Gezieltes Onboarding: digitale Unterstützung für die Personalabteilung

Das Rekruitieren gut ausgebildeter Fachkräfte ist zeit- und kostenintensiv. Immer mehr Unternehmen erkennen, wie wichtig eine schnelle Integration der neuen Mitarbeiter ins Arbeitsumfeld ist, um die „New Hires“ nicht gleich wieder zu verlieren. Das Tool des Recruiting-Experten d.vinci kann die HR-Abteilung und Verantwortlichen beim systematischen Onboarding unterstützen.

20 bis 25 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter verlassen den neuen Job noch innerhalb der Probezeit. Eine hohe Zahl, denn Fehlbesetzungen oder Trennungen sind kostspielig und führen zu Wettbewerbsnachteilen am Markt. Handelt es sich dabei gar um eine Führungskraft, muss Schätzungen zufolge etwa das doppelte Jahresgehalt für eine Neueinstellung gerechnet werden. Hohe Absprungraten haben zudem einen negativen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Team. Interne Spannungen wiederum führen zu weniger Produktivität. Warum aber kündigen viele so schnell? Eine unzureichende Einarbeitung ist einer der Gründe.

Das sogenannte Onboarding, also alle Maßnahmen, die die Eingliederung neuer Mitarbeiter fördern, kann die Anfangsfluktuation verhindern helfen. Dieser Prozess beginnt bereits nach Vertragsabschluss. „Das Preboarding beschreibt genau diesen Zeitraum von der Zusage bis zum offiziellen Start, der aufgrund von Kündigungsfristen mitunter einige Monate umfassen kann“, so Annabel Senhold, Consultant bei d.vinci. „Hier ist es wichtig, nicht den Kontakt zu verlieren. Eine Einladung zur Firmenveranstaltung oder zum Mittagessen kann dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlt.“

Vorteile des Onboarding-Tools

Wie ist es aber vor allem bei mehreren Neueinstellungen möglich, den Überblick zu behalten und an alle Aufgaben zu denken? Am Onboarding sind mehrere Mitarbeiter beteiligt, die nicht unbedingt fachlich etwas miteinander zu tun haben. Bei vielen Unternehmen findet das Onboarding anhand von Excel-Listen statt. Oft werden diese nicht aktualisiert, sie werden unübersichtlich, es entstehen Verständnis- und Verständigungsprobleme. Somit kann die Koordination von Aufgaben mit allen Beteiligten schwierig sein.

„Um Personalabteilungen, Führungskräfte und zuständige Mitarbeiter zu unterstützen und den Aufwand im Rahmen zu halten, haben wir eine Software entwickelt“, sagt d.vinci-Geschäftsführer Tobias Tiedgen. In dem Tool „d.vinci Onboarding“ lässt sich der gesamte Prozess übersichtlich nach den Phasen „Absichtserklärung“ (bis Arbeitsvertrag), „Preboarding“ (bis zum ersten Arbeitstag), „Onboarding“ (Ende der Probezeit) und „Betreuung“ (nach Probezeit) verwalten.

Praktische Umsetzung

Die Personalabteilung koordiniert die Aufgaben, überwacht die Termine und ist für den Onboarding-Prozess insgesamt zuständig. Die Führungskraft ist für die fachliche Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen verantwortlich. Der sogenannte Buddy – ein Kollege, bestenfalls auf gleicher hierarchischer Stufe –, sorgt für die soziale Integration des neuen Mitarbeiters, das heißt er erklärt ungeschriebene Regeln wie zum Beispiel die Mittagszeiten. Im „d.vinci Onboarding“ hat jede dieser Parteien ihre Aufgaben im Blick und alle behalten somit den Überblick.

Eingestellt wird zum Beispiel ein Marketing-Manager. Beteiligt ist nicht nur der Teamleiter Marketing, sondern auch die Personalabteilung, die IT wegen der Einrichtung des Arbeitsplatzes, das Office-Management für den Willkommensgruß und ggf. noch ein Buddy. Diese Personen sitzen selten am gleichen Ort und können sich nicht schnell absprechen. Die Onboarding-Software sorgt dafür, dass die zu erledigenden Aufgaben zuverlässig bei den zuständigen Personen landen, unabhängig davon, wo diese sind.

„Die stetige Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt bei der langfristigen Mitarbeiterbindung“, erklärt Tobias Tiedgen. Das betrifft nicht nur New Hires, sondern auch Mitarbeiter, die wieder „an Board genommen werden“, wenn sie nach längerer Abwesenheit beispielsweise aufgrund von Elternzeit oder einer längeren Krankheit zurückkehren oder auch intern die Position wechseln. (rhh)

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