IT für die Equipment-Vermietung garantiert maximale Auslastung und minimale StandzeitenFlotte jederzeit optimal auslasten

Mieten anstelle von kaufen – dieser Ansatz hat such im Bereich der Baumaschinen oder Spezialgeräte bewährt. Doch dabei stehen Anwender oft vor einem Problem: Leerlaufphasen der teuren Maschinen kosten Geld – Überbuchungen noch mehr. Diese Fehlplanungen führen nicht nur zu entgangenen Umsätzen, sondern treiben auch Ihre Instandhaltungskosten in die Höhe, weil Wartungstermine willkürlich verteilt und Mietzyklen nicht transparent nachverfolgt werden. Ohne zentrale Steuerung und Transparenz geraten selbst gut aufgestellte Vermietunternehmen schnell aus dem Takt. Die richtige IT-Unterstützung kann Abhilfe schaffen – und Features wie eine automatisierte Disposition, transparente Nutzungsstatistiken und eine nahtlose Abrechnung mit sich bringen.

Das Fehlen zentraler Echtzeit-Daten über Flotten- und Gerätestatus gehört für viele Betriebe aus dem Bereich der Equipment-Vermietung zum Alltag. Dadurch entstehen im schlimmsten Fall Doppelbuchungen und Leerlaufzeiten, intransparente Wartungszyklen, aufwändige Abrechnung sowie mangelnde Steuerungs- und Reporting-Möglichkeiten.

Die Folgen sind täglich spürbar. Unnötige Leerlaufzeiten und verlorene Umsätze durch Doppelbuchungen sind schnell passiert, denn ohne eine möglichst weitgehend automatisierte Verfügbarkeitsprüfung stehen Kapazitäten ungenutzt auf dem Hof, während Kundenanfragen abgelehnt werden. Eine weitere Problematik erweist sich durch ungeplante Ausfälle. Hier sind es vor allem die veralteten Wartungspläne, die meist in Insellösungen liegen. Sie führen zu ungeplanten Reparaturen während laufender Mietverträge.

Ist die Leihzeit abgelaufen, können aufgrund von fehlerhaften oder verspäteten Rechnungen weitere Nachteile entstehen. Vor allem wenn unterschiedliche Abrechnungsmodelle (stunden-, tage- oder kilometerbasiert) manuell in separaten Systemen gepflegt werden müssen. Eine derartige Aufsplitterung ist unbedingt zu vermeiden, denn in derartigen Konstellationen lauert der Fehlerteufel an jeder Ecke.

Wenn es darum geht, im eigenen Unternehmen abzuklären, wo sich Verbesserungen finanziell positiv auswirken, sind konsolidierte Kennzahlen unabdingbar. Dazu gehören Werte zur Flottenauslastung, zur Profitabilität und Instandhaltungskosten. Doch wer mit verschiedenen IT-Umgebungen zu kämpfen hat, bei dem sind die Werte oftmals nur schwer vergleichbar.

Durchgängige Mietlösung für die Equipment-Branche

Speziell für komplexe Vermietprozesse ist daher eine integrierte Komplettlösung die erste Wahl. Sie sollte von der Verfügbarkeitsprüfung über Wartung und Abrechnung bis zum Reporting alle wesentlichen Aspekte abdecken.

Damit die digitale Transformation für Unternehmen aus dem Bereich Vermietung klappt, sind folgende Punkte wesentlich:

• Automatisierte Verfügbarkeitsprüfung & Disposition: Das Mietmodul prüft in Echtzeit die Verfügbarkeit aller Geräte und verhindert zuverlässig Doppelbuchungen. Neue Anfragen werden dynamisch den optimalen Ressourcen zugewiesen – für eine gleichmäßig hohe Auslastung.
• Integriertes Wartungs- und Service-Management: Wartungstermine werden anhand tatsächlicher Nutzungsstunden oder Kalendertage automatisch geplant und nahtlos in den Dispositionsprozess eingebunden. So sinken ungeplante Ausfälle, und Geräte stehen rechtzeitig für den nächsten Auftrag bereit.
• Flexible, automatisierte Abrechnung: Ob stunden-, tage-, kilometer- oder projektbasiert – alle Abrechnungsparameter werden im Mietprozess erfasst und direkt an das Finanzmodul übergeben. Manuelle Schnittstellen entfallen, Rechnungen werden fehlerfrei und zügig erstellt.
• Echtzeit-Reporting & Business Intelligence: Konfigurierbare Dashboards liefern jederzeit aktuelle Kennzahlen zu Auslastung, Umsatz pro Gerät und Instandhaltungskosten. Abweichungen und Trends werden automatisch visualisiert – für datengetriebene Entscheidungen.
• Integrierte Systemlandschaft: Offene APIs und vorgefertigte Schnittstellen verbinden die Mietlösung mit CRM-, Telematik-Systemen. Dabei sollten Kundendaten, Maschinendaten und die Abrechnung zentral zusammenlaufen. Dadurch werden End-to-End-Prozesse harmonisiert.

Mehr Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit

Ein Beispiel für eine derartige Mietlösung stellt Infor M3 dar. Wenn es um die Frage nach den Voraussetzungen für den Einsatz von M3 geht, so ist Vielfalt angesagt: Grundsätzlich sind die Funktionen sowohl im eigenen Rechenzentrum beim Anwenderunternehmen (on Prem), als auch in der Cloud verfügbar. Mittlerweile hat sich allerdings als State of the Art das Infor Cloudsuite Equipment etabliert.

Möchte nun ein Unternehmen auf M3 umstellen erfolgt das im Normalfall durch einen ERP-Auswahlprozess. Der Umstieg von einem anderen Anbieter Richtung Cloudsuite ist kundenindividuell zu betrachten – vorgefertigte Abläufe helfen häufig nicht weiter. Trotzdem gibt es bei der Umstellung Unterstützung.

Experten wie BE-terna helfen dabei. Der Aufwand kann jedoch nicht pauschal angegeben werden – er unterscheidet sich aufgrund der Vorgaben, die ein Unternehmen macht und wie der Startpunkt der Transformation definiert ist. Heutzutage stehen Unternehmen vor der Herausforderung, auch mobile Endgeräte auf der ERP-Plattform zu unterstützen. Dazu setzt man bei Be-Terna auf die Reactor Plattform. Sie stellt den Anwendern ihre individuellen Prozesse und Abläufe im Geschäftsalltag auch unterwegs zur Verfügung und integriert Hardware und zusätzliche Softwarekomponenten von Drittanbietern. (rhh)

BE-terna GmbH