Vorstudie ebnet Weg zu SAP S/4HANA Nach wie vor ist in Sachen Migration Tempo angesagt

Die Frist für den Umstieg auf SAP S/4HANA wurde von 2025 auf 2027 verlängert. Dieser Aufschub sollte Unternehmen jedoch nicht dazu verführen, das Tempo aus der unumgänglichen Transformation zu nehmen. Um am Ende von den S/4HANA-Benefits zu profitieren wie auch sämtliche Hindernisse und sich stauende Prozessoptimierungen souverän zu umgehen, müssen Verantwortliche bereits jetzt an die Vorarbeit denken. Am besten gelingt das mit einer Vorstudie.

Bei einem derartigen Umstellungsprojekt handelt es sich um mehr als nur einen technischen Wandel. Viele Unternehmen verbinden vor allem technische Veränderungen mit der S/4HANA-Transformation. Aspekte wie die Datenmigration, die Integration mit weiteren Systemen und eine Überarbeitung der existierenden IT-Infrastruktur stehen dem großen Ganzen – der Anpassung von Geschäftsprozessen – gegenüber. An die erste Stelle rückt also eine sorgfältige strategische (Unternehmens-)Planung, die Transparenz hinsichtlich der Transformationsprozesse und deren Auswirkungen auf das Business schafft.

Fehlt diese wichtige Vorarbeit, verzögert sich die Transformation. Beginnen Organisationen das S/4HANA-Projekt nicht rechtzeitig, steht das Ende des Supports für die bislang genutzten ERP-Systeme wie SAP ECC vor der Tür. Updates und Fehlerbehebungen bleiben aus und führen zu Sicherheits- und Compliance-Risiken. Letztendlich drohen Betriebsunterbrechungen und Wettbewerbsnachteile.

Stimmige Voraussetzungen schaffen

Zunächst müssen Unternehmen ihre aktuelle Strategie genau analysieren und die Agenden des C-Levels in den Transformationsprozess integrieren. Die Definition klarer Ziele und erhoffter Benefits ist ein elementarer Erfolgsfaktor für den Weg hin zu S/4HANA. Gute organisatorische Voraussetzungen sind insgesamt Pflicht: Eine existierende Betriebsorganisation ist genauso essenziell wie ein durchdachtes People-and-Change-Konzept, das beispielsweise Akzeptanz und Verständnis im Unternehmen schafft.

Auf technischer Seite spielt die Rückführung auf den SAP-Standard eine zentrale Rolle, um Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren. Dazu trägt das Clean-Core-Prinzip bei. Setzen Verantwortliche Anpassungen künftig nicht mehr im Kern um, garantieren sie die Release-Fähigkeit des Systems und verkürzen somit die Time-to-Market. Unerlässlich ist weiterhin eine konsolidierte IT-Landschaft, insbesondere im Hinblick auf eine zukunftsfähige Cloud-Strategie.

Grundsätzlich braucht es die richtigen Entscheidungen für eine erfolgreiche Transformation: Durch ihr Vorstudien-Vorgehen finden qualifizierte Berater heraus, welche Transformationsszenarien (Greenfield, Brownfield sowie den Selective-Data-Transition-Ansatz) bei einem Unternehmen Sinn machen und stellen zur Bewertung u. a. die Kosten, Projektlaufzeiten, Innovationsstaus sowie den benötigten Change Prozess gegenüber.

Best Practice: unverzichtbare Vorstudie

Eine kritische Auseinandersetzung im Zuge einer Vorstudie mit den Gegebenheiten im Unternehmen bildet die Basis für eine erfolgreiche Transformation. Bewährt hat sich bei der S/4HANA Transformation dafür eine mehrdimensionale Vorstudie.

Dimension 1: Analyse-Tools

Für einen reibungslosen Umstieg bietet SAP verschiedene Tools wie SAP Readiness Check oder SAP Process Insight. Besonders empfehlenswert: das Digital Discovery Assessment (DDA). Mit ihm bekommen Organisationen einen Fragenkatalog an die Hand. Das abgeschlossene DDA zeigt auf, ob ein Unternehmen alle Anforderungen für die Public Cloud erfüllt.

Wichtig ist das insbesondere, wenn Verantwortliche S/4HANA neu aufsetzen wollen – in der Public Cloud nach dem Greenfield-Ansatz. Zusätzlich setzen Migrationsexperten einen Custom Code Check zur Analyse des Z-Codes ein.

• Welche (technische) Ausgangssituation liegt vor?
• Ist die Organisation Public-Cloud-fähig?
• Wie nah am SAP Standard und an den zukünftigen S/4HANA-Prozessen sind die Geschäftsprozesse umgesetzt?

Dimension 2: Planung

Die Vorarbeit, das ist nun bekannt, beinhaltet die Bewertung der aktuellen IT-Landschaft, die Identifizierung von Geschäftsprozessen, die Unternehmen anpassen müssen, und die Entwicklung eines detaillierten Migrationsplans.

• Was sind die Geschäftsziele und wie kann S/4HANA dazu beitragen, diese zu erreichen?
• Wie sieht die aktuelle IT-Landschaft aus und welche Systeme müssen migriert werden?
• Welche Geschäftsprozesse müssen angepasst oder optimiert werden?
• Welche Arbeitspakete müssen vor, während oder nach der Transformation umgesetzt werden?

Dimension 3: Betriebsmodell

Es ist wichtig, die verschiedenen Optionen – wie On-Premises, Cloud (Rise with SAP, Hyperscaler), SAP Cloud Privat oder Public Edition oder Hybrid-Modelle – zu evaluieren und deren Vor- und Nachteile hinsichtlich Skalierbarkeit, Kosten, Sicherheit und Compliance gegenüberzustellen.

Es geht um die Frage, welches Betriebsmodell für das Unternehmen geeignet ist. Diese Prüfung der verschiedenen Deployment-Strategien eröffnet die beste S/4HANA-Lösung für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Dimension 4: Organizational Change Management

Nach der S/4HANA-Transformation sind es die Mitarbeitenden, die den Erfolg der Lösung beeinflussen. Daher sollten Organisationen künftige Anwender in den Prozess einbinden und zum System hinführen.

• Was ist nötig, damit Mitarbeitende die Veränderung als Chance erkennen (Schlagwort: Organizational Change Management)?
• Welche Schulungsmaßnahmen helfen, Akzeptanz zu schaffen?

Dimension 5: Budgetierung

Hardware-Kosten, Cloud-Mieten, Lizenzen, Schulungen etc.: Migrationsaufwände sollten von erfahrenen Transformations-Experten geschätzt und das Budget von Verantwortlichen rechtzeitig eingeplant werden. Auch Kostensteigerung aufgrund von Projektverzögerungen sollten sie erfahrungsgemäß einbeziehen.

• Welche Kosten entstehen im Rahmen des Projekts?
• Welche Kostenerhöhungen sind planbar?

Dimension 6: Ressourcen

Die Vorstudie sollte im letzten Schritt die eigenen Ressourcen hinterfragen. Ist die IT-Abteilung bereits mit dem Tagesgeschäft ausgelastet? Ist das nötige Know-how für einen Umstieg auf S/4HANA vorhanden? Experten, die sich tagtäglich mit S/4HANA-Transformationsprojekten beschäftigen, in die Vorstudie einzubinden, kann helfen, Fragen zu klären und erste Hürden zu nehmen.

• Wie stellen Verantwortliche die reibungslose Migration ohne Betriebsunterbrechungen sicher?
• Welche Risiken sind mit der Migration verbunden? Wie lassen sie sich vermeiden?

Chance ergreifen, Digitalisierung vorantreiben.

Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA gehen Unternehmen nicht nur den von SAP vorgegebenen Weg, sondern ergreifen eine große Chance auf eine digitale, effiziente und vernetzte Organisation. Damit diese Rechnung aufgeht, sollten sie auf Best Practices wie etwa dem Vorstudien-Vorgehen vertrauen. Auf diese Weise verstehen sie die Auswirkungen auf ihr Business und schaffen die notwendige Transparenz, die sie für den anstehenden Transformationsprozess brauchen.

Ulrich Brammer ist seit 2020 bei der q.beyond AG als Head of Projekt & Transformation Management – SAP Consulting tätig. Sein Wissen und seine Erfahrung zur Durchführung erfolgreicher S/4HANA-Vorstudien sammelte er seit 2016 in zahlreichen Kundenprojekten, u. a. in großen S/4HANA Greenfield- und Brownfield-Projekten.

q.beyond AG

Mit schlankem Fahrplan zum Transformationserfolg

Die Vorstudie können Unternehmen als Teil des gesamten Prozesses hin zu S/4HANA betrachten. Im Plan-Build-Run-Ansatz, der sich für die erfolgreiche Transformation bewährt hat, bildet diese die erste Phase. Danach geht es an die Umsetzung und den Betrieb.

Plan

• Strategieentwicklung
• Definition der Geschäftsziele
• Bewertung der aktuellen IT-Landschaft
• Identifizierung der anzupassenden Systeme und Prozesse
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Erstellung eines detaillierten Migrationsplans
• Risikomanagement- und Compliance-Überlegungen
• Schulungen und Change-Management-Maßnahmen zur Benutzerakzeptanz

Build

• Umsetzung der Transformation
• Anpassung und Optimierung der Geschäftsprozesse
• Installation und Konfiguration der S/4HANA-Software
• Datenmigration
• Durchführung von (integrativen) Tests zur Geschäftsprozesssicherung

Run

• Betrieb und Verwaltung der neuen S/4HANA-Umgebung
• Überwachung der Systemleistung
• Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung
• Bewertung der Leistung und des Erfolgs der Transformation

Ulrich Brammer