Nach der Krise: digitale Prozesse weiter im EinsatzJetzt die Chancen der Digitalisierung nutzen

23. April 2020

Corona – das Virus hat alles verändert. Alle Unternehmen mussten ihre Prozesse anpassen. Home Office war von jetzt auf gleich salonfähig – selbst in Branchen, die dem Konzept traditionell skeptisch gegenüberstehen. Es ist überlebenswichtig geworden, Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Schon jetzt lohnt der Blick auf die Zeit nach der Krise. Trauen sich Unternehmen, digitale Prozesse dann weiter zu nutzen, kann die aktuelle Ausnahmesituation positive Effekte hervorbringen.

Derzeit ist es in vielen Bereichen und Branchen alternativlos, im Home Office zu arbeiten. Diskussionen gibt es folglich wenige. Diesen Pragmatismus sollten Unternehmen in Projekte übernehmen.

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Denn häufig ist es die mangelnde Überzeugung in der Belegschaft, die Digitalisierungsprozesse scheitern lässt. Klar ist auch: Veränderung bedeutet immer Aufwand und schmerzt auch manches Mal.

Erfolgreich durch die Ausnahmesituation

Unternehmen tun zur Zeit alles, um Ihr Unternehmen gut durch die Krise zu bringen. Doch gut ist es, über die aktuell schwierige Zeit hinaus zu denken. Wollen Firmen Prozesse neu gestalten, sind sie generell gut beraten, die Veränderung nicht auf die Ebene des Unternehmens zu beschränken. Zudem sollten sie sich nicht scheuen, Arbeit zu investieren, um neue Pfade zu betreten.

Da ist zum einen die technische Ebene, die in der Regel relativ mühelos angepasst werden kann. Ein Beispiel: In der aktuellen Lage suchen viele Unternehmen nach einem Tool für die virtuelle Zusammenarbeit, wie etwa Microsoft Teams, Zoom oder GotoMeeting. Doch damit ist der Wandel nicht abgeschlossen. Auch nach der derzeitigen Krise ist es sinnvoll, den Wechsel der Technik als Chance zu begreifen. Die Digitalisierung von Prozessen sollte genauso alternativlos bewertet werden, wie aktuell die Verlegung eines Arbeitsplatzes ins Home Office.

Schwung mitnehmen in die Zeit nach der Krise

Es ist also naheliegend, den Schwung aus der aktuell plötzlich allerorts genutzten Digitalisierung für den Erfolg des Unternehmens nach der Ausnahmesituation zu nutzen. Die Ad-hoc-Digitalisierung sollte sich fortsetzen, ohne dass Unternehmensleitung und Belegschaft wieder in alte Verhaltensmuster zurückzufallen.

In der Krise liegt also eine Chance, denn im regulären Betrieb wäre es wahrscheinlich deutlich schwerer gewesen, Prozesse zu verändern. Wenn nicht jetzt Fortschritt angehen, wann dann? Wer sich schon heute intensiv mit allen entsprechenden Aspekten beschäftigt, ist nach der Krise in der Lage, in einem anderen, verbesserten Modus neu zu starten.

Heute für morgen planen

Wer die eigenen Prozesse im Unternehmen jetzt hinterfragt, profitiert morgen davon. Dabei kann man auf einen Trick zurückgreifen, um die Probleme und Chancen in internen Prozessen besser erkennen zu können:

Das Aufschreiben aller Prozesse verlangsamt die gedanklichen Vorgänge und vertieft so automatisch alle Themen. Eine passende Software bietet die Möglichkeit, die Prozesse zu beschreiben und parallel zu visualisieren. Veränderungen in einem der Bereiche (Visualisierung oder Beschreibung) wirkt sich in einer zeitgemäßen Lösung auf den jeweils anderen aus.

Eine eindeutige, einzige Antwort auf die Frage, wie ein Digitalisierungsprojekt am besten gestartet werden kann, gibt es nicht. Manche Unternehmen schwören zum Beispiel auf die „Wasserfallmethode“: Nachdem ein Missstand erkannt wurde, etwa zu viel Papiernutzung im Unternehmen, entscheidet man sich für eine Lösung des Problems – in dem genannten Beispiel für ein Dokumenten Management System. Dann folgt die Anbietersuche, und nach einigen Präsentationen startet nach kaufmännischer Einigung das Projekt.

Jedoch gibt es eine Herangehensweise, die deutlich mehr Vorteile für den Betrieb bringen kann. Die IST-Dokumentation, die Ableitung daraus zur SOLL-Dokumentation und die anschließende Umsetzung garantiert in der Praxis den größten Projekterfolg. Es ist gerade in der aktuellen Ausnahmesituation die beste Zeit, die eigenen IST-Prozesse zu dokumentieren, zu überdenken und das SOLL daraus abzuleiten.

Schritte eines erfolgreichen Digitalisierungsprojekts

Unternehmen fahren am besten damit, wenn sie schon im ersten Projektschritt alle gesammelten Daten in die IST-Dokumentation aufnehmen. So wird die aktuelle Situation festgehalten: warum das Problem besteht und welche Folgeprobleme in dieser Situation des aktuellen Prozesses für das gesamte Unternehmen entstehen. Ein passender Dienstleister nimmt sich dann Zeit für eine ausführliche Analyse, spricht mit den Prozessbeteiligten und lässt sich die aktuelle Arbeitsweise ohne Kommentierung zeigen.

Ein externer Partner kann die IST-Dokumentation entsprechend ergänzen und bereits damit beginnen, an den jeweiligen Prozessschritten Handlungsempfehlungen festzuhalten. Bevor im folgenden Schritt dann die Wunschprozesse mit der Geschäftsführung und/oder den Verantwortlichen besprochen werden, sollten auch frei und ohne gedankliche Schranken Ideen geäußert und Wünsche von allen Prozessbeteiligten vorgetragen werden dürfen. Anschließend werden diese in der IST-Dokumentation schriftlich festgehalten und mit den Handlungsempfehlungen des Dienstleisters abgeglichen.

Anbieter erhält SOLL-Dokumentation als Basis

Bei dieser Art des Vorgehens startet ein Unternehmen erst nach all diesen Schritten die Anbieterauswahl. Ist ein passender Anbieter gefunden, erhält dieser als Basis für sein Angebot mit entsprechender Präsentation die SOLL-Dokumentation. Der Vorteil ist, dass auf dieser SOLL-Dokumentation die komplette Projektkoordination fußt. Im Team können alle Beteiligten in diesem Ansatz Änderungen an den Prozessen besprechen und dann gemeinsam verabschieden.

Und wie nebenbei wird jeder Einzelne bestmöglich in das Projekt integriert. Da sowohl Geschäftsführung wie auch Prozessbeteiligte mitentschieden haben, hat das Projekt höchste Akzeptanz: Jeder trägt es mit wie eine eigene Idee.

Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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