Digitale LieferantendokumentationMehr Effizienz in der Beschaffung garantiert

Die digitale Transformation ist mittlerweile kein reines Vorstandsthema mehr, sondern hat längst in den Fachabteilungen Einzug gehalten. Das Ziel ist, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, damit die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten sowie die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.

Ein Kernprozess eines Unternehmens ist der Beschaffungsvorgang im strategischen Einkauf, der speziell im Maschinen- und Anlagenbau oftmals als sehr umfassend, komplex und langwierig erweist. Typischerweise sind bei einer Bestellung Komponenten und Systemen viele unterschiedliche Teilnehmer von internen Fachabteilungen, externen Sublieferanten und auch vom Endkunden involviert, die auch über den gesamten Globus verteilt sein können. Erfahrene Einkäufer kennen die Hürden, die gemeistert werden müssen, wie beispielsweise die enorme Dokumentenflut, die oft auf unterschiedliche IT-Systeme und zahlreiche E-Mailboxen verteilt ist.

Gerade im Maschinen- und Anlagenbau sind eine Vielzahl von Bauteilen und Anlagenkomponenten notwendig, die einerseits in physischer Form beschafft werden müssen und für die es andererseits aber auch unzählige Dokumentationsanforderungen (Ursprungszeugnisse, Pläne, Anleitungen, Prüfberichte, Zertifikate etc.) zu erfüllen gilt. Dies in geordneter strukturierter Form nachvollziehbar abzuwickeln, ist eine Mammutaufgabe.

Zentrale digitale Dokumentation

Doch es gibt Unterstützung in Form von cloudbasierten Kollaborationsplattformen, welche die internationale und interdisziplinäre Zusammenarbeit durch zentrale Ablagestrukturen, digitale Workflows und klar definierte Zugriffsrechte erleichtern.

So ist ein einheitlicher, letztaktueller und vollständiger Datenstand ständig und überall verfügbar. Optimalerweise bietet eine derartige Plattform zudem auch eine Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen, um die Zusammenarbeit auf internationaler Ebene zu erleichtern.

Beschaffung mit digitaler Dokumentation

Setzt man auf ein cloudbasiertes System und digitalisiert den Beschaffungsvorgang auch im Hinblick auf die Lieferantendokumentation, kann die Beschaffung folgendermaßen aussehen: Der Anlagenbauer übermittelt einem Produkthersteller seine Bestellung. Diese Bestellung wird beispielswiese im SAP-System oder einem anderen System angelegt und anschließend nach Handelsteilen aufgeschlüsselt automatisiert in die digitale Lieferantendokumentations-Lösung übertragen. Im nächsten Schritt legt der Produkthersteller seine Sublieferanten für die einzelnen Handelsteile fest und beauftragt diese.

Bei den Sublieferanten gehen die Komponentenbestellungen im jeweiligen ERP-System (Enterprise Resource Planning, übersetzt Geschäftsressourcenplanung) ein. Die Produktion der Komponenten läuft an. Parallel dazu erhält jeder Sublieferant Zugang zu seiner „Ablage“ im cloudbasierten Lieferantendokumentations-System, dort kann dieser die vorgegebenen Dokumentationsbestandteile einpflegen oder auch direkt erstellen. Über den Dokumentenstatus und automatisierte Workflows werden sämtliche die Dokumentation betreffenden Informationen geordnet und nachvollziehbar übermittelt und abgearbeitet. Der Produkthersteller kann schnell und zeitsparend den Dokumentationsstand der einzelnen Sublieferanten überprüfen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen oder fehlende und fehlerhafte Unterlagen nachfordern.

Ist die Dokumentation für alle Positionen und Handelsteile vollständig, kann diese konsolidiert fristgerecht mit der Warenlieferung über die Lieferantendokumentation in der Cloud an den Anlagenbauer übermittelt werden. Dazu erhält der Anlagenbauer entweder Zugang zur Lieferantendokumentation im Rahmen der definierten Zugriffsrechte oder die Dokumentation wird über eine Schnittstelle in das System des Anlagenbauers transferiert.

Um die Lieferantendokumentation effizient verwalten zu können, sollte das System folgende Funktionalitäten bieten:

• Automatisierte Bearbeitungs- und Freigabeprozesse für Compliance und Effizienz,
  Dashboards zur besseren Übersicht über sämtliche Dokumentationsbestandteile und deren aussagekräftigen Status,
• praktisches Fristenmanagement, um die Liefertermine einhalten zu können,
• zeitsparendes Vorlagenmanagement, damit alle Dokumente den Anforderungen des Anlagenbauers entsprechen,
• intelligente Suche – auch im Volltext – zur raschen Abfrage von Dokumenten,
• zahlreiche standardisierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung diverser Systeme (z.B SAP) und
• strukturierte Ablage für jeden Sublieferanten, die vor Beginn der Zusammenarbeit individuell festgelegt werden kann.

Vorteile durch die Digitalisierung

Alle involvierten Zulieferer einer Anlage können ihre Dokumente nach einem zuvor festgelegten Schema für die Gesamtdokumentation direkt online und nachvollziehbar bereitstellen, unabhängig in welcher Zeitzone der Zulieferer ansässig ist.

Im Spannungsfeld von Gesetzen und Normen, Verträgen, wirtschaftlichen Faktoren, sprachlichen Anforderungen und strikten Terminvorgaben gelingt es mit einer cloudbasierten Lieferantendokumentation einen neuen Standard in der Zusammenarbeit zu setzen, der einfach für die jeweiligen Sublieferanten umsetzbar ist.

Davon profitieren nicht nur alle Akteure der Supply-Chain, sondern auch die Endkunden. Zusätzlich kann ein Service für eine dynamische Kundendokumentation bereitgestellt werden: Die Gesamtdokumentation ist nach Übergabe an den Kunden nicht mehr auf einem Stand „eingefroren“, sondern Unterlagen, Updates und Revisionen werden laufend eingepflegt und stehen sofort dem Anlagenbauer bzw. dessen Auftraggeber zur Verfügung.

Fazit

Cloud-basierte Lösungen sind ein kosteneffizienter und hochwirksamer Ansatz, um die digitale Transformation in den Fachabteilungen weiter voranzutreiben. Datenhaltung in der EU sowie Sicherheits- und Datenschutzzertifizierungen sind zwei wichtige Aspekte, die bei der Anbieterwahl miteinbezogen werden sollten. Mit Workflow-gesteuerten Dokumentenmanagement-Lösungen lassen sich Prozesse optimieren, Fristen und Budgets kontrollieren sowie Sicherheitsrichtlinien einhalten.

Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig.

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