Revisionssichere E-Mail-Archivierung aus der Cloud

3. September 2017

Insbesondere bei der revisionssicheren Archivierung von E-Mails müssen Unternehmen zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllen: Dokumente dürfen nachträglich nicht änder– oder manipulierbar sein, sie müssen bei Bedarf schnell verfügbar sowie Projekten oder Geschäftsvorfällen zuordbar sein und über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden – z.B. zehn Jahre bei steuerlich relevanten Dokumenten.

„Die unkoordinierte Ablage der elektronischen Nachrichten in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter führt mitunter dazu, dass rechtlich relevante E-Mails nicht innerhalb der gesetzten Fristen vorgelegt werden können und gegebenenfalls hohe Strafzahlungen drohen. Auch Geschäftsabläufe werden behindert, wenn benötigte Dokumente nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen“, so Uwe Schröter, Managing Director bei Pironet Enterprise Solutions. „Mit der E-Mail-Archivierungslösung von CANCOM Pironet können sämtliche E-Mails inklusive Anhänge revisionssicher, strukturiert und kontextbezogen abgelegt und unternehmensweit auf diese zugegriffen werden.“

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Nutzer profitieren insbesondere von der leichten, intuitiven Bedienbarkeit der Cloud-Anwendung: E-Mails lassen sich sehr schnell archivieren und dabei dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen. Da die Lösung nahtlos in die Mail-Anwendung des Unternehmens wie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes integrierbar ist, braucht der Nutzer dabei sein persönliches E-Mail-Postfach nicht zu verlassen. Auch steht Anwendern eine leistungsstarke Suchfunktion für ein rasches Wiederauffinden von benötigten E-Mails zur Verfügung.

Unternehmen können wichtige Geschäftsprozesse drastisch verschlanken, indem sie diese durch einen elektronischen Workflow unterstützen. Wenn beispielsweise die Rechnungs-Eingangsprüfung auf diese Weise abgewickelt wird, ergeben sich Vorteile wie niedrigere Kosten, schnellere Abläufe und nachvollziehbare, dokumentierte Prozesse mit revisionssicherer Archivierung der relevanten Unterlagen.

Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung sorgt dafür, dass die gleiche E-Mail nicht mehrfach von unterschiedlichen Empfängern im Archiv der Cloud-Anwendung abgelegt wird. Gerade bei besonders voluminösen Anhängen oder Mails an zahlreiche Adressaten wird auf diese Weise Speicherplatz eingespart. Auch lassen sich Archivierungsregeln auf Basis von Unternehmensanforderungen maßgeschneidert für unterschiedliche Benutzergruppen definieren. Nach der automatisierten Archivierung einer Geschäftskorrespondenz besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen, wodurch der E-Mail-Server spürbar entlastet wird.

Mit der E-Mail-Archivierungslösung von CANCOM Pironet können Unternehmen selbst entscheiden, ob sämtliche elektronische Nachrichten automatisch revisionssicher archiviert werden sollen. Auch differenzierte Konzepte sind möglich, bei denen beispielsweise nur die elektronischen Nachrichten bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar abgelegt werden. Bei allen anderen E-Mails erfolgt in diesem Szenario die Speicherung zwar nicht in revisionssicherer Form, dafür aber besonders kosteneffizient.

Alle Daten werden nach ISO 27001-Zertifizierung im deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum von CANCOM Pironet gespeichert. Wie bei allen Lösungen des Multi Cloud-Anbieters erfolgt auch hier der Service und Support aus Deutschland. rhh

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