Eigene IT-Umgebung (er)kennen und die Neue planenSo gelingt die Migration zu Office 365

Oft ist eine Übernahme oder auch eine größere interne Reorganisation der Anstoß zu einer Migration zwischen cloudbasierten Office-Lösungen. Viele Schritte bei dieser Migration von Benutzern und Daten zwischen Mandanten gleichen denen von traditionellen On-Premise-zur-Cloud-Migrationen. Dennoch gibt es einiges, was nur für den Wechsel zwischen mandantenfähigen Systemen gilt.

Der erste Schritt auf dem Weg zur Migration von einem Office-365-Cloud-Mandanten zum anderen besteht darin, sich ein genaues Bild über die Daten und Anwendungen in der Quellumgebung zu verschaffen. Dazu gehören Informationen zu allen Nutzern mit deren kompletten Einstellungen und Rechten, individuellen Mailbox-Spezifikationen und allen Gruppen und deren Gruppenmitgliedern. Darüber hinaus geht es um alle aktuell verwendeten Anwendungen, und wer sie nutzt, alle Daten-Entitäten und wo diese gesichert werden.

Jedes Migrationsprojekt sollte genau geplant sein. Wie will das Unternehmen seine Daten, Anwendungen und Prozesse am Zielort der Migration organisieren? Was muss mit, was kann zurückbleiben? Dabei sollte klar sein, dass nicht alle Daten migriert werden müssen. Bereiche wie die Finanz-, Rechts- und Personalabteilung müssen aus Gründen der Compliance Aufzeichnungen langfristig aufbewahren; Mitarbeiter anderer Abteilungen benötigen aber eher keinen Zugriff auf E-Mails von vor drei Jahren.

Auswählen: Domänennamen behalten oder ändern?

Fast jedes Unternehmen hat seinen eigenen Domänennamen, den es für seine Website, E-Mail-Konten und andere Internetaktivitäten verwendet. Wenn zwei oder mehrere Unternehmen fusionieren, entscheiden Vorstand oder Geschäftsführung unter anderem darüber, welcher Domänenname bleibt.

Firmiert das übernommene Unternehmen zunächst noch unter seinem bisherigen Namen weiter, muss bis auf weiteres nichts und niemand migriert werden.

Von Mandant zu Mandant – der Domänennamen bleibt gleich

Jeder Office-365-Mandant hat seine eigene Identität in der Domäne onmicrosoft.com. Office 365 ermöglicht es, Aliase (‚Vanity-Namen‘) zuzuweisen; z. B. seinen eigenen wie „bittitan.com“. Wahrscheinlich haben beide Mandanten, Quell- wie Ziel-Mandant, eigene „Vanity“-Domänen. Da Office 365 nur erlaubt, dass ein bestimmter Alias-Name einem Mandanten zugewiesen wird, ist es nicht möglich, vom einen Domänennamen zum anderen zu wechseln.

Alle Konten des Quellmandanten müssen daher stattdessen zunächst in ihren @tenant.onmicrosoft.com-Domänennamen konvertiert werden. Aus „fred@bittitan.com“ würde z. B. „@fred@bittitan.onmicrosoft.com“. Die „Empfängerzuordnung“ stellt sicher, dass alle migrierten E-Mails nach Abschluss der Migration noch beantwortet werden können.

Im nächsten Schritt werden die Benutzerkonten aus dem Quell-Mandanten dem Ziel-Mandanten hinzugefügt und ihre E-Mail-Adressen von „onmicrosoft.com“ in die des Ziel-Vanity-Domain-Namens verwandelt. Bei der finalen Übergabe wird der Vanity-Domain-Name aus dem Quell-Mandanten entfernt und der Vanity-Domain-Name auf dem Ziel-Mandanten überprüft.

Von Mandant zu Mandant – Änderung des Domain-Namens

Der wichtigste Unterschied bei der Migration aller Benutzer zu einem neuen Domain-Namen tritt beim Übergang zwischen beiden Mandanten auf.

Der Domain Name Service (DNS) hält ein Verzeichnis vor, in dem die Zuordnung von Domänennamen zu tatsächlichen Internetprotokoll-Adressen (IP-Adressen) notiert ist. Wann immer eine Domäne hinzugefügt oder geändert wird bzw. ein Eintrag wie der MX-Eintrag geändert wird, muss der DNS sein globales Netzwerk über die Änderungen informieren. Bis neue Informationen an alle DNS-Server weitergeleitet werden, vergeht beträchtliche Zeit.

Da bei diesem Vorgang ein neuer Mail-Austauschdienst unter einer neuen Domäne eingeführt wird, beginnt der DNS mit Benachrichtigungen, obwohl möglicherweise noch keine Mails mit anderen Servern ausgetauscht werden können. Das sollte unbedingt während arbeitsfreier Zeiten geschehen. Dieser Zeitraum ist besonders kritisch, weil er einer der wenigen ist, in denen der IT-Administrator keine Kontrolle über Ausfallzeiten hat.

Beteiligen: Warum es entscheidend für den Projekterfolg ist, die Anwender mitzunehmen

Eine 2018 von Osterman Research durchgeführte und von BitTitan gesponserte Umfrage ergab, dass MSPs die schwierigste Aufgabe darin sehen, die Nutzer bei der Migration zu unterstützen und aufzuklären. Geschieht dies nicht im ausreichenden Maß, kann es vermehrt zu Fehlern und Ausfallzeiten und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs für die Anwender kommen. Um dies zu vermeiden, müssen sie frühzeitig in das Projekt eingebunden werden. Ein Kommunikationsplan hat sich hier als sehr hilfreich bewährt.

Der T-Minus-Kommunikationsplan zählt vom Tag der Umstellung rückwärts und hilft Anwendern mit einem genauen Ablaufschema und Benachrichtigungen dabei, sich auf den Wechsel vorzubereiten. Im besten Fall beschleunigt er die Umstellungsarbeiten am Quellsystem.

Hier ist ein Beispiel für solche Benachrichtigungen:

• 30 bis 45 Tage vor dem Umzug: In dieser Zeit sollten Anwender erfahren, welche Schritte sie auf ihren lokalen Rechnern für einen reibungslosen Übergang unternehmen müssen.
• 14 Tage vorher: Das Projektteam setzt sich mit denjenigen in Verbindung, die vor dem Umzug noch Einzelmaßnahmen durchführen müssen. Es kommuniziert geplante Ausfallzeiten oder Unterbrechungen der E-Mail-Systeme der Anwender fest.
• Drei Tage vor dem Umzug: Das Projektteam informiert detailliert darüber, wann Benutzer Zugriff haben werden und wann nicht. Die Anwender erfahren, was sie beim Start am neuen System beachten müssen.

Alle Pre-Migrationstests sind erfolgreich absolviert. Probleme, die sich aus den letzten Tests an der einen oder anderen Stelle ergeben haben, sind gelöst. Eine cloudbasierte Software, die den gesamten Prozess maßgeblich unterstützt, ist implementiert und Antworten auf erwartbare Fragen sind vorbereitet. Anders gesagt: Einer erfolgreichen Migration steht nichts mehr im Wege.

Grady Gausman ist Product Marketing & Analyst Relations Manager bei BitTitan und auf die Bereiche SaaS, Cloud-Technologien, Produktstrategie und Go-to-Market-Initiativen spezialisiert.

BitTitan