Sechs Schritte führen zur LösungAutomatisierung mit Hilfe der Robotic Process Automation

Im digitalen Zeitalter kämpfen immer noch viele Unternehmen mit einer Vielzahl an manuellen, repetitiven und zeitraubenden Prozessen. Vorreiter haben sich dieser Herausforderung angenommen und ihre Workflows bereits automatisiert. Dafür haben sie sich für den Einsatz einer Robotic Process Automation (RPA)-Lösung entschieden. Die Software übernimmt wiederkehrende Tätigkeiten und unterstützt Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit, sodass sie diese schneller und effizienter erledigen können.

Laut einer Studie des Business- und Technologie-Dienstleisters Cognizant verbringen Angestellte 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben. Dabei ließe sich ein Großteil dieser Aufgaben automatisieren – vor allem solche, bei denen es um die Prüfung, die Eingabe und das Zusammentragen oder das Kopieren von Daten zwischen internen und externen Systemen wie Websites, Portalen oder Unternehmens- und Desktop-Anwendungen geht.

Oftmals geschieht dies jedoch nicht. Das kommt die Unternehmen sehr teuer zu stehen: Je mehr manuelle Tätigkeiten die Mitarbeiter ausführen, desto mehr leiden Produktivität und Reaktionszeiten. Außerdem steigt die Fehleranfälligkeit signifikant. Dabei wird häufig vergessen, dass dies in vielen Fällen auch gravierende Auswirkungen auf die Endkunden hat. Die Lösung hierfür heißt RPA: Mitarbeiter übergeben Software-Robotern zeitfressende, langweilige, aber notwenige Aufgaben. Doch wie gelingt ein unkomplizierter Einstieg in RPA?

Checkliste für die RPA-Einführung

Folgende Tipps sollten Unternehmen vor der Einführung einer solchen Lösung beherzigen:

• Aktuelle Prozesse bewerten: Im ersten Schritt ist es wichtig, zu identifizieren, welche Prozesse und Tools im Unternehmen vorhanden sind, und sie zu bewerten. Welche Prozesse funktionieren richtig gut? In welchen schlummert ein noch ungenutztes Automatisierungspotential?
• Aktuelle Prozesse analysieren: Als nächstes sollten Unternehmen überprüfen, wie hoch die durchschnittlichen Kosten bzw. Zeitaufwendungen für die identifizierten Prozesse sind. Diese erhobenen Zahlen sollten Unternehmen mit den Industriestandards vergleichen. Sehr häufig erkennen Unternehmen anhand dessen bereits das große Einsparungspotential und an welcher Stelle sie mit RPA am besten starten sollten.
• Anwendungsfälle für RPA identifizieren: Danach gilt es zu entscheiden, welche Abläufe und Tätigkeiten besonders gut für die Automatisierung geeignet sind. Eine gute RPA-Lösung kann hierbei nicht nur einfache, sich wiederholende Tätigkeiten automatisieren, sondern auch komplexere und kognitive Tätigkeiten wie beispielsweise das Erfassen, das Verstehen und das Verarbeiten von Dokumenten.
• Anwendungsfälle priorisieren: Um die größtmögliche Wirkung zu erreichen, empfiehlt es sich, verschiedene Anwendungsfälle nach Wichtigkeit zu sortieren. Das Ziel des ersten Einsatzes von RPA besteht darin, Produktivitätssteigerungen und einen schnellen ROI sofort zu realisieren. Schließlich möchten Unternehmen den Erfolg von RPA gegenüber Stakeholdern, der Führungsetage und innerhalb der Branche beweisen.
• Mit einem Proof-of-Concept starten: Es empfiehlt sich, zunächst einen sehr einfachen Prozess zu automatisieren – beispielsweise das Erstellen von Reports in der Personal- und Finanzabteilung, Änderungen von Stammdaten in mehreren Systemen oder die Rechnungsstellung. Ein erfolgreicher Proof-of-Concept wird schnell verdeutlichen, wie simpel die Erstellung der Software-Roboter ist und wie viel Arbeit diese virtuellen Kollegen den Mitarbeitern abnehmen.
• RPA-Lösung skalieren: Neben der Zeit- und Kostenersparnis bietet RPA viele weitere Vorteile. Die Kundenzufriedenheit steigt, da das Unternehmen deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren kann. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert sich, da sie sich anstelle eines langweiligen Daten-Kopierens auf deutlich wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können. Um RPA künftig unternehmensweit ausrollen zu können und dadurch noch mehr von RPA zu profitieren, empfiehlt sich in diesem letzten Schritt, eine Roadmap zur Skalierung zu erarbeiten. Das erlaubt, die Anzahl der Roboter, die Unternehmen innerhalb einer Business-Unit oder eines bestimmten Prozesses einsetzen, sukzessive zu erhöhen. Weltweit setzen zahlreiche Unternehmen bereits Tausende von Software-Robotern ein. Mit der richtigen Architektur erfolgt die Skalierung der Roboter einfach und kostengünstig.

Sobald Unternehmen diese sechs Schritte erfolgreich absolviert haben, steht einem unternehmensweiten Rollout von RPA nicht mehr im Wege. Dafür ist es notwendig, ein funktionsübergreifendes RPA-Team (Center of Excellence) zusammenzustellen.

Hierbei ist es ratsam, dass sich Mitarbeiter der Fachabteilungen sowie aus dem IT-Bereich austauschen und spezifische Anwendungsfälle für die Nutzung von RPA identifizieren und umsetzen. Nach den ersten Umsetzungserfolgen wird es kaum noch Abteilungen geben, die RPA nicht einsetzen wollen. Denn dank RPA wird sich die Arbeit im Unternehmen zum Positiven verändern, sodass RPA auf der Projektliste für 2019 bei vielen Unternehmen an oberster Stelle steht.

Daniel Schmidt ist Senior Product Marketing Manager bei Kofax

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