Empfehlung nach zwei Jahren DSGVO:Unternehmen sollten Wissenslücken schließen
22. Mai 2020
Nach zwei Jahren Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben viele Unternehmen immer noch mit dem Aufspüren personenbezogener Informationen in ihren Datenbeständen zu kämpfen. Bei dieser Aufgabenstellung kann die Enterprise Search-Technologie helfen.
Am 25. Mai 2020 ist die DSGVO seit genau zwei Jahren in Kraft. In vielen Unternehmen nimmt man dieses Jubiläum mit eher gemäßigter Begeisterung zur Kenntnis, denn es ist für sie oft immer noch eine große Herausforderung, die Vorgaben der europäischen Datenschutzverordnung zu erfüllen. Das wiegt umso schwerer, als die Behörden nach dem einjährigen Jubiläum der DSGVO ihre anfängliche Zurückhaltung aufgaben. Sie kündigten an, verstärkt Strafen zu verhängen und setzten diese Ankündigung auch in die Tat um.
Zu den größten Problemen der Unternehmen zählt dabei angesichts der ständig wachsenden Datenflut das Aufspüren personenbezogener Informationen. In ERP- oder CRM-Systemen mit ihrer strukturierten Datenhaltung sind diese Informationen recht einfach identifizierbar; in Quellen wie Fileshare-Dateiablagen, Wikis oder E-Mails ist das wegen ihrer unstrukturierten Datenbestände dagegen deutlich schwieriger.
Tools suchen die Informationen
Abhilfe können hier laut IntraFind spezielle Tools schaffen, die auf Enterprise Search-Technologie basieren. Moderne Lösungen für unternehmensweite Suche sind in der Lage, Inhalte thematisch zu erfassen, Daten automatisch zu sortieren und Beziehungen zwischen Daten zu erkennen. Dafür sind sie mit einem umfassenden KI-Technologie-Stack aus Machine Learning sowie regelbasierten, linguistischen und semantischen Verfahren ausgestattet. Dadurch lassen sie sich auch hervorragend dafür nutzen, um DSGVO-relevante Daten in unstrukturierten Beständen aufzuspüren.
Unternehmen können damit:
- Auskunftsersuchen beantworten. Nach Artikel 15 der DSGVO ist jeder berechtigt bei einem Unternehmen nachzufragen, ob personenbezogene Daten vorliegen und wenn ja, welche dies sind. Stellt jemand ein solches Auskunftsersuchen, lassen sich sämtliche angebundene Daten durchsuchen und diejenigen Dokumente herausfiltern, die DSGVO-relevante Daten über diese Person enthalten. Unternehmen sind damit binnen Minuten auskunftsfähig und können die gesetzlichen Fristen problemlos einhalten.
- Transparenz schaffen. Die Datenschutzbeauftragten der Unternehmen erhalten die Möglichkeit, herauszufinden, wo überall DSGVO-bezogene Daten liegen. Anhand personenbezogener Aspekte wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Kunden- und Vertragsnummern können sie sich beispielsweise eine nach Vorkommens-Häufigkeit sortierte Liste der betreffenden Dokumente ausgeben lassen. Darunter können auch Mitarbeiter- oder Kundenlisten sein, von deren Existenz man unter Umständen gar nichts wusste, weil sie beispielsweise falsch abgelegt wurden.
- DSGVO-relevante Daten managen. Der umfassende Überblick über ihre DSGVO-relevanten Daten ermöglicht es Unternehmen, ihre Datenbestände zu bereinigen und—wenn erforderlich – Daten gezielt zu löschen oder zu anonymisieren. Zudem können sie damit ihre DSGVO-Prozessbeschreibungen vervollständigen. So können sie belegen, dass sie mit einem geeigneten Analyse-Tool alle Vorkehrungen getroffen haben, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
„Mit moderner Enterprise Search-Technologie können Unternehmen und Organisationen die schwierige DSGVO-Compliance endlich vollständig in den Griff bekommen und auch unstrukturierte Informationen performant nach DSGVO-Gesichtspunkten managen“, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Viele von ihnen tun das bereits und nutzen beispielsweise den iFinder DSGVO, um neben der Unterstützung im Auskunftsersuchen auch in Dokumenten und allen unstrukturierten Informationen personenbezogene Daten zu finden, aufzuräumen und somit wichtige DSGVO-relevante Wissenslücken zu schließen.“ (rhh)
