Personalwesen im Umbruch:Digitalisierung erhöht Leistungsfähigkeit und Krisensicherheit
11. November 2020
Demografische Entwicklung, Globalisierung und Digitalisierung sorgen für einen Umbruch im HR-Bereich – und die Corona-Krise hat deutlich gemacht, wie wichtig es ist, das operative Geschäft auch aus der Ferne weiterführen zu können. Intelligente Software ermöglicht nicht nur einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff, sie erlaubt es durch Standardisierung und Automatisierung auch, die Aufwände für administrative Aufgaben und Routinetätigkeiten zu minimieren. So, dass die HR-Abteilung Zeit für das Wesentliche hat und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessert wird.
HR denkt um: Analytics, Prozessautomatisierung und digitale Akten halten Einzug in Personalabteilungen, die sich den Möglichkeiten der Digitalisierung öffnen. Das zeigt eine Studie der Forcont Business Technology GmbH und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Vier Ziele nennen die befragten Unternehmen:
- eine bessere Qualität der Prozesse im HR-Bereich,
- eine Senkung der Kosten,
- zufriedenere Mitarbeiter und
- den Zeitgewinn.
Knapp 60 Prozent der Befragten haben mit der Digitalisierung von HR-Prozessen begonnen, jedes zweite Unternehmen ist der Meinung ein Bewusstsein für die digitale Transformation gelegt zu haben und die Mehrheit ist sich der hohen strategischen Bedeutung bewusst. Der Digitalisierungsgrad von Prozessen in der Verwaltung, Beschaffung und Beurteilung liegt dabei zwischen 54 und 64 Prozent, knapp 50 Prozent der Befragten haben die Personalakten bereits digitalisiert – zumindest teilweise.
Allerdings hat die Studie auch die Hürden und Problemstellungen der Branche offengelegt: 33 Prozent fehlt im HR-Alltag die Zeit, um eine Prozessautomatisierung voranzutreiben. Zu groß sind die Aufwände für Administration und Datenpflege. Auch bei den Datenanalysen gibt es Reibungsverluste: Sie erst macht den Erfolg von Maßnahmen wie Recruiting oder Teamleistung mess- und damit nachvollziehbar.
Hürden sind hier heterogene IT-Systeme, die Anwendung der gewonnenen Daten oder der Zugriff auf die Systeme. Weitere Hinderungsgründe: die passende Software fehlt, es mangelt an Zeit oder die Expertise ist nicht vorhanden. Teildigitalisierung, umfangreiche, umständliche Prozesse und Insellösungen erfordern manuelles Eingreifen und kosten Zeit und erschweren so insgesamt das Vorankommen des Fortschritts in Personalabteilungen.
Kosten und Zeit sparen mit Standardisierung durch digitale Tools
Die Vorteile der Digitalisierung in HR-Abteilungen liegen auf der Hand: Digitale Lösungen und Plattformen erlauben es, Routineaufgaben zu automatisieren. Durch die Standardisierung können manuelle Prozesse entfallen oder schneller und effizienter werden. Das Personal wird dadurch von rein administrativen Aufgaben entlastet und kann sich wertschöpfenderen Tätigkeiten zuwenden. Personalentwicklung und -verwaltung, Talentmanagement und Recruiting, Arbeitsverträge oder Zeitwirtschaft: digitale Tools decken alle Bereiche ab.
Automatisierungen sind vor allem durch intelligente Workflows und einfache Zugriffe möglich: Lohnscheine müssen nicht mehr gedruckt, frankiert und verschickt werden, sondern werden über ein Portal abgerufen oder per Email versendet. Auch das Urlaubs-Procedere wird vereinfacht: Statt Urlaubscheinen wird der Antrag im Portal eingereicht und vom Vorgesetzten genehmigt. Das schafft Transparenz, da Urlaube jedes Mitarbeiters sofort einsehbar sind.
Ein Workflow mit automatisch generierten Emails verringert den manuellen Aufwand weiter. Der Vorgesetzte hat zudem einen Überblick über Resturlaubstage und kann weitere Informationen selbst abrufen – Routinenachfragen bei der Personalabteilung entfallen. Die Lohnabrechner müssen ihrerseits keine Urlaubsscheine abtippen, was den Aufwand und die Fehlerquote reduziert. Anstehende Aufgaben können im Portal hinterlegt werden, so dass Mitarbeiter nicht wiederholt Rücksprache mit der Führungskraft halten müssen – Erinnerungsfunktionen unterstützen das operative Geschäft.
Ein weiterer Vorteil digitaler Tools ist das Vorhalten der aktuellen Rechtslage, denn durch die regelmäßige Aktualisierung werden gesetzliche Änderungen – hauptsächlich im Abrechnungsbereich, umgesetzt. Aktuell herrscht zum Beispiel Unsicherheit über die Umsetzung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung. Viele Unternehmen suchen deswegen nach einer digitalen Lösung, um die Arbeitszeiterfassung abbilden zu können.
Mit einer entsprechenden Software kommen Abläufe auch nicht mehr zum Stillstand, wenn einzelne Sachbearbeiter ausfallen – durch die Portallösung ist ein Zugriff durch andere Mitarbeiter möglich und gewährleistet. Insgesamt übernimmt eine digitale Lösung lästige Fleißaufgaben und schafft Zeit für die wesentlichen Dinge. Sie bietet Entscheidungshilfen und Unterstützung im Alltag. Zudem erlaubt sie es Auswertungen mit einem Klick vorzulegen – Excel-Listen müssen nicht mehr manuell erstellt werden. Diese kosten Zeit, sind fehlerbehaftet und nicht durch Prozessgestaltung zu optimieren.
Gerade in Krisenzeiten zeigt sich die Bedeutung der Digitalisierung für HR: Sie ermöglicht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten und einen Zugriff aus der Ferne. Geschäftskritische Prozesse können dadurch gesichert werden, da operative Tätigkeiten auch vom Homeoffice aus erledigt werden können. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig.
Von der digitalen Abrechnung zur digitalen Personalakte
Das erste Digitalisierungs-Thema vieler Unternehmen im Bereich HR war die Abrechnung: Früher war sie noch mit Taschenrechner und Excel abzubilden, doch Regelungen für Krankenkassen und Steuer machten sie immer komplexer, so dass viele Unternehmen mittlerweile Software einsetzen. Jetzt werden andere Bereiche relevant: Aktuelles Thema vieler Personaler ist die digitale Akte – weg von Ordnern in Aktenschränken hin zum papierlosen Büro.
Alle relevanten Informationen und Dokumente werden hier abgelegt: Kontaktdaten, Vertragsdaten oder der allgemeine Schriftverkehr. Ein gutes System erlaubt es, dass automatisch erstellte Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigung direkt abgelegt und mit externen Dokumenten wie Seminar-Zertifikaten von Fortbildungen ergänzt werden können. Über das Portal können Führungskräfte wie Mitarbeiter leicht Einsicht auf ihre Akten nehmen – Kopien und Versand entfallen und damit auch die Gefahr von Schattenakten.
Auch im Bewerbermanagement ist eine Automatisierung hilfreich: Im Tool des Anbieters Sage erhält der Bewerber zum Beispiel eine Eingangsbestätigung, wenn seine Unterlagen angekommen sind. Eine softwaregestützte Bewerbervorauswahl reduziert Aufwände enorm – und die Prozesse vor und nach dem Vorstellungsgespräch können individuell gestaltet und entsprechend standardisiert werden.
Digitale Tools unterstützen darüber hinaus die Mitarbeiterbindung: Sie sind in Prozesse integriert, können selbständig Einsicht nehmen und profitieren von vereinfachten Abläufen und der Transparenz. Der Arbeitgeber kann sich darüber als modern und zeitgemäß präsentieren.
Klarheit vor der Implementierung eines Tools
Integrierte, mobilfähige und webbasierte Lösungen können ein Erfolgsfaktor für HR sein. Unternehmen brauchen für ihren Einsatz allerdings Klarheit, wo sie mit der digitalen Transformation beginnen wollen und wo Tools sinnvoll sind.
Vorteilhaft ist dabei ein ganzheitlicher Ansatz von Personalmanagement-Lösungen, die sich ergänzen und modular aufgebaut sind: Teure wie fehleranfällige Schnittstellen sowie Insellösungen lassen sich vermeiden und eine einheitliche IT-Landschaft aufbauen. Da alles in einer Datenbank abgelegt wird, entstehen Synergieeffekte zum Beispiel in Personal- und Zeitwirtschaft, wo Daten automatisiert übertragen werden können.
Ein Tool sollte Flexibilität mitbringen, um die individuellen Prozesse und Workflows in Unternehmen abbilden zu können. Ein Lizenzmietmodell hat darüber hinaus den Vorteil, dass es keine hohen Investitionen erfordert und die Lizenzen sich schnell an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.
Digitale Tools in Personalabteilungen helfen dabei, die Personalverwaltung zu strukturieren und decken alle relevanten Themen wie Abrechnung, Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal oder digitale Personalakte ab. Smarte Workflows und Automatisierung ermöglichen die Abläufe zu straffen, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Fehlerquote zu senken. So, dass die HR-Abteilung Zeit für das Wesentliche wie Personalentwicklung und Personalbindung bleibt.
Stefanie Scherpinski hat die Leitung HR-Lösungen bei der LTmemory GmbH inne.
