Software-Roboter-Einsatz skaliert schnell durch KI- und ML-TechnologieAusbau der „Digital Workforce“

Für die unternehmensweite Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzt die RPA-Software (Robotic Process Automation) von Kofax Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). Damit soll eine umfassende Intelligent Automation-Lösung aus einer Hand Unternehmen bei der Automatisierung und Digitalisierung personal- und informationsintensiver Prozesse in Front- und Backoffice helfen.

Durch eine integrierte KI-Technologie sowie eine intuitive Bot-Erstellung soll die Kofax-Lösung die Anforderungen moderner Unternehmen erfüllen. Dank der Architektur und der ergänzenden Komponenten, die Unternehmen zusätzlich innerhalb der Intelligent Automation-Plattform einbinden können, können sie ihren skalierbaren digitalen Mitarbeiterstab – die Software-Roboter – schnell und kostengünstig planen, einsetzen und managen. Hierfür bietet die Software folgende Funktionen:

• Cognitive Document Automation (CDA); im Rahmen der Prozessautomatisierung ist es sehr schwierig, Datensätze innerhalb eines Prozesses – etwa in der Buchhaltung – zu erkennen, denn Rechnungen von verschiedensten Lieferanten erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle und in verschiedenen Formaten. Kofax RPA automatisiert die Verarbeitung dieser unstrukturierten Dokumente, Bilder und Inhalte mittels CDA. Diese Technologie nutzt Techniken wie KI, Optical Character Recognition (OCR), Machine Learning (ML) sowie Natural Language Processing (NLP). Auf Basis der so erfassten Informationen ergreifen Software-Roboter die entsprechenden Maßnahmen. Das System ist beispielsweise in der Lage, automatisiert zu erkennen, ob es sich bei einem eingehenden Dokument um eine Rechnung oder eine Beschwerde handelt. Bisher hat ein Mitarbeiter die Klassifizierung und das automatisierte Auslesen der Daten sowie die Bearbeitung dieser Dokumente übernommen.
• Process Discovery; in jedem Prozess gibt es eine Reihe von Schritten, aber die Reihenfolge, in der diese Schritte auszuführen sind, ist möglicherweise nicht intuitiv oder klar definiert. Mit der aktuellen Version schafft Kofax Process Discovery-Funktionen, mit denen Unternehmen in der Lage sind, die menschliche Interaktion mit der Client-Anwendung über den Desktop des Benutzers einfach nachzuverfolgen. So können Unternehmen manuell auszuführende Aufgaben identifizieren, verstehen und mit RPA automatisieren.
• Lifecycle Management; mitunter setzen Unternehmen Hunderte oder gar Tausende Software-Roboter ein. Da Bots mit vielen unterschiedlichen Anwendungen interagieren, kann die Aktualisierung einer Software oder einer Website dazu führen, dass der Bot nicht mehr funktioniert – was ein Unternehmen Zeit und Geld kostet. Kofax RPA behebt dieses Problem durch eine unternehmensweite Roboter-Revisionskontrolle und ein Bereitstellungsmanagement. Das bedeutet, dass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter Veränderungen an einem Bot vorgenommen hat. Damit lassen sich Änderungen gezielt und gemanagt in die Produktion einbringen, und bei Problemen können Unternehmen jederzeit eine vorherige Version einsetzen. Das erlaubt, die gesamte Roboter-Workforce deutlich unkomplizierter zu verwalten, einzusetzen und zu überwachen.

„Die Early Adopter von RPA haben jene Vorteile bereits erkannt, die auftreten, wenn sich die Rolle des Menschen von der des ‚Datensammlers‘ zum ‚Datennutzer’ wandelt“, erklärt Reynolds C. Bish, Chief Executive Officer von Kofax. „Die höhere Produktivität hilft ihnen auf dem Weg zu profitablen Wachstum, besseren Kundenservice und deutlichen Wettbewerbsvorteilen. Diesen Organisationen ist daran gelegen, ihren digitalen Mitarbeiterstamm auf das gesamte Unternehmen auszuweiten. Durch unsere End-to-End-Lösung, die wir speziell für den unternehmensweiten Einsatz entwickelt haben, können sie nun all diese Vorteile nutzen – aus einer Hand, heute und in Zukunft.“

Digital Workforce im Einsatz

Zwei Beispiele aus der Praxis sollen die Vorteile zeigen. „Der Einsatz der Kofax RPA-Lösung war ein entscheidender Schritt, der die Ziele der Rabobank hinsichtlich Innovationen und Transformation des Geschäfts unterstützt“, sagt Bart Groenewoud, IT Delivery & Solution Architekt bei der Rabobank. „Die Umsetzung erfolgte schnell, flexibel und effizient. Wir haben jetzt eine Digital Workforce, die wiederkehrende Aufgaben ausführt. Das entlastet unsere menschlichen Mitarbeiter von repetitiven, langweiligen Aufgaben, sodass sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können – ihre eigentliche Expertise.“

Das führe letztendlich zu zufriedeneren Mitarbeitern und einem gesteigerten Kundennutzen. Dabei waren laut Groenewoud die Kofax-Bots einfach zu erstellen und zu implementieren: „Viele waren in nur einem Monat einsatzbereit, was Kapazitäten freigesetzt hat und es uns ermöglichte, uns auf unsere Ziele zu konzentrieren. Seit der Implementierung haben wir Lean-Prozessoptimierung mit RPA kombiniert, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen, zum Beispiel um 85 Prozent oder von über 40 Minuten auf nur sechs. Das Ergebnis sind Tausende von Stunden, die wir allein in diesem Quartal eingespart haben.“

Der Next-Day-Carrier PITT OHIO routet täglich Hunderte von Sendungen für spezielle Managed Accounts in seinem Geschäftsbuch. Mit Kofax konnte das Unternehmen diesen Prozess – einschließlich des Datenflusses zwischen den Systemen – vollständig automatisieren und mehrstufige manuelle Abläufe reduzieren.

„Kofax RPA hat 100 Prozent der Kosten für routinemäßige B2B-Portal-Updates eingespart und teure Übertragungsfehler eliminiert“, stellt Darren Klaum heraus. Der Director Business Systems bei PITT OHIO berichtet zudem: „Durch den Wegfall manueller Eingaben oder Auslesen von Daten in Web-Portalen haben die Kundendienstmitarbeiter bei PITT OHIO 90 bis 95 Prozent mehr Zeit für andere Aufgaben. Damit haben sie die Möglichkeit, höherwertige Aufgaben in Angriff zu nehmen, die sinnvoller sind und zugleich die Kundenzufriedenheit verbessern.“

Unstrukturierte Informationen als Achillesferse

Das gemeinnützige Marktforschungsunternehmen AIIM hat im Rahmen einer Studie ermittelt, dass der 74 Prozent der Unternehmen angeben, dass unstrukturierte Informationen (Dokumente und Inhalte) die Achillesferse ihrer RPA-Implementierung sind. „Durch RPA können Unternehmen ihre Investitionen in Unternehmenssysteme deutlich effektiver nutzen“, sagt John Mancini, Chief Evangelist von AIIM. „Knowledge-Mitarbeiter sind dann in der Lage, ihre eigenen Prozesse zu automatisieren und die Automatisierung auf unzählige kleinere Prozesse auszuweiten, die außerhalb der Reichweite von BPM-Tools lagen. Wenn Unternehmen unstrukturierte Informationen für die RPA-Lösungen bereitstellen, können sie ihren ROI erheblich steigern.“

Derzeit sind Hunderttausende Software-Roboter bei mehr als 650 Unternehmenskunden, BPO-Anbietern sowie Shared Service Centern weltweit im Einsatz. Kofax treibt so Verbesserungen in den Bereichen Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, operative Effizienz, Reaktionsfähigkeit und Kostenreduktion voran. Die Funktionalitäten der Kofax Intelligent Automation kommen in einer Vielzahl von Anwendungsszenarien, beispielsweise bei Banken, Versicherungen, in der Fertigungsindustrie, im Einzelhandel, in der Logistik, in Behörden und in anderen vertikalen Märkten zum Einsatz.

Anlässlich der Produkteinführung bietet Kofax Interessenten eine kostenlose zwölfmonatige Testphase für Kofax RPA. Damit können Unternehmen die Lösung risikofrei erproben. Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen, die mit langsamen, arbeitsintensiven, fehleranfälligen und teuren Prozessen zu kämpfen haben. (rhh)

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