Mobile Business-Anwendungen aus der Cloud„Einfach, sicher und barrierefrei“ ist gefordert
24. September 2020
Wenn viele Personen mit unterschiedlichen Arbeitsumgebungen an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, sind spezielle Lösungen Wichtig: Sie sollten ein mobiles Arbeiten unabhängig vom Endgerät einfach, sicher und barrierefrei ermöglichen.
Smartphone, Tablet oder Smartwatch zu nutzen, ist heute selbstverständlich. Diese Endgeräte bieten vielfältige Apps mit hoher Usability und permanenten Zugang zu diversen Informationsquellen. Auch die Arbeitswelt hat sich stark in Richtung mobiles Arbeiten verändert. Immer leistungsfähigere und handlichere mobile Endgeräte befeuern diese Entwicklung.
So hält heute neben Smartphone, Tablet und Laptop auch die Smartwatch zunehmend Einzug in den Geschäftsalltag. Nun sind die Anbieter gefordert, die Business-Anwendungen für diesen mobilen Einsatz nachzuziehen.
Digitale Arbeitsabläufe fordern
Ein erster Schritt dahin ist die durchgängige Digitalisierung von sämtlichen dokumentenzentrierten Arbeitsabläufen. Um dies effizient zu erreichen, werden alle bestehenden Geschäftsprozesse analysiert, priorisiert und als digital ausführbare „Workflows“ modelliert. Bei der digitalen Transformation dieser Prozesse wird parallel dazu ein Rollen- und Berechtigungskonzept eingeführt.
Somit ist sichergestellt, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf bestimmte Daten haben bzw. einzelne Prozessschritte wie Freigaben, Genehmigungen oder Kenntnisnahmen ausführen können. In einem persönlichen Arbeitsvorrat befinden sich alle zu erledigenden Tätigkeiten – die optimale Grundlage für mobiles Arbeiten.
Eine Geschäftsanwendung für alle Devices
Cloud-Plattformen bieten eine gute technologische Basis, um Daten weltweit und jederzeit verfügbar zu halten. Diese dienen nicht mehr nur als „einfache“ Datenspeicher, sondern bieten auch moderne Lösungen für den Geschäftsalltag. Neben Services zum Datenaustausch, über Vorstandskommunikation, Vertragsmanagement bis hin zum prozessgesteuerten Managen von technischen Daten und Dokumenten. Funktionen wie eine Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, mobiler Datenzugriff oder die Synchronisierung von Daten auf lokale Endgeräte sowie zur Offline-Nutzung zählen mittlerweile zum Standardumfang von mobilen Geschäftsanwendungen.
Am Beispiel einer digital gesteuerten Lieferantendokumentation, die unter anderem beim Pumpenhersteller KSB im Einsatz ist, lässt sich dies gut veranschaulichen. Im Sondermaschinenbau gibt es umfangreiche, gesetzliche Anforderungen an die Produktdokumentation. Für jede Komponente einer Pumpe muss der Maschinenbauer Pläne, Handbücher, technischen Beschreibungen, Zertifizierungsunterlagen usw. mitliefern. Diese Unterlagen werden bei KSB vom jeweiligen Komponentenhersteller eingefordert, mit Zulieferern, KSB-intern sowie mit dem Kunden abgestimmt, freigegeben und schlussendlich zu einer Gesamtdokumentation zusammengestellt – ein komplexer Prozess mit global verteilten Partnern und unterschiedlichen Ansprüchen hinsichtlich mobiler Arbeitsweisen.
Durch die zentrale Ablage dieser Dokumente in einer Cloud-basierten Plattform sowie vollständig digitalisierte Prozesse zur Steuerung der Lieferantendokumentation, gelang es, Lieferanten und Kunden schnell einzubinden und zu koordinieren. Das praktische daran, die webbasierte Benutzeroberfläche kann sich an alle Displaygrößen sinnvoll anpassen und ist in vielen unterschiedlichen Sprachen verfügbar.
Eine Grundvoraussetzung um sprachen- und länderübergreifend arbeiten zu können. So greift beispielsweise der Techniker in der Werkshalle per Tablet auf Pläne von Pumpen zu oder ein Mitarbeiter aus der Verwaltung erteilt per Smartwatch benötigte Genehmigungen. Durch den Einsatz dieser cloudbasierten Geschäftsanwendung konnten bei KSB ca. 4.500 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart werden. Diese Kapazitäten stehen nun für weitere Projekte zur Verfügung.
Sicherheit und Datenschutz in der Cloud
Sicherheit spielt bei mobilen Business Anwendungen aus der Cloud eine wesentliche Rolle. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübertragung und zertifizierte europäische Rechenzentren sind einige Aspekte, die es hier zu beachten gilt.
Besonders wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht, sind Cloud-Services zu bevorzugen, die Zertifizierungen nach dem Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ – kurz C5 – herausgegeben vom BSI, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder ISO-Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 27018 oder ISO 20000-1, nachweisen können.
In unserer informationsgetriebenen Gesellschaft, wird es immer mehr zur Herausforderung, im alltäglichen Datendschungel nichts zu übersehen. Für Unternehmensleiter und Außendienstmitarbeiter ist es essenziell über die Gegebenheiten im Unternehmen informiert zu sein um wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher wird es zunehmend wichtiger auf moderne Geschäftsanwendungen zu setzen, die nicht mehr nur im internen Firmennetzwerk verfügbar sind. Mobiles und dezentrales Arbeiten wird sich in Zukunft noch wesentlich verstärken. Die Nutzung der neuen Möglichkeiten, die durch den Einsatz von Cloud-Technologien entstehen, ist die Voraussetzung, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.
