EU-DSGVO Schritt für Schritt umsetzen Kontrolle über personenbezogene Daten

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist ein Paradebeispiel dafür, wie flexibel mittelständische Unternehmen auf neue Anforderungen und die Änderung von Geschäftsprozessen reagieren müssen. Auch kleine und mittlere Unternehmen aus Fertigung und Industrie müssen sich jetzt fit machen. Die eingesetzte Unternehmens– und CRM-Software sollte solche Veränderungen mitgehen, um die Agilität der Firmen nicht einzuschränken.

Änderungen stehen an

Was ändert sich genau beim Datenschutz für Unternehmen? Auch wenn in Deutschland ein Teil der Pflichten bereits im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verankert ist, haben die neuen Normen der DSGVO Auswirkungen auf den Umgang mit personenbezogenen Informationen. Insbesondere Arbeitsabläufe und IT-Systeme müssen hinsichtlich Transparenz und Dokumentation strengere Anforderungen erfüllen.

Nach einer zweijährigen Übergangsfrist treten die Vorschriften der DSGVO am 25. Mai 2018 in allen Mitgliedsstaaten der EU in Kraft. Einer aktuellen Gartner-Studie („Focus on Five High-Priority Changes to Tackle the EU GDPR“) zufolge räumen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen dem Projekt „Compliance DSGVO“ keine ausreichende Priorität ein.

Allerdings gefährdet ab Mai 2018 der laxe Umgang mit dem neuen europäischen Datenschutz die Rechtssicherheit von Unternehmen. Grundsätzlich gilt, dass mit den verschärften Regelungen den Bürgern die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückgegeben wird. Das hat allerdings ein breites neues Regelwerk geschaffen. Vor allem Arbeitsabläufe und IT-Systeme müssen hinsichtlich Transparenz und Dokumentation zusätzliche Anforderungen erfüllen.

Einen erheblichen Aufwand werden die neuen Ansprüche an die Rechtmäßigkeit und Zweckbindung der Verarbeitung sowie der Speicherung von personenbezogenen Daten mit sich bringen. Denn Unternehmen und Organisationen müssen die Einwilligung der Personen nachweisen, deren persönliche Daten gespeichert werden. Der Zweck der Verarbeitung ist dabei eindeutig festzulegen und bei der späteren Verarbeitung einzuhalten. Zudem sind die personenbezogenen Daten auf das für die Verarbeitung notwendige Maß zu beschränken. Sie dürfen außerdem nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Dazu gibt es in der DSGVO ein schärferes Kopplungsverbot, das auch das alte BDSG bereits vorsah, aber die neuen Vorschriften sind strenger: Vertragliche Zusatzleistungen sind nicht mehr daran zu knüpfen, dass die betroffene Person in die Verarbeitung der Daten einwilligt. Das Verbot ist nicht mehr auf Werbung und Adresshandel beschränkt, sondern bezieht sich grundsätzlich auf die Einwilligungen. Praxisbeispiel: Die Teilnahme an einem Gewinnspiel darf nicht mehr an ein Newsletter-Abo gekoppelt werden.

Vergessen gefragt

Neu ist zudem, dass es ein Recht auf Korrektur und „Vergessen“ der gespeicherten Informationen gibt. Sie müssen sachlich richtig und stets auf dem neuesten Stand sein. Falsche Eingaben sind unverzüglich zu berichtigen oder zu löschen. Jeder kann darüber hinaus aktiv verlangen, dass die über ihn gespeicherten Inhalte gelöscht werden – selbst wenn er zuvor der Speicherung seiner Angaben zugestimmt hat. Dabei genügt es nicht, den Datensatz zu löschen, sondern es muss sichergestellt werden, dass keinerlei Spuren im System verbleiben, dies ist insbesondere für Links, Back-ups und Duplikate eine Herausforderung.

Eine Vereinfachung für alle Beteiligten stellt die nun erlaubte Übertragbarkeit dar, denn jede Person kann zukünftig verlangen, dass ein Unternehmen oder eine Organisation die gespeicherten Daten an Dritte übergibt. So soll beispielsweise ein Anbieterwechsel deutlich einfacher werden. Eine Verschärfung gibt es allerdings bei der Integrität und Vertraulichkeit. Personenbezogene Informationen müssen so verarbeitet werden, dass eine angemessene Sicherheit gewährleistet ist. Einen hohen Stellenwert nimmt der Schutz vor unbefugtem Zugriff ein.

Ähnlich wie die „Vorabkontrolle“ im alten BDSG ist nach der DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn besonders sensible Daten verwendet werden oder wenn die Datenverarbeitung dazu dient, Fähigkeiten, Leistungen oder Verhalten einer Person zu bewerten – insbesondere, wenn dabei neue Technologien zum Einsatz kommen. In diesen Fällen muss der Datenschutzbeauftragte die Risiken für die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen prüfen und eine Stellungnahme zur Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung abgeben. Konkret betrifft dies beispielsweise die Erfassung von Religion, ethnischer Herkunft sowie politischer Meinungen und Gesundheitsdaten, aber auch automatisierte Scoring-Verfahren sowie Bonitätsauskünfte bei der Kreditvergabe.

Unternehmen müssen die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze sicherstellen und diese künftig nachweisen. Es reicht nicht aus, neue Prozesse sowie Regeln für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten einzuführen, sondern es sollen darüber hinaus regelmäßige Kontrollen durchgeführt und deren Ergebnisse dokumentiert werden. Die DSGVO sieht Ausnahmen für Unternehmen vor, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen – allerdings nur, wenn die Verarbeitung persönlicher Angaben „nur gelegentlich“ erfolgt.

Privacy by default

Ohne eine entsprechende Gestaltung der IT-Systeme ist die Einhaltung der neuen Vorschriften in Zukunft nicht möglich. Die DSGVO widmet deshalb den Konzepten „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ einen eigenen Artikel, sodass die neuen Regelungen auch unmittelbare Auswirkungen auf die IT-Systeme haben. Hier sind nicht nur die Firmen, sondern auch ihre Software-Partner gefordert: Denn der Datenschutz muss künftig bereits bei der Softwareentwicklung berücksichtigt werden, beispielsweise mit Features, die den unerlaubten Zugriff verhindern oder die Datenlöschung vereinfachen. Um Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO zu unterstützen, muss neue Software mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen ausgeliefert werden, beispielsweise mit automatischen Speicherfristen und Zugriffsbeschränkungen.

Die DSGVO-Expertise wird deshalb zu einem wichtigen Kriterium bei der Auswahl von IT-Anbietern. Beispiel: Eine CRM- und ERP-Software mit frei konfigurierbaren Workflows hilft, bereits im Vorfeld DSGVO-konforme Abläufe und feste Verantwortlichkeiten im System zu definieren. So weiß im Ernstfall jeder, was zu tun ist und die Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen wird automatisch rechtssicher dokumentiert.
Wie Unternehmen ihr „Projekt DSGVO“ step-by-step umsetzen können, zeigt ein White Paper von abas.

Mark Muschelknautz

ist Chief Marketing Officer  bei der abas Software AG.