Aktualisierte Geschäftssoftware macht Prozesse effizienter Tipps für mittelstandsorientierte Prozessoptimierung

„Ist es an der Zeit, die ERP-Lösung zu aktualisieren?“ Diese Frage stellen sich Unternehmen zumeist, wenn sie durch die Einführung einer neuen Geschäftssoftware Prozesse effizienter und übersichtlicher gestalten möchten. Das Ziel: Das alte System soll mit möglichst geringem Zeit- und Kostenaufwand abgelöst werden.

Der Microsoft-Partner Prodware rät jedoch, die Nutzerorientierung dabei nicht zu kurz kommen zu lassen. Um diese zu berücksichtigen, sollten Unternehmen vor der eigentlichen ERP-Auswahl die eigenen IT- und firmeninternen Abläufe genau analysieren.

Die Tipps

Wer seine ERP-Software aktualisieren und somit effizientere Prozessabläufe bekommen möchte, der sollte die Nutzerorientierung der neuen Lösung nicht zu kurz kommen lassen. Prodware gibt in diesem Zusammenhang vier Tipps.

Interne Bewertung der Prozesse: Steht eine Aktualisierung der Geschäftssoftware an, sollte der nächste Schritt nicht zwingend Software-Auswahl lauten. Stattdessen gilt es, zunächst die aktuellen Arbeitsweisen konkreter zu betrachten und belastbare Messkriterien hierfür aufzustellen. Machen interne Vorgänge in der jetzigen Form Sinn oder haben sich über Jahre hinweg aufgeblähte oder unnötig komplizierte Prozesshierarchien eingeschlichen? „Viele Kunden tun sich jedoch schwer mit einer rein objektiven Bewertung. An diesem Punkt raten wir dazu, einen externen Berater miteinzubeziehen“, erklärt Jürgen Baier, Director Sales und Marketing bei Prodware.

Frische Perspektiven

Neue Ansätze durch frische Perspektiven: Möchten Unternehmen zu festgefahrene Blickwinkel vermeiden, ermöglichen externe Analysen neue Ansätze. Vergleichbar ist das mit dem Besuch beim Hausarzt für den jährlichen Checkup. Nach einer detaillierten Untersuchung aller Körperfunktionen und Blutwerte bespricht der Arzt mögliche Behandlungen und Gegenmaßnahmen mit seinem Patienten. Gibt es die Möglichkeit, sich mehr zu bewegen, sich gesünder zu ernähren?

Die erfolgreiche Umsetzung gelingt nur in Zusammenarbeit mit dem Patienten. Denn dieser kennt nicht nur seinen Körper sondern auch die eigenen Lebensumstände am besten. Mit der externen Beratung verhält es sich sehr ähnlich: Der Berater erarbeitet mit dem Kunden die aktuellen Abläufe im Unternehmen. Gemeinsam legen sie dann eine Vorgehensweise fest, um Prozesse in den Abteilungen zu verschlanken und zu optimieren.

Die Auswahl des Beraters: Muss es sich bei den externen Analysten um professionelle Unternehmensberater handeln? „Nein“, sagt Jürgen Baier. Er fügt hinzu: „Unternehmensberatung kommt eher auf Konzernebene in Frage. Für Mittelständler ist eine derartige Herangehensweise jedoch oft zu kostspielig. Hier empfiehlt sich eher, zu prüfen, ob eins der Systemhäuser nicht über eigene Berater verfügt. Bei Prodware stellen wir Kunden beispielsweise unsere eigenen Business Consultants zur Verfügung.“

Die Neutralität eines solchen Beraters ist dabei natürlich eine Grundvoraussetzung. So sollten diese zwar in der ERP-Beratung beheimatet sein, jedoch nie zu produktspezifisch agieren. Ein weiterer Vorteil derartiger Berater: Anders als Unternehmensberater achten sie nicht nur auf Unternehmensprozesse sondern auch auf das Zusammenspiel mit IT-Abläufen. Durch ihre Nähe zur Software-Ebene und das Knowhow bei Finanzbuchhaltung, Produktionsprozessen und logistischen Leistungen bieten sie Mittelständlern ideale Beratung.

Passgenauigkeit

Das richtige System: Haben Kunde und Berater alle relevanten Vorgänge für die Geschäftssoftware geprüft, zeigt sich, welche Anpassungen und Schnittstellen im Anschluss sinnvoll sind. Deckt die gewünschte Lösung bereits viele Ansprüche im Standard ab, spart dies Zeit und Kosten bei der Einführung und auch bei späteren Updates und Migrationen. Außerdem profitieren besonders Firmen im Produktionsumfeld künftig von stärker standardisierten Lösungen – Stichwort Industrie 4.0. Zu stark modifizierte Insellösungen würden eine allgemeingültige Kommunikation zwischen den Systemen und Maschinen eher erschweren statt sie zu vereinfachen.

„Für Prodware ist der Dialog mit dem Kunden besonders wichtig. Nur so können wir klären, was wirklich gebraucht wird und welche Anpassungen vielleicht überflüssig wären“, resümiert Baier. „Unsere Business Consultants achten daher darauf, dem Kunden zu geben, was er tatsächlich braucht, auch wenn das manchmal von dem abweicht, was dieser ursprünglich wollte. Somit ermöglichen wir mittelständischen Unternehmen, auch in Zeiten von zunehmender Digitalisierung und Industrie 4.0 wettbewerbsfähig zu bleiben und sich stets auf neue Herausforderungen einzustellen.“ (rhh)

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