Warum schnell und billig bei der Lizenzbilanz oft nach hinten losgehtStrategisches Software Asset Management

Die Erstellung einer Lizenzbilanz gehört wahrscheinlich zu den unbeliebtesten Aufgaben der IT-Abteilung. Gerne schieben IT-Verantwortliche die Erfassung der Lizenzen vor sich her und sind froh, wenn es dann endlich erledigt ist. Die Versuchung, zu einem günstigen Audit-Angebot zu greifen, ist groß, insbesondere wenn zusätzlich schnelle Abwicklung versprochen wird. Doch das kann sich rächen. Unternehmen gehen ein Audit-Risiko ein und nehmen sich die Chance der strategischen Weiterentwicklung. Der Schlüssel zu einem langfristigen und qualitativen Software-Asset-Management-Ansatz liegt in der Datenqualität und der lückenlosen Erfassung der Assets, auch in komplexen Szenarien.

Es gibt SAM-Angebote, die mit dem olympischen Motto „schneller, höher, weiter“ werben und dabei günstig sein wollen. Wie funktioniert das? Unternehmen erfassen ihre Daten – beispielsweise in einer Excel-Datei – selbst oder schicken diese zum Provider und erhalten nach wenigen Minuten ihre Lizenzbilanz zurück. Für den IT-Leiter, der unter Zeitdruck steht, klingt das nach einer pragmatischen Problemlösung. Doch die Sache hat einen Haken, denn die Qualität der Bilanz bleibt auf der Strecke.

Die Daten sind nicht überprüft und die IT-Assets sowie die darauf installierte Software und deren Einsatzzweck nicht wirklich erfasst. Die Lösung ist nur günstiger, solange es nicht zu einem Audit kommt. Werden bei tausenden von Geräten zwanzig Prozent nicht erfasst, geht die potenzielle Nachlizensierung schnell in die Millionenhöhe. Eine lückenhafte Lizenzbilanz ist gefährlich, denn sie verschleiert ein Risiko und macht es gleichzeitig unmöglich, alle IT-Assets zu managen. Strategische Entscheidungen können auf dieser Basis nicht getroffen werden. Aber genau dazu soll SAM eigentlich befähigen.

SAM-Qualitätskriterien und die nötige Vorarbeit

Das Lizenzmanagement, das Erstellen einer Lizenzbilanz und die Vertragsverhandlungen mit den Software-Herstellern sind alles andere als trivial. Das alles braucht Expertise, Sorgfalt und seine Zeit, um bestimmten Qualitätsparametern gerecht zu werden. Ein wesentliches Kriterium stellt die Vollständigkeit der Daten dar. Eine Inventarisierung muss alle Clients, Server, Smartphones, Laptops, Tablets, Drucker und sonstige Geräte auflisten. Die technische Prüfung zeigt, welche Anwendungen auf den Geräten läuft. Die kaufmännische Sicht dokumentiert die Lizenznachweise, Verträge und Zusatzvereinbarungen. Um nun aber diese Datenbasis überhaupt auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen zu können, müssen Inventardaten elektronisch lesbar vorliegen.

Um das zu erreichen, setzen SAM-Spezialisten auf Automatismen in der Inventarisierung und arbeiten dafür eng mit der internen IT zusammen. Es gilt Schnittstellen zum Active Directory (AD), der VMware-, Citrix- oder HyperV-Konsole für die Scanner zu schaffen. Im Dashboard des jeweiligen Tools laufen die Informationen über die gescannte Umgebung zusammen. Zeigen sich Ungereimtheiten im IT-Assetmanagement (ITAM), dann werden diese direkt korrigiert. Denn auf dem ITAM setzt das SAM auf. Weiterhin fragt der Dienstleister ab, ob es versteckte Netzwerke, Domains oder Clients gibt, die Einzug in die Bilanz finden müssen. Eine derartige Prüfung wäre über einen Cloud-Service schlicht nicht möglich.

Valide Daten erzeugen und strategisch nutzen

Die Kunst besteht sowohl im Konfigurieren der Schnittstellen als auch im Festlegen, welche Daten in welcher Reihenfolge einlaufen sollen. Sonst liegen Informationen doppelt oder dreifach vor. So kann es vorkommen, dass verschiedene Quellen unterschiedliche Angaben über einen PC liefern, beispielsweise bei Prozessor oder Festplattengröße. Relevant ist in dem Kontext vor allem, welche Software auf ihm installiert ist und genutzt wird. Dazu muss ein SAM-Experte Regeln für die Datenbank aufstellen.

Erst dieser Aufwand führt schließlich zu einem validen Datensatz, der neben der sauberen Lizenzbilanz ein aktives Lizenzmanagement erst möglich macht. Das kann nach unseren Erfahrungen 20 bis 25 Prozent an Lizenzkosten sparen. Qualität lohnt sich also nicht nur, um Strafzahlungen zu vermeiden. Neben den Kosten sinken Risiken und etwaige Rückstellungen. Zudem lässt sich auf dieser vernünftigen Datenbasis das Software-Budget solide planen oder das Vertragsmanagement aufsetzen. All das lässt sich mit SAM im Eigenbetrieb nur schwer erreichen. Auch das Vorurteil, der Initialaufwand sei zu hoch und rechne sich nicht, stimmt nicht. Der Einstieg in Managed SAM und der damit verbundene Initialaufwand hat sich durch die Einsparungen in der Regel sehr schnell amortisiert.

SAM-Berater müssen auch mal um die Ecke denken

Weitere Optionen, wie man aus der geschaffenen zentralen Datenbank zusätzlichen Mehrwert gewinnt, hängen von den Gegebenheiten des Unternehmens ab. Wenig sinnvoll erscheint es jedoch, bei einem kleinen Mittelständler, der 50 PCs nutzt, mit einer riesigen Lizenzmanagementdatenbank anzurücken. Je größer aber ein Unternehmen ist und je mehr Standorte es hat, desto komplexer wird in der Regel die IT – Bedingungen, unter denen sich SAM als Managed Service umso mehr auszahlt.

Idealerweise entwickelt sich daraus ein proaktives, nachhaltiges und individuell anpassbares SAM, das auf mehr als nur einem regelmäßigen Reporting fußt. Entscheidend ist das Miteinander. Ein guter Berater versetzt sich in seinen Kunden, denkt um die Ecke und für ihn mit. So findet er mit Know-how und Kreativität oft das bessere Lizenzmodell, beispielsweise um zwei Lizenzarten eines Herstellers Client-genau zuzuordnen. Der IT-Verantwortliche sieht dann in der Datenbank, unter welcher der tausenden Kostenstellen der jeweilige Nutzer aufgehängt ist.

Langfristige SAM-Strategie statt schneller Bilanz von der Stange

Schnelle, nicht überprüfte Lizenzbilanzen erzeugen Unzufriedenheit beim Kunden und können teuer werden. SAM-Dienstleister sollten einen langfristigen Ansatz verinnerlichen und strategischer Partner sein. Im Ergebnis sparen die Bezieher von Managed SAM Lizenzkosten, nutzen ihre Software korrekt sowie wirtschaftlich und erhalten eine solide Datenbasis, die hilft, strategische Weichen in der IT zu stellen – zum Beispiel indem sie ihre nun verbesserte Position in Vertragsverhandlungen mit Softwareherstellern nutzen.

Es gilt, intensiv in die Kundenbetreuung zu investieren und nicht, schnell viele Einzelprojekte durchzujagen. Das Ergebnis ist ein qualitativer Ansatz, der beiden Seiten hilft, denn er gibt Raum für Wachstum und ermöglicht Weiterentwicklung.

Mathias Sellnow, Axians IT Solutions

Axians IT Solutions