2025-Trends in der Daten- und DokumentenarchivierungArchivierungsprozesse neu gedacht

Der Wechsel auf SAP S/4HANA wird in 2025 an Dringlichkeit gewinnen und damit auf die Archivierungsprozesse ausstrahlen. Der Umstieg zwingt die Unternehmen dazu, ihre Daten- und Dokumentenverwaltung, inklusive deren Archivierung, neu zu denken und bestehende Lösungen so anzupassen, dass sie mit den Anforderungen an Flexibilität, Performance und Compliance Schritt halten können.

Für das Jahr 2025 zeichnen sich die folgenden Archivierungstrends ab:

• Cloud-native Architekturen und Containerisierung: Immer mehr Unternehmen setzen auf cloud-native Ansätze und integrieren ihre Archivanwendungen direkt in die Cloud – oder sie setzen zuerst auf hybride Umgebungen. Die Integration von Archiven, die nativ in Cloud-Dienste wie Microsoft Azure, Google Cloud oder AWS eingebettet sind, wird 2025 weiter zunehmen – ebenso der Einsatz von Containern für SAP-Anwendungen und Archive, denn Container-Technologien wie Docker machen Archivlösungen noch anpassungsfähiger und skalierbarer.
• Bahn frei für KI, aber mit entsprechenden Stopps: KI erfreut sich eines enormen Interesses – doch welche Rolle spielt KI in Bezug auf die Daten- und Dokumentenarchivierung? Experten gehen davon aus, dass KI bei der Analyse strukturierter und unstrukturierter Daten hilft. Sie kann sogar ein „Gamechanger“ für Unternehmen sein, die Erkenntnisse aus allen zur Verfügung stehenden Daten ziehen wollen. Eine Menge dieser Daten liegen in den Unternehmensarchiven. Mittels geeigneter Software könnten sich diese in das benötigte Datengold für entsprechende Auswertungen verwandeln. Doch es besteht eine große Gefahr: Informationen ja, Compliance-Verstöße nein. Hier wird die Balance spannend sein, die es zwischen dem fortschrittbringenden „barrierefreien“ Zugang“ für die KI zu archivierten Daten einerseits, und der gleichzeitigen Regelung von schützenswerten Inhalten andererseits, zu wahren gilt. 2025 werden diejenigen Archivierungsspezialisten in Sachen KI punkten, die mit tiefem SAP-Verständnis, großer Anwendergruppe und daraus entsprechendem Wissensvorsprung, ihre Kunden mit den ersten „low hanging fruits“ KI-Cases für die Archivierung ausstatten können.
• Compliance bleibt ein Muss: Neue internationale und nationale Datenschutzgesetze sowie strengere Compliance-Richtlinien führen dazu, dass Unternehmen verstärkt auf Archivlösungen setzen, die eine langfristige Datenaufbewahrung unter höchsten Sicherheitsstandards garantieren. SAP-Archive müssen entsprechend ausgelegt sein, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus wird angesichts steigender Cyberbedrohungen der Zero-Trust-Ansatz verstärkt Einzug in die Archivierung halten. Zero Trust bedeutet, dass jedes Datenzugriffsereignis, unabhängig von der Vertrauenswürdigkeit der Quelle oder des Standorts, überprüft wird.
• Hochzeit zwischen SAP und SharePoint: Die Notwendigkeit eines „Single Point of Truth“ (SPoT) für den Zugriff auf archivierte Dokumente nimmt weiter zu. Gerade die größten im Unternehmen genutzten Systeme, wie SAP und SharePoint sind zumindest in Sachen Daten- und Dokumentenarchivierung miteinander zu verheiraten. Dies verschlankt nicht nur die Verwaltung und reduziert die Archivierungskosten, sondern unterstützt ebenso wichtige Compliance-Konzepte. Plattformen, die Archivdaten aus verschiedenen Quellen konsolidieren und eine zentrale Verwaltung ermöglichen, werden 2025 daher noch gefragter sein als bisher. (rhh)

KGS Software GmbH