Selbststeuernde Software für das Projektmanagement Verschwendung produktiver Arbeitszeit eindämmen

Sich ständig wiederholende Verwaltungsaufgaben – wer kennt sie nicht. Sie führen zu einer massiven Verschwendung produktiver Arbeitszeit. Besonders betroffen davon ist die Dienstleistungsbranche. Mit den passenden Tools für die „Professional Services Automation“ (PSA) sollen sich Rationalisierungspotenziale heben lassen, wie Jochen Wießler, Managing Director DACH bei UNIT4, im Gespräch mit line-of.biz ausführt.

Rationalisierungspotenzial

Die deutsche Dienstleistungsbranche verliert jährlich rund 545 Milliarden Euro durch die Verschwendung produktiver Arbeitszeit aufgrund von sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben. Zu diesem Ergebnis kommt eine weltweite Studie, die UNIT4 in Auftrag gegeben hat. Dabei erweist sich Deutschland als negativer Rekordhalter.

Untersucht wurden in der Studie die Zeit, die Büroangestellte für ihre Hauptaufgaben aufwenden und damit verbunden ihre Produktivität. Demnach verbringen die Mitarbeiter allein in Deutschland im Schnitt 619,8 Stunden pro Jahr mit administrativen und sich wiederholenden Tätigkeiten. Dies entspricht rund 77 Arbeitstagen beziehungsweise knapp einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit (ca. 250 Tage in 2016) und damit fast 19 Prozent des deutschen Bruttoinlandproduktes. Dieser Produktivitätsverlust kostet die deutsche Dienstleistungsbranche derzeit rund 545 Milliarden Euro und sichert den Deutschen den ersten Platz in diesem Negativ-Ranking unmittelbar nach den USA.

Für Jochen Wießler, Managing Director DACH bei UNIT4, sind diese Zahlen erschreckend: „Sie offenbaren den dringenden Handlungsbedarf. Demnach wird die Arbeitszeit im Dienstleistungssektor nur zu 72 Prozent für die Hauptaufgaben der Mitarbeiter und damit produktiv genutzt. Dabei sind 70 Prozent der Angestellten davon überzeugt, dass selbststeuernde Software wie beispielsweise digitale Assistenten ihre sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben übernehmen und damit ihre Produktivität und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens deutlich steigern könnten. 61 Prozent der Beschäftigten sind darüber hinaus fest davon überzeugt, dass Automatisierungs-Technologien ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz deutlich erhöhen würden“.

Als Ausweg rät Wießler, Software einzusetzen, die autonom und selbststeuernd konzipiert ist, um die Dienstleistungsbranche zu entlasten: „Ich bin mir sicher“, so Wießler, „dass die Einführung einer derartigen Technologie unterstützen kann, administrative Aufgaben zu automatisieren und den Mitarbeitern im Dienstleistungsbereich so zu mehr Produktivität zu verhelfen“.

Services im Fokus

Für Unternehmen, die hauptsächlich im Dienstleistungssektor aktiv sind, gelten Tools als Erfolgsfaktor, die es den Unternehmen erlauben, Projekte transparenter zu verfolgen. Dabei gehören laut Wießler die Planung der Ressourcen, aber auch die möglichst automatisierte Abrechnung der Projektteilschritte sowie die Analyse der Abläufe in Echtzeit zu den wichtigen Erfolgsfaktoren.

„Dazu benötigen Projekt- und Programmanager ein integriertes Kontrollzentrum, das Ihnen alle Informationen und Tools bereitstellt, um jegliche Projektaktivität im Unternehmen erfolgreich zu überwachen und zu managen“, erläutert Wießler. Das sei am besten über ein Projektportfolio-Dashboard abzubilden, in dem alle Projekte aufgelistet sind. „Die Projektverantwortlichen können somit von einem zentralen Arbeitsbereich aus Zeit, Ressourcen, Qualifikationen und Budgets verwalten, priorisieren und steuern, die für eine profitable Abwicklung ihrer Projekte erforderlich sind.“

Ein effizientes Projektmanagement basiert auch auf den Durchgriff auf die relevanten Details. „Eine Drill-Down-Funktion ermöglicht dabei einen 360-Grad-Blick auf alle Projekte“, gibt Wießler zu Protokoll, „ so dass Projekt- und Programmanager direkt zu den erforderlichen Projektdaten navigieren können, um einen effektiven Projektablauf sicherzustellen“. Auf diese Weise lassen sich Änderungen im Projektumfang, Projektstatus oder Budget-Forecasts sofort für Projektinhaber und deren Manager sichtbar machen.

Bei UNIT4 ist seit Jahresbeginn die PSA Suite (Professional Service Automation) verfügbar. Sie ist eng in Microsoft Dynamics CRM 365 integriert und hilft service-orientierten Unternehmen ihre Dienstleistungsprojekte effizienter bzw. profitabler zu gestalten. Laut des 2017 Professional Services Maturity Benchmark Reports lässt sich dieser Parameter über die Anwendungsintegration massiv erhöhen. So soll der Einsatz  eines CRM-Systems in diesem Bereich eine Verbesserung der Profitabilität von 10 Prozent bringen. Der Einsatz von PSA-Tools (Professional Services Automation) soll eine Erhöhung von 26 Prozent bringen. Doch die Integration von PSA und CRM ergibt sich sogar eine Verbesserung um 44 Prozent. Als Gründe führen die Experten die vollständige Integration auf, die unter anderem auf einer gemeinsamen Benutzerschnittstelle und -führung für die CRM- und PSA-Funktionen basiert. Zudem bringe das Vereinheitlichen des Lebenszyklusses von Vertrieb und Services einen weiteren Schub nach vorne. (rhh)

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