Microsoft Office 365 verändert IT-LandschaftRisiken und Nebenwirkungen des Digital Workplace

Speziell bei der Bürosoftware geht der Trend hin zur Cloud – mit Microsoft Office 365. Doch die Umstellung bringt nicht nur Vorteile.

Bye Bye, analoge Bürowelt und On-Premises-IT – der Digital Workplace ist im Mittelstand angekommen. Das bestätigt eine aktuelle Adobe-Studie: 56 Prozent der Befragten geben an, durch den technologischen Fortschritt – wie die Nutzung von Cloud-Anwendungen und Collaboration-Tools – viele Aufgaben bei der Arbeit besser bewältigen zu können. So wundert es nicht, dass immer mehr Unternehmen einen Wechsel von ihren klassischen Microsoft-Office-Anwendungen hin zur cloudbasierten Digital-Workplace-Lösung Office 365 anstreben. Zumal die Hersteller ihre Lösungen in vielen Fällen nur noch in der Cloud-Variante bereitstellen.

Mit der Umstellung auf die Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) von Microsoft starten Unternehmen zwar notwendige digitale Transformationsprozesse. Gleichzeitig verändern sich aber die klassischen Aufgaben der IT-Abteilung in Unternehmen. Nur selten seien Unternehmen vollständig auf den Einsatz der Workplace-Lösung Office 365 vorbereitet, sagt André Röhrich, Digital-Workplace-Experte bei der QSC AG.

Vor dem Schritt in die Cloud müssen sich Unternehmen intensiv mit den einzelnen Anwendungen auseinandersetzen und überprüfen, welchen Mehrwert sie für die Mitarbeiter haben. Röhrich empfiehlt IT-Teams für den Umstieg auf Microsoft Office 365, drei erfolgskritische Aspekte zu berücksichtigen:

• Mehrwert von Office-365-Features hinterfragen: Mit dem Wechsel auf Cloud-basierte Workplace-Anwendungen betreiben Unternehmen ihre Bürosoftware nicht mehr auf eigenen Endgeräten und Servern. Damit geben sie die Kontrolle über die neuesten Features von Excel, Outlook oder Word sowie über neue Tools ab. Sobald Microsoft eine Funktion oder App freischaltet, kann jeder Mitarbeiter diese nutzen. Hier benötigen Unternehmen ein Auswahlverfahren, um neue Features zu sortieren: Welche Funktionen bieten dem Unternehmen überhaupt einen Mehrwert? Das gelingt mit Multiplikatoren-Gruppen, die neue Funktionen in kleineren Teams austesten, bevor sie unternehmensweit ausgerollt werden. Oder eben nicht. Neben der Testfunktion übernehmen die Multiplikatoren auch den Support, indem sie Fragen oder Probleme ihrer Kollegen klären.
• Change- und Release-Management transparent steuern: Die Problematik des Kontrollverlusts gilt auch in die andere Richtung: Deaktiviert Microsoft Funktionen und Apps, sind sie schlichtweg nicht mehr verfügbar. Die Anwender sind dann auf Alternativen angewiesen. Zudem müssen Unternehmen die betroffenen Clouddaten rechtzeitig migrieren, um Datenverlusten vorzubeugen. Führt Microsoft verschiedene Dienste zusammen, für die spezielle On-Premise-Hardware nötig ist (wie ein Videokonferenzsystem bei Skype for Business), gilt zu prüfen, ob neues System und Hardware kompatibel sind. Ist dem nicht so, müssen Unternehmen ihre Hardware upgraden oder sich Hybridszenarien bedienen, mit denen sie die Bestandsgeräte weiter nutzen können. Unternehmen stehen damit gleich vor mehreren Problemen: Auch mit einer Vorlaufzeit von mindestens zwölf Monaten, in der Microsoft solche Abschaltungen ankündigt, bleibt Mittelständern wenig Zeit, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Der Grund: die begrenzten IT-Ressourcen in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Gleichzeitig müssen sich IT-Abteilung und Fachbereiche enger miteinander abstimmen, um gemeinsam zu entscheiden, welche Auswirkungen von Microsoft geplante Änderungen auf den Geschäftsbetrieb haben. Zudem müssen die Mitarbeiter geschult werden, sobald sich das Nutzungskonzept ändert. Das kostet Zeit und Geld.
• Sicherheitsstandards selbst definieren: Weil Mitarbeiter mit Office 365 von überall und mit jedem internetfähigen Endgerät auf die Cloud-Lösung zugreifen können, müssen Unternehmen ihre Sicherheitsstandards überdenken. Datentransfers und Mail-Eingänge werden nicht mehr vom eigenen Firewall-Administrator im unternehmenseigenen Netzwerk geprüft, Daten-Backups erfolgen nach Microsoft-Richtlinien. Zwar beugen Zwischenspeicherungen von Office 365 dem Datenverlust bei etwaigen Ausfällen vor, ersetzen jedoch nicht dedizierte Back-ups. Auch die Aufbewahrungsrichtlinien gilt es zu bedenken: Fallen Daten aus der Aufbewahrungsfrist heraus, sind sie in Office 365 für immer gelöscht.

SaaS verändert das IT-Rollenverständnis

Der Eigenbetrieb von Hardware, Infrastruktur und Anwendungen entfällt durch cloudbasierte Anwendungen. Wartungsarbeiten liegen nun bei Microsoft – einschließlich Patches, Backup und Recovery der Systeme. Allerdings kommen auf die IT-Abteilung neue Beratungsaufgaben zu. Sie wird zum Dienstleister im eigenen Unternehmen: IT-Mitarbeiter entscheiden immer häufiger über den Mehrwert einzelner Funktionen – in enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen. Indem das IT-Team entsprechende Rahmenbedingungen schafft, lassen sich Betriebsprozesse verbessern, Probleme schneller lösen und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen verbessern. So arbeiten Vertrieb, Marketing oder Produktion effizienter.

IT-Mitarbeiter entwickeln sich durch den Umstieg auf Office 365 vermehrt zu betriebsinternen Prozessspezialisten. Weil dieser Wechsel oftmals zu einem gravierenden Umbruch im Unternehmen führt, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern. Diese sorgen nicht nur für eine reibungslose Cloudmigration; sie wissen aufgrund ihrer Erfahrung auch genau, welche Anwendungen und Funktionen einem Unternehmen zum Vorteil gereichen.

Die Digitalisierungsexperten der QSC AG beraten mittelständische Unternehmen dabei nicht nur umfassend, wie sich mit Office 365 Produktivität und Effizienz steigern lassen. Sie managen auch individuelle Konfigurationen der Office-Dienste, die Anbindung von Drittsystemen und den IT-Support, wie etwa die Lizenzverwaltung oder das Passwort-Management. Unternehmen erfahren darüber hinaus auch Unterstützung beim Aufsetzen smarter Prozesse, bei der Integration mit SAP und anderen Systemen, bei der Orchestrierung, Implementierung und bei der reibungslosen Migration von Office-Anwendungen. Damit können sich Mittelständler wieder aufs Wesentliche konzentrieren: ihre Kunden. (rhh)

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