn geht man mit der entsprechenden Vorsicht und Expertise an eine KI-Einführung heran, können die Bedenken in einen Invest in die Zukunft umgewandelt werden.
Dabei gilt es, einige Punkte zu beachten: Bei der Datenerhebung und -verarbeitung im Rahmen von KI-Anwendungen sollten Unternehmen strikt darauf achten, dass nur jene Informationen erfasst werden, die für den jeweiligen Zweck absolut notwendig sind. Dabei sollte, wenn möglich, auf Anonymisierung und Pseudoanonymisierung zurückgegriffen werden, um die Identität von Einzelpersonen zu schützen. Auch der ethische Aspekt ist wichtig: Die Technologie muss so genutzt werden, dass sie transparent und verantwortungsbewusst ist. Entscheidungen, die von KI-Systemen getroffen werden, müssen nachvollziehbar und gerecht gestaltet werden.
Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, müssen außerdem umfassende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel Verschlüsselungstechnologien, strikte Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, um unbefugten Zugriff, Datenverlust oder Missbrauch zu verhindern.
Schafft man es, den Datenschutz zu beachten, ethische Grundsätze zu wahren und Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten, haben Unternehmen die Basis für die Arbeit mit KI geschaffen. Fördern sie zudem die Transparenz, übernehmen Verantwortung, geben Feedback und bilden ihre Belegschaft weiter, profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch die Kundschaft von der zukunftsorientierten Arbeitsweise.
Ob bei der Erarbeitung einer Compliance-Strategie, beim Eingang von Bußgeldbescheiden oder bei der Einführung einer KI-Technologie – ein Datenschutzbeauftragter sollte in der Lage sein, auf die Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten zurückzugreifen und sein Wissen weiterzugeben. Durch seine Expertise steht und fällt der interne Aufwand deutlich. Ist der Experte zudem juristisch versiert, können Strategien gemeinsam erarbeitet, Fachwissen ausgetauscht und Sicherheit in jedweder juristischen Fragestellung gewonnen werden.
Rechtsanwalt Michael F. Ochsenfeld ist Experte für Datenschutz bei OCHSENFELD+COLL Rechtsanwälte.
