Input und Output Management ganzheitlich verknüpfenEine technische und organisatorische Aufgabe
9. Juni 2020
In der Kommunikation gilt: Des einen Input ist des anderen Output – und umgekehrt. Im Sinne eines ganzheitlichen Informationsmanagements sollten dokumentenbasierte Prozesse allerdings als „Closed Loop“ technisch und organisatorisch verknüpft sein.
Die Anzahl der täglich im Unternehmen ein- und ausgehenden Dokumente und Daten wächst mit jeder Phase der Digitalisierung. Die damit verbundenen Prozesse des Input und Output Managements entsprechen dabei der natürlichen Art zu kommunizieren: Es findet ein Austausch von Informationen zwischen einem Sender auf der einen Seite und einem Empfänger auf der anderen statt. Die Botschaften des Empfängers muss der Sender entschlüsseln und verstehen können, um darauf zu reagieren. Kommunikation ist somit ein wechselseitiger Prozess.
Speziell beim Austausch von Dokumenten hat die Art, wie etwas versendet wird, großen Einfluss darauf, wie effektiv es als Input verarbeitet werden kann. Der Sender auf der Output-Seite sollte es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, die Informationen zu entschlüsseln. Gleichzeitig sollte gewährleistet sein, dass er die Rückantwort des Empfängers ebenfalls mühelos bearbeiten kann. Für ein effizientes Informationsmanagement auf Sender- und Empfänger-Seite ist eine durchgängige Verzahnung aller dokumentenbasierter Prozesse nötig. Der Austausch von ein- und ausgehenden Informationen muss einen geschlossenen Kreislauf bilden, einen sogenannten Closed Loop.
Eine gemeinsame digitale Sprache
Eine enge Verknüpfung der ein- und ausgehenden Geschäftskommunikation ist für alle Abteilungen sinnvoll, die Dokumente verschicken, die eine Reaktion erfordern. Das ist beispielsweise im Rechnungswesen der Fall: Unternehmen A verschickt eine Rechnung (Output); diese wird von Unternehmen B verarbeitet (Input). Den Eingang der Zahlung (Input) kann A schriftlich bestätigen (Output). Um den Closed Loop im Sinne eines ganzheitlichen Input und Output Managements zu schaffen, müssen Prozesse standardisiert werden.
Dazu zählt auch, dass unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen „eine gemeinsame digitale Sprache sprechen“ und der Informationsaustausch mit Externen einheitlich ist. Allerdings gibt es immer noch genug Unternehmen, die analog kommunizieren. Hier werden Rechnungen zwar digital erstellt, anschließend aber gedruckt, verpackt und per Post verschickt. Landen Dokumente bei analogen Empfängern, werden Umschläge geöffnet und die Rechnungsdaten manuell in ein ERP- oder FiBu-System übertragen. Diese analogen Arbeitsschritte kosten Zeit, personelle und materielle Ressourcen und somit Geld. Darüber hinaus sind die Prozesse anfällig für Fehler, sodass das Risiko für Missverständnisse steigt.
Geht der Sender beim Input oder Output Management den digitalen aber „unverknüpften“ Weg, bleibt die Fehleranfälligkeit der Kommunikation weiterhin bestehen. Der Empfänger steht vor der Herausforderung, die textbasierten Informationen einer Papier- oder PDF-Rechnung in strukturierte Metadaten umzuwandeln und in sein ERP-System zu übertragen. Verschickt ein Unternehmen Rechnungen noch als Papierausdruck, muss der digital arbeitende Empfänger diese erst scannen, um sie in die automatisierten Workflows einzubinden. Als PDF-Datei eingehende Rechnungen nützen dem analog arbeitenden Empfänger wiederum nur, wenn er sie ausdruckt. Diese Medienbrüche verhindern eine effiziente Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen.
Nahezu fehlerfrei und ohne Medien- und Systembrüche arbeiten hingegen Sender und Empfänger, die digitale Prozesse etabliert haben. Sie schaffen einen Closed Loop, in dem ihre Kommunikation automatisiert und im Idealfall in Echtzeit stattfindet. Auf das Rechnungswesen bezogen, ist das beispielsweise möglich, wenn Rechnungen in einem standardisierten, digitalen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt und abgerufen würden. Das kann per E-Mail oder über ein gemeinsames Portal in der Cloud erfolgen.
Beide Formatvarianten entsprechen den Compliance-Standards der Rechnungsverarbeitung, die bereits für öffentliche Auftraggeber und zukünftig für die gesamte Unternehmenswelt in Deutschland gelten. Der Vorteil der Rechnungsformate: Der Empfänger kann die enthaltenen Metadaten automatisiert in sein Buchhaltungssystem übertragen; manuelle Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert. Den Zahlungseingang kann der Rechnungssteller ebenfalls automatisiert bestätigen.
Ganzheitliche Technologie statt Silo-Denken
Versteht man das verknüpfte Input und Output Management als strategisches Gesamtkonzept, muss ein neuer Begriff genutzt werden. Denn allein betrachtet, berücksichtigen die Bezeichnungen Input bzw. Output Management lediglich einen Prozessteil. Passender ist der Begriff „Business Communication Management“. Dieser schließt beide Seiten der ein- und ausgehenden Kommunikation ein; das Management betont wiederum, dass auch eine strategische Absicht verfolgt wird. Realisiert wird diese durch die zur Verfügung stehenden Technologien.
Eine Herausforderung liegt jedoch darin, dass Software- und Hardwareanbieter in der Vergangenheit Input und Output oft unterschiedlich definiert haben. Im Hardwarebereich ist Input in den meisten Fällen ein Druckauftrag und Output ein Papierausdruck. Im Softwarebereich wird Input als papiergebundene oder digitale Informationen verstanden und Output als zumeist strukturierte Metadaten, die aus den eingehenden Quellen ausgelesen wurden. Werden Input und Output als Einheit verstanden, müssen auch Software und Hardware zusammenrücken. Denn um das Silodenken im Unternehmen aufzubrechen, das durch die Verwendung gesonderter Softwaresysteme und Hardware entsteht, müssen sich auch Lösungsanbieter für eine Verknüpfung ihrer Technologien öffnen – ganz im Sinne des Closed Loop.
Ralph Mastenbroek ist Business Unit Manager der BCT Deutschland GmbH.
