Digital Office: Was wir aus der Krise lernenDie wesentlichen Faktoren für den Erfolg

Mit der Corona-Pandemie ging ein Boom des mobilen Arbeitens einher. Innerhalb kürzester Zeit brauchten Unternehmen Lösungen, um auch im Homeoffice effiziente und sichere Prozesse zu gewährleisten. Doch was können Unternehmen aus der Krise lernen und wie sind sie langfristig im Digital Office erfolgreich?

Zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach Cloud-basierten Digital-Office-Lösungen. Denn der Großteil an Unternehmen musste aus der Not heraus schnell neue Arbeits- und Kommunikationsweisen etablieren. Laut einer Sonderauswertung des Bitkom-ifo-Digitalindexes arbeiteten im April diesen Jahres 75 Prozent aller Unternehmen von zu Hause aus – in der Informations- und Kommunikationstechnikbranche waren es sogar 94 Prozent.

Doch nur wenige Unternehmen waren auf die teils radikale Umstellung ihrer Prozesse technisch, juristisch und organisatorisch vorbereitet. Die meisten suchten nur vorübergehende Lösungen mit den nötigsten Funktionen. Inzwischen geht es aber nicht mehr allein um „kreative“ Wege der Zusammenarbeit während der Krise, sondern darum, einen Grundstein für die Zeit nach Corona zu legen. Denn auch dann ist ein nachhaltiges Informationsmanagement unerlässlich für den wirtschaftlichen Erfolg.

Das Arbeiten im Digital Office

Die Entwicklungen in den vergangenen Monaten zeigen, dass einige Unternehmen durchaus auch bürounabhängig funktionieren. Das gilt definitiv nicht für alle Branchen und teils auch nicht für alle Abteilungen eines Unternehmens. Aber jede Geschäftsführung muss sich mit der Frage auseinandersetzen:

„Kehren wir nach der Krise wieder zu alten Arbeitsweisen zurück oder behalten wir flexible und virtuelle Workflows – dauerhaft oder temporär – bei?“ In diesem Zusammenhang lassen sich drei Szenarien definieren:

Szenario 1: Die Rückkehrer zum „Business as usual“

Gerade Unternehmen, die das neue Arbeiten als notwendiges Übel erfahren haben, werden nach Corona zum „Business as usual“ zurückkehren. Es ist beispielsweise möglich, dass ihre geltenden Compliance-Anforderungen den Einsatz digitaler Lösungen erschwert haben.

Bei ihnen müssen Softwareanbieter verstärkt eine positive Grundeinstellung gegenüber dem Digital Office schaffen. Denn anders als es die Krise gefordert hat, ist auch eine schrittweise und bedarfsgerechte Implementierung digitaler Systeme möglich. Eine Capture-Software ist beispielsweise sinnvoll, um zunächst papiergebundene Dokumente in digitale Informationen umzuwandeln. Auf diese Weise lässt sich mit einem wesentlichen Aspekt einer ganzheitlich digitalen Geschäftskommunikation beginnen.

Szenario 2: Die Nutzer des „hybriden Mix“

Viele Unternehmen werden eine Art „hybriden Mix“ aus alten und neuen Arbeitsweisen etablieren. Kleinere Digital-Office-Services aus der Cloud haben sich bei ihnen bewährt, andere nicht. Oder man möchte aus wirtschaftlichen, praxisrelevanten oder betriebskulturellen Gründen nur bedingt auf sie vertrauen. Wegen Corona mussten sie abrupt auf digitale Tools umstellen; jetzt wünschen sie sich ein schrittweises Vorgehen, bei dem sie gefühlt mehr Kontrolle über Abläufe und Daten haben.

Unternehmen, die nach Corona das Digital Office zumindest in Teilen weiternutzen wollen, können dies zum Beispiel im Sinne eines „defensiven Cloud Computings“. Damit ist gemeint, die sekundären Prozesse, also all jene Geschäftsaktivitäten, die das Kundengeschäft lediglich unterstützen, in die Cloud auszulagern. Diese finden beispielsweise in den Bereichen Facility, Finance, HR, IT oder Administration statt.

Die hier verwendeten IT-Systeme sind etwa Büro- und Mail-Programme wie Microsoft Office 365 oder eine Finanzbuchhaltungssoftware. Aber auch Lösungen wie etwa Archivierungssysteme, eine DMS-Software oder Cloud-Services, zum Beispiel aus dem Capture-Bereich, zählen dazu. Sie können statt über den eigenen Server in der Cloud gehostet werden. So machen Unternehmen bei Bedarf auch eine langfristige digitale Transformation möglich.

Szenario 3: Die Vorantreiber des „Rise of the cloud“

Bei einigen Unternehmen wird es den Effekt eines „Rise of the cloud“ geben. Bei denen hat sich die erzwungene neue Arbeitsweise und der damit verbundene verstärkte Nutzen von Cloud Services im Bereich Digital Office als produktiv und wirtschaftlich lohnend erwiesen. Fehlte ihnen zuvor der Mut oder der Anreiz, etwas Neues auszuprobieren, hat Corona ein neues Bewusstsein für die Cloud und den Umgang mit digitalen Informationen und Prozessen hervorgerufen.

Zu diesen Unternehmen zählen jene, die bereits ihre sekundären Prozesse über die Cloud hosten, und einen digitalen Schritt weitergehen wollen: Sie wollen zusätzlich ihre primären Anwendungen auslagern, also die, die ihr Kundengeschäft direkt betreffen. Hierzu zählen etwa die Bereiche Produktion, Einkauf und Vertrieb. Die für diese geschäftskritischen Prozesse genutzten IT-Anwendungen sind zum Beispiel CRM- und ERP-Systeme.

Mit diesem „offensiven Cloud Computing“ etablieren Unternehmen neue Denk- und Handlungsmodelle der Zusammenarbeit: Sie lösen sich von traditionellen Informations- und Kommunikationstechniken und können Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus agil verknüpfen. Wertschöpfungsketten können neugestaltet werden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und auch neue Zielgruppen zu erschließen.

Fazit

Während im privaten Alltag einige bereits zum vorherigen Zustand zurückgekehrt sind, müssen Unternehmen erst noch Konzepte für die „Nach-Corona-Zeit“ erarbeiten: Wollen sie wieder zurück zum „Business as usual“, einen hybriden Mix aus bewährten und neuen Lösungen etablieren bzw. fortführen oder die ganzheitliche Umstellung auf ein Digital Office in der Cloud?

In Bezug auf Flexibilität und Skalierbarkeit, Kosteneinsparungen und vor allem Sicherheit bieten virtuelle Arbeitsumgebungen viele Vorteile gegenüber der klassischen Vor-Ort-Installation von IT-Anwendungen. Die Nutzer eines hybriden Software-Mixes bzw. von Cloud Services können Informationen intern wie extern schnell, transparent und ortsunabhängig austauschen. Doch auch jene Unternehmen, deren Mitarbeiter lieber wieder gemeinsam am Besprechungstisch sitzen, statt sich im Onlinemeeting auszutauschen, sollten die Möglichkeiten eines partiellen Digital Offices nicht ignorieren – und einfach kleine, bedachte Schritte gehen. Denn statt kurzfristiger Ad-Hoc-Entscheidungen ist nun Zeit für ein Umdenken in Richtung ganzheitlicher Digitalisierung.

Thomas Kuckelkorn ist Manager PR & Kommunikation bei der BCT Deutschland GmbH.

BCT Deutschland GmbH