DOI: Jedes dritte deutsche Unternehmen muss nachbessernBenchmark-Tool ermittelt den Digital Office Index

Für viele deutsche Unternehmen ist eine Digitalstrategie noch kein Thema und Verträge werden immer noch manuell unterzeichnet. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Bitkom-Studie: Anhand des Digital Office Index (DOI) misst diese Studie die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte. Unternehmen können jetzt mithilfe eines kostenlosen Benchmark-Tools auf der Webseite von Francotyp-Postalia (FP) ihren eigenen aktuellen DOI ermitteln.

Ein Drittel der deutschen Unternehmen hat Nachholbedarf bei der Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. Das hat eine Umfrage des Bitkom e.V. ergeben. Für die Studie „Digital Office Index“ (DOI) führte der Digitalverband eine repräsentative Befragung von mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern durch. Demnach fehlt es bei vielen Unternehmen unter anderem an den erforderlichen Ressourcen und Mitarbeitern, um die Digitalisierung voranzutreiben und so künftig mit der Konkurrenz Schritt halten zu können. Das bedeutet aber auch, dass rund zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) gut aufgestellt sind.

Der DOI bildet die Digitalisierung von Büro– und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte ab. Für die Studie befragte Bitkom die Unternehmen unter anderem dazu, in welchen Bereichen sie bereits Cloud-Lösungen für Büroprozesse einsetzen und ob sie über einen zentralen Verantwortlichen für die Digitalisierung verfügen.

Benchmark-Tool ermittelt den eigenen DOI

„Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse gehört zu den wichtigsten Aufgaben, die deutsche Unternehmen in den kommenden Jahren bewältigen müssen, um auch im internationalen Wettbewerb nicht den Anschluss zu verlieren. Sie bietet zudem erhebliches Effizienz- und Einsparpotenzial“, erklärt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management beim Bitkom e.V.

Als Experte für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse, bietet Francotyp-Postalia auf seiner Webseite ein kostenloses Benchmark-Tool an, mit dem diese ihren eigenen DOI-Wert ermitteln können. Bei diesem Tool handelt es sich um einen Online-Fragebogen rund um das Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Aus den Antworten errechnet das Tool den DOI-Wert des Unternehmens. Dieser kann dann mit dem durchschnittlichen Indexwert der anderen in der Bitkom-Studie befragten Unternehmen verglichen werden. Auf Wunsch lassen sich auch Branchen und Größenklassen auswählen. Dies hilft den Unternehmen dabei, sich mit der Konkurrenz zu vergleichen und so zu sehen, in welchen Bereichen sie noch Verbesserungspotenzial haben.

Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen öffnet sich

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen alle befragten Unternehmen beim Digital Office Index 2018 einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für »überhaupt nicht digitalisiert« und 100 für »vollständig digitalisiert«. Im Vergleich zu 2016 zeigt sich allerdings, dass sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen weiter öffnet.

Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), bei den Mittelständlern mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 58 Punkten (2016: 53), während es bei den kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern erst 53 Punkte (2016: 49) sind.

Beim Einsatz digitaler Büro- und Verwaltungsprozesse in Unternehmen wurden mit Hilfe einer Clusteranalyse fünf verschiedene Nutzertypen identifiziert. Sie unterteilen sich in Vorreiter (16 Prozent), Unternehmen mit überdurchschnittlichem Digitalisierungsfortschritt (11 Prozent), Unternehmen mit durchschnittlichem Fortschritt (40 Prozent), Unternehmen mit unterdurchschnittlichem Fortschritt (21 Prozent) sowie Nachzügler (12 Prozent). Demzufolge sind zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat allerdings noch Nachholbedarf.

Unterschiedliches Begriffsverständnis

Unternehmen verbinden je nach Größe unterschiedliche Aspekte mit dem Begriff „Digitalisierung“. Großunternehmen haben dabei eher ein modernes Begriffsverständnis und verbinden Digitalisierung vor allem mit der Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen. Kleinere Unternehmen haben eher ein bodenständiges Verständnis und denken in erster Linie an die Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen.

Digitalisierung häufiger strategisch verankert Deutlich mehr Unternehmen als noch vor zwei Jahren verfolgen eine Strategie in Bezug auf die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen: Mittlerweile hat nahezu jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) so eine Strategie. Vor zwei Jahren waren es vier von zehn Unternehmen (40 Prozent). Bei den Großunternehmen verfügen bereits 73 Prozent (2016: 70) über eine solche Strategie.

Nicht alle Unternehmen haben das nötige Personal  Nahezu zwei Drittel (63 Prozent) haben nach eigenen Angaben die erforderlichen personellen Ressourcen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Vor zwei Jahren verfügten nur 58 Prozent über das nötige Personal. Zwischen den Größenklassen zeigen sich dabei keine nennenswerten Unterschiede. Bei Großunternehmen sind es mit 65 Prozent etwas mehr als bei kleineren Unternehmen (63 Prozent) und Mittelständlern (62 Prozent).

Aktuell verwenden nur noch sechs von zehn Unternehmen (62 Prozent) das Faxgerät häufig zur internen oder externen Kommunikation. Das ist ein deutlicher Rückgang um 17 Prozentpunkte innerhalb von nur zwei Jahren. Eine Alternative zum Fax ist die digitale Signatur, die 13 Prozent der Unternehmen inzwischen nutzen.

Investitionen in ECM-Lösungen lohnen sich

Die Nutzung von digitalen Lösungen zur Verwaltung von geschäftsrelevanten Dokumenten und Inhalten erfüllt weitgehend die Erwartungen. Am besten ist die Bilanz hinsichtlich der internen Performance von Büro- und Verwaltungsprozessen. Darüber hinaus geben mehr als zwei Drittel der ECM-Nutzer (69 Prozent) an, dass die Automatisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von ECM-Lösungen zugenommen hat.

Die Investitionsbereitschaft in die Digitalisierung ist hoch: Nahezu jedes zweite deutsche Unternehmen (45 Prozent) geht davon aus, dass die eigenen Investitionen im Jahresverlauf zunehmen werden. Dabei rechnen mehr große Unternehmen (51 Prozent) mit Investitionssteigerungen als kleine (44 Prozent) und mittlere Unternehmen (48 Prozent). (rhh)

Hier geht es zum DOI-Benchmark-Tool